高校名人档案建设中存在的问题及对策

文/刘淑妮 赵 钊

在名人档案整理的时间过程中，面对庞杂而丰富的材料，如何来进行分类，收集范围如何来把握，以及多样的记录形式和载体，如何来科学操作管理一直是令人头疼的问题。笔者认为，不同载体宜分开存储管理，因为不同的载体的管理要求和条件是不相同的，南京大学在分类的时候直接考虑到了载体，将照片、音频、视频文件归为一类，实物为一类，这样非常有利于保管和利用

一直以来，学界关于名人档案概念的界定不太统一，在归档范围和立档对象的设定上也存在不同程度的差异。相对统一的定义为：自建校以来高校历史发展的过程中，在教学、科研以及管理工作中做出突出贡献的知名人物，在其一生的社会活动中形成的各种形式和各种载体的原始记录。

一、高校名人档案建设的现状分析

在我国高等院校中，各校名人档案开展的时间和管理状况参差不齐，其中南京大学是设立名人档案最早也最具有引领性的高校，1984年开创性地设立名人档案全宗，在长期的实践中已形成了《南京大学名人全宗档案管理办法》，名人建档对象为：历届校长、党委书记、两院院士以及经校委会讨论决定的名人，而日常的教职工业务档案作为潜在名人档案的基础，笔者觉得这样的设置非常值得借鉴。西安交通大学也在2015年建立了教师平台，日常教师的教学、科研成果在平台日积月累，一方面为职称评审提供了便利，同时也为名人档案收集打好了基础。充分调动和发挥了基层各单位兼职档案员的力量，一定程度上有利于保障名人档案收集的完整性、系统性、及时性，提高了收集的效率。

二、高校名人档案建设的主要问题及对策

1.多途径宣传，提高名人档案意识，完善制度建设

名人档案有其自身的独特性，一般由名人自身保存或者亲属代管，不乏其中有人会认为这是个人的成果和财富，而且因涉及到个人隐私、著作权和肖像权等，不愿意接纳档案馆提出的任何归档方式，长此以往，名人档案的实体安全必然因保管不当或档案意识淡薄而受到威胁。为此，多渠道广泛宣传，将传统的宣传方式和新社交媒体有机结合，利用一切可利用的机会不失时机广泛宣传，比如：通过召开档案工作会议、校庆院庆等各种重大活动、与名人访谈、微信、微博、定期举办名人展览、编撰名人系列丛书、人物雕像等，吸引师生及民众真真切切地关注名人档案、触摸名人档案，进而享受名人档案宣传所带来的熏陶与激励，来提升名人档案意识，争取名人及各协助归档单位的理解、信任和配合，来反向促进名人档案的收集，为名人档案工作的开展营造一个良好而顺畅的外部工作环境。

制度建设是名人档案规范化开展的重要保障，目前无章可循的局面急需改进，仅凭各单位自行制定或者嵌入通用的规章制度之中，会出现参差不齐，质量不一的窘境，相关管理部门应在已开展学校实践经验积累的基础上，出台名人档案相关管理办法，既要与整体档案工作法规相协调、相统一，又要针对名人档案的特点，明确其定义、档案管理的主体、管理的对象、分类的方式等基本操作指南，从而使高校名人档案工作尽早进入有章可循的良性循环之中。在名人档案整理的时间过程中，面对庞杂而丰富的材料，如何来进行分类，收集范围如何来把握，以及多样的记录形式和载体，如何来科学操作管理一直是令人头疼的问题。笔者认为，不同载体宜分开存储管理，因为不同的载体的管理要求和条件是不相同的，南京大学在分类的时候直接考虑到了载体，将照片、音频、视频文件归为一类，实物为一类，这样非常有利于保管和利用。

