以内部控制为导向的高校票据管理

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（安徽大学 安徽合肥 230032）

随着高等教育体制改革的发展，高校的经济活动日益频繁，高校的票据使用难度日益增加，加强票据管理内部控制显得尤为重要。票据是反映经济业务的性质和内容的法定凭证，是进行会计核算的原始凭证。科学、规范、有效的票据管理是高校财务内部控制的内在要求，是合理规避高校财务风险、保障高校资金安全的重要手段。

一、行政事业单位内部控制制度对高校票据管理提出了新的要求

（一）票据控制是单位实施内部控制的基本方法之一

2014年1月1日起施行的 《行政事业单位内部控制规范（试行）》第十二条要求：单位根据国家有关规定和单位的经济活动业务流程，在内部管理制度中明确界定各项经济活动所涉及的表单和票据。2015年12月21日，财政部在《关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》中提出“有效运用不相容岗位相互分离、内部授权审批控制、归口管理、预算控制、财产保护控制、会计控制、单据控制、信息内部公开等内部控制基本方法，加强对单位层面和业务层面的内部控制。”

（二）建立健全票据管理制度是单位业务层面内部控制的主要内容之一

《行政事业单位内部控制规范（试行）》第二十八条明确提出，单位应当建立健全票据管理制度。2016年财政部 《关于开展行政事业单位内部控制基础性评价工作的通知》中指出：票据管理制度既是内部控制制度完备情况的重要指标，也是收支业务管理控制情况的重要指标。

二、高校使用票据的类型及适用范围

高校使用的票据可大致分为三类：财政票据、税票以及内部结算票据。（1）财政票据是指由财政厅统一印制和发放，高校依据有关规定，收取非税收入，进行财务往来结算，开具的收款凭证。非税收入统一票据，用于物价部门批准的收费项目；资金往来结算票据，用于代收、代管等不构成收入的资金往来结算；公益事业捐赠票据，用于高校接受单位、社会团体及个人的公益性质捐赠。（2）税票是高校从税务部门领购的，向社会提供经营性服务开具的收款凭证，须依法缴纳税金。（3）内部结算票据是经相关部门批准，自行印制的收据，只能用于高校内部门之间资金往来所开具的收款凭证。详见下表。

三、高校票据管理中存在的主要问题

（一）票据管理制度建设滞后，存在内控风险点

虽然各个高校都根据实际情况制定了相应的票据管理制度，但对该项基础性工作并不十分重视，没有随着经济业务的不断发展，持续有效地修订相应的票据管理制度，造成在实际工作中，原有的制度无法涵盖不断涌现的新业务、新问题，没有起到相应的约束和规范作用，导致不能及时有效进行财务内部控制，存在着内部控制的风险点。

高校票据与适用范围

高校改革的深入，新的经济业务、新的合作形式逐渐增多，收费项目无法与高校票据形成对应的映射关系，出现了票据的混用和串用现象。随着财政改革的发展和现代信息化技术的普及，高校的财政票据已经逐步取消手工票据，改为登陆非税收入征管综合业务平台，在线直接开票。非税收入票据适用于经物价部门批准的收费项目，收费项目和标准都不得随意变动；资金往来结算票据管理也集成在非税收入征管综合业务平台中，收费项目受到一定限制；捐赠发票的开具更是严格限定在公益捐赠范围内。财政发票的开具受到严格的限制，导致一些本质上属于代收代支结算类的费用，无法开具财政发票，只能开具税务发票，虚增了学校的收入；本应是往来结算类的费用如履约保证金、出国保证金等，却开具了内部收据；高校通过经营服务获取的收入，开具内部收据或不开票，减少了应纳税款。票据的使用混乱，给票据管理和税收缴纳留下了隐患，增加了高校财务风险。

高校财务中还普遍存在着预借发票问题，尤其是科研项目预借发票。为了鼓励科研，增加科研收入，高校允许科研人员向财务处借票，提前给合作方开具税票，合作方收到税票后，再拨付科研经费。但是税票开具后，不及时到款或不能足额到款的现象时有发生，预借发票存在很大的财务风险。如果没有完善的票据预借审批、核对、追缴制度，这类现象将继续发生。

（二）票据管理信息化程度不高，岗位设置不合理，不相容职务未相互分离

财政票据和税务票据均已在各自的网络平台上集中管理，实现票据购领申请、开具、稽查的网络化、快捷化。领购回票据后，大部分高校仍用手工记录或是简单的Excel表格来管理票据。这种票据管理方式存在大量的手工劳动，工作效率低，而且票据管理人员对领出票据的开具项目、收款金额和使用数量都无法随时查询，无法做到及时有效的监督和管理。高校财务部门往往因为人员不足，没有设置专人专岗来负责票据的管理工作。票据收发、台账和保管通常由兼职票据管理员来负责，票据开具和款项收取由出纳人员完成，票据管理员还要兼顾票据的核销稽查。票据的购领审批、票据收发、建立台账、票据开具、款项收取、票据保管和稽核检查等不相容职务应实施相应的分离措施。

