高校财务档案信息化管理模式研究

摘 要：财务档案在高等教育学校经济活动中的重要作用不言而喻。财務档案不仅是高等教育学校经济活动延续的重要保证，也是维系高等教育学校财务工作秩序的重要法律依据。财务档案不仅是审计报告的重要依据，也是财务信息的重要载体。在信息化发展的今天，财务档案信息化已经成为一项重要的课题，其不仅包含财务档案的管理，更是高等院校信息化改革的重要内容。

关键词：高校；信息化；财务档案；管理模式

高等院校的经济活动具有特殊性，其经济活动的核算体系源于事业单位核算体系又不止于此，这一点集中体现在财务档案的具体管理上。财务档案的本质决定了其注定不能局限在一个狭小的发展空间，尤其是在经济活动、经济秩序日新月异的今天，信息化改革已经多次被提上高等教育学校建设的日程。信息时代的到来，使各行各业的自我认知和发展层次都提高到了信息化的层面。而高等院校作为科技的主阵地也不应例外，科技的气息弥漫在高等院校的方方面面，从实验室到教务系统，从科研项目建设到图书馆数据库的设计，但却忽略了财务部门的信息化改革。

一、财务档案信息化的含义

在财务档案信息化改革过程中应理解信息化的含义，如果不了解什么是信息化，改革就没有了方向。信息化是指以电磁存储介质为载体，以互联网为媒介，进行终端和主机的信息交互的过程。这里的信息化主要分为三个方面：一是载体，二是媒介，三是信息交互。其中信息交互是信息化的核心部分，也是信息化的目的。

1.财务档案的载体及其相互转化

传统财务档案的载体是纸质，这就体现了纸质档案的缺陷，即不易保存和交互。财务档案的纸质载体使得庞杂的纸质档案占据了有限的档案空间，导致档案需要定期销毁，这样不利于查阅往期财务档案。而财务档案信息化的载体是电磁存储介质，也就是硬盘和磁片，当然现在还有云存储技术。电磁存储介质的优点是体积小、存储空间大、信息全面、易于转移。这对于精简财务档案体积有重要的作用。当然，不能因为财务档案的信息化优势就放弃纸质档案的存储，两者不能偏颇。因为电磁存储介质易于修改，这对保密性和真实性要求较高的财务档案来说无疑是一个隐患。所以信息化改革初期不能完全放弃纸质载体，待安全及信息加密技术完善后，再考虑缩减纸质载体的用量。

2.财务档案信息化的媒介

信息化离不开互联网，财务档案的信息化要使用互联网才能进行信息交互，其中包括云盘技术。工作人员可以将财务档案存储在主机的云端，使用终端进行交互，构建财务档案信息网络。如杭州的税费缴纳就用了这种方法，使财务信息的交互速度显著提高，广受好评。财务档案也可以使用这种方式进行移交，除纸质档案移交，还可以临时使用网络进行移交，极大地提升财务办公效率。

3.财务档案的信息交互

财务档案的信息交互是财务档案信息化的主要职能。快速的信息交互可以使高等院校的管理人员更好地制订政策，划拨财政资金，更加高效地管理和运用现有的资金，完成对高等教育学校教学资源的充分使用和实际管理。

二、财务档案管理信息化的具体实施

1.建设财务档案管理的信息化设备体系

财务档案信息化管理的背后需要有设备的支撑，比如终端软件的研发、主机的投入。鉴于财务档案管理的保密性和安全性要求，最好由高等院校独立进行主机运营，并开发配套的云端软件和财务档案管理终端，做好纸质档案和电子档案的对接工作，不能遗留历史问题。建设设备体系主要有两个方面：硬件设备和软件设备。硬件设备包括终端和主机，其中重要的部分是监控部分，即系统监控硬件，是为了防止财务档案造假。软件设备包括财务档案输入软件、安全软件、云端分享软件、主机控制软件，其中重要的是安全软件。只有确保安全，才能使信息化在财务档案管理中推行。

2.严格设置操作流程并做好人员培训

传统财务档案管理有一系列的操作流程。在信息化建设过程中，操作流程不容忽视，因为信息化本来就是一个科技黑箱的运用过程。怎样合理运用黑箱是一个重要的课题，在操作方面应严格把握，做到真实、准确、全面。要想合理运用科技黑箱，就要培训专业技术人员，这一系列操作流程需要专业人员进行。高等院校应在系统建设之后设置完整、人性化的终端交互模式，让专业技术人员易于操作，达到高效的信息交互。

三、总结

无论是传统的财务档案管理，还是高度信息化交互的财务档案管理，其重点都是安全问题。只有保证安全，财务档案的真实性、完整性才能得到保证。

参考文献：

[1]侯贤祥.新形势下我国高校财务档案信息化建设的思考[J].会计之友，2011（7）.

[2]陈娟娟.提升高校财务档案管理效率的策略分析[J].办公室业务，2015（7）.

[3]翟姣姣，季云瑞，赵炎炎.高校财务档案信息化管理探讨[J].经济师，2016（9）.

作者简介：李姗（1968— ），女，河南博爱人，本科，馆员，研究方向：财务。

（责任编辑：王 瑜 黄天骏）