2.建立内外联动机制，创新收集方式

名人档案收集具有传统档案收集工作的特点，要做好人财物的保障尤为重要，目前多数高校是由传统类别收集人员兼任，原本已经繁重的收集任务有点自顾不暇，故从人员配置上，最好能够设置专人专岗，当然以档案专业背景出身最好。收集方式更要多样化，紧靠被动的主动捐赠是远远不够的，强化收集方式，是丰富名人档案资源的重要突破口，加强主动收集，通过与名人或名人家属的交流，不失时机地进行宣传动员，不论捐赠、代管、复制还是购买、录制口述档案都可以，用自己的真诚和敬业打动被征集者，对于档案捐赠者，档案馆可采用颁发捐赠证书或制作名人相关档案荟萃来回馈和鼓励。

有时为了将内容收集齐全，异地收集对于名人档案是必要的，所以从经费上要有保障，另外可以建立单位内部以及区域内外联动机制，如北京大学发动各部门兼职档案员的力量协助名人档案收集的做法，即借鉴传统类别档案管理的经验，建立对内收集网络体系及考核评估体系、激励机制，促进名人档案收集的良性循环。因名人一生上学、工作的区域可能分散多地，故可以目前非常活跃的各种档案工作会议为契机，各种协会组织充分发挥协调功能，设定一定时期内名人档案收集的立档对象后，可建立校际间联动收集、资源共享的良好机制，如借助于信息技术，深化检索系统，借鉴高校图书馆文献资源管理的运作模式，从联机编目和文献传递来扩大名人档案资源的互通共享。这样一方面很好地避免了限于地域、经费等因素所带来的收集阻力，另一方面加强区域、校际间合作，迎合了新时代信息互联互通资源共享的时代要求。

除此之外，联动的意义还在于加强了校际之间的交流学习，互相取长补短，以开展较好的学校为榜样，以点带面，有计划有步骤地推动高校名人档案管理工作的整体协调发展。

3.提升收集内容的宽度和广度，合理开发利用

目前，南京大学名人全宗80多个，北京大学人物全宗约50多个，不论从数量和质量上均处于全国领先地位，而其它高校名人档案收集普遍存在收集内容太单一，大多停留在名人的科研成果、著作上，极大限制了高校名人档案社会功能的发挥，且因没有统一的规范指导，各校在分类上也是不太统一，如南京大学分类设置为：名人全宗-单位-人名-内容类别-件号，西安交通大学分类设置为：人物姓名-RW(类目代号)XX（分类号）-XX（案卷号），有些高校因材料种类少，直接按照时间顺序排列组卷，没有设细致的二级分类，在数字化时代背景下，标准的分类虽然不是特别重要，但目前还处于双轨制归档向单轨制过渡时期，相对统一的分类标准对于名人档案实体管理、统计分析、档案工作规范评估仍然具有一定的现实意义。

关于建档对象也应依据年龄做以轻重缓急区分，先已故和高龄，后新生代，一般是一人一全宗，特殊情况也可建立夫妻全宗、汇集全宗，并做好长期有计划地追补跟进，不断提升收集内容的宽度和广度，使人物的形象更加的生动和丰满。具有长期收集性是名人档案与传统类别档案最显著的不同。实际调研中发现，关于名人在工作中形

成的教材、专著和讲义、论文、重要报告等收集较多，关于人物的生活资料是非常缺乏的，如名人曾经使用过的生活物品：钢笔、课桌、打印机、眼镜盒、使用过具有时代特色的包以及与学生、社会名流之间的往来函件等，这些在校史馆的建设中是具有非常重要展示价值，能够使人物形象更加生活化，更易为师生及社会民众所接受，而往往这些是非常缺乏的。另外将名人档案的收集和名人口述历史有机结合起来，来进一步采集有关名人的珍贵史料，也是丰富和延展名人档案的重要途径和方法。再次，由于档案、文物和图书外延上有一定的交叉，不同的高校由于校史馆、博物馆、纪念馆的隶属管理不同，按照《中华人民共和国档案法》第十二条规定：“博物馆、纪念馆、图书馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的，可以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理”，因此为了丰富名人档案资源，各保存的单位可将各自有关名人档案清单互通，以方便后期名人档案的开发利用。

名人档案中因涉及个人隐私及著作权、肖像权等，利用时要有所限制，充分尊重名人以及亲属的意见，使他们的合法权益得到保护，优先保障名人以及亲属的使用权，其他人要查阅使用，一定要征得名人或亲属的同意方可。