（三）票据管理的核销审验和稽核监督管理不严，无法进行有效监督管理

为了保障高校的正常教学和科学研究，各个学院和二级核算单位需要申请领用大量票据，尤其是用于部门间往来结算业务的内部收据，但是由于相关工作人员缺乏必要的财务知识，没有经过专业的培训，对票据的书写不规范，内容不完整，跳号使用票据的现象屡见不鲜。票据管理的核销审验通常是由兼职的票据管理人员来完成，由于票据管理信息化程度不高，无法形成有效监督，等到票据核销时才能发现问题，但已为时晚矣。高校的票据稽核工作开展不利，往往为了配合上级检查才进行。经常开展票据稽核工作，才能保证各项收费款项的及时上缴，防止多开票、开错票、不入账等违纪违法行为发生。

四、以内部控制为导向的高校票据管理措施

（一）高校票据管理的事前控制

1.完善高校票据管理制度，不断加强票据管理的规范化建设。根据《中华人民共和国发票管理办法》和《财政票据管理办法》的要求，全面梳理涉及票据的业务流程，明确票据的申购、领取、保管、开具、缴销、稽核、销毁等业务环节，分析风险隐患，制定相应的风险应对措施，建立健全适合高校的票据管理制度。

通过制定票据管理办法、票据使用说明、票据管理人员工作制度等规章制度，来构建高校票据管理制度的框架。高校各项票据业务通过票据领用表、票据使用情况明细表、票据核销明细表、预借发票申请表及承诺函等表单来规范管理，加强票据管理的内部控制，不断地改进与补充，完善高校票据管理制度。

2.合理设置岗位，明确岗位职责，做到不相容岗位相互分离。高校财务部门应合理设置票据购买、开具、核销、保管、销毁、稽核等岗位，明确各岗位的职责，实行不相容职务分离制度，设置票据专管员，使得票据的保管发放、领购开具、核销稽查环环相扣，形成有效的制约监督机制。

3.提高对票据工作的重视程度，加强对票据相关法律法规的学习。高校应当加强票据管理工作的宣传力度，编制票据管理常见问题解答来进行宣传，倡导合法合规使用票据，从源头上遏制私设“小金库”等违法违规行为的发生。

高校应经常组织人员参加培训学习，邀请上级主管部门或专家进行政策讲解，准确把握政策精髓，减少因为政策理解偏差而导致的分歧，提高票据开具的正确性。票据管理员应与兄弟部门进行实务工作交流，针对现阶段高校票据管理工作中的问题，共同探讨、深入交流，吸取先进的工作经验，提高票据管理人员的业务水平。

（二）高校票据管理的事中控制

《行政事业单位内部控制规范（试行）》中第十八条明确指出，单位应当充分运用现代科学技术手段加强内部控制。以此为契机，高校应当加强票据管理系统的信息化建设,将票据内部控制和高校的经济业务活动紧密联系，嵌入高校的信息系统。

首先，围绕着票据的购买、领用、开票、保管、核销、稽查等各个环节设计管理模块，将高校使用的所有票据均纳入票据管理系统进行统一管理，实现票据管理的全面性、规范性，利用现代科学技术手段改变传统的、繁杂的票据管理方式，逐步提高票据管理的信息化水平。

其次，对高校票据业务的各风险点进行内置式的内部控制管理，合理设置票据管理人员、使用人员和审批人员的权限范围，对票据的领用、使用和库存情况进行动态管理、实时监控，设置关键指标的风险临界点，自动预警，规范票据的使用，防范风险。

最后，将票据管理系统和高校财务系统进行无缝对接。高校财务系统的入账科目和项目与票据管理系统中票据的使用单位、收费项目、票据类型、金额、数量等相关信息之间建立起对应关系。票据使用单位在票据系统中完成票据开具活动，确定信息无误后，财务系统将直接读取该项票据信息，并自动生成记账凭证，以提高票据管理系统和财务系统的工作效率。

（三）高校票据管理的事后控制

票据稽查是对票据的监督检查，是加强内部控制的重要手段。高校应当加强票据的稽查管理工作，票据稽核常态化，确保 “钱票相符，票账相符”，保证各项收入数据的真实性、准确性。票据稽核应核查各类票据的使用是否合法合规，核查各类票据的购买、领用、库存、销毁数量是否与票据记录一致，核查票据开具金额是否与入账金额一致，核查各类票据的金额汇总是否足额上缴，防止票款的坐收坐支、截留、挪用等违法违纪行为。

五、结束语

票据管理是高校财务中重要的、基础性的工作，是高校实施财务内部控制的基础。以内部控制为导向的高校票据管理可以规范高校的票据使用，促使高校逐步完善票据管理制度，将内部控制与票据管理紧密结合，实现票据管理的规范化、精细化。