分析企业档案的综合管理方案

2018-09-13信子国网湖南省电力有限公司湘西供电分公司

新商务周刊 2018年13期

文/信子，国网湖南省电力有限公司湘西供电分公司

1 引言

随着现代科技的发展，现代办公室的使用设备逐渐自动化，社会对信息的需求也越来越多，档案管理工作是一个企业生产发展的重要环节，有效的档案管理能够为企业的生产提供有利的参考信息，是企业改革和发展的基础条件。让企业档案为企业的生产发展服务，解决企业生产中遇到的问题。本文就企业档案的综合管理进行分析。

2 企业提高档案综合管理的重要性

企业进行档案综合管理是对企业管理工作而言的，有利于指导企业经营决策[1]。在激烈的市场经济竞争中，只有提高企业经营的质量和工作效率，才能够提升企业的竞争力。由于企业的档案管理在企业经营管理中有非常重要的推动作用，因此，要加强对企业档案的综合管理。

企业档案的管理质量的提升有利于促进企业的建立独特的管理模式。因此企业应该加强对人才的引进，提升企业的档案管理工作的质量，制定相关的管理机制，从而提升企业的经营效益和发展速度。

企业的档案管理质量对企业在市场中的竞争有直接的影响，同时，也决定了企业是否能够全面发展。在企业的档案管理中经常会出现工作人员资料、企业各部分工作资料丢失的现象，这对与企业的发展来说是非常不利的，甚至会影响企业的决策和发展。因此企业要加强对档案管理质量的提升，为企业的发展奠定良好的基础。

3 当前我国企业档案管理现状

企业档案的国力工作直接体现出企业相关部门在生产、工作、管理、经营中的问题，是对企业的政治、文化、经济状况等等最原始的记录。随着我国社会的不断发展，企业也随着迅速发展，这时都档案管理工作就显得十分重要，如表1，以下是目前在我国企业档案管理中存在的问题：

表一：企业档案管理主要内容

3.1 企业档案管理存在安全隐患

由于企业自身环境问题，在档案管理的工作中存在一些问题。例如，部分企业会将档案管理室建立在企业中比较偏、比较潮湿的地方，因为空气中湿度较大，企业的档案经过长时间的存放，会出现发霉的情况，甚至是破损；也有部分企业将档案室建立在阳光比较充足的位置，企业档案经过阳光的暴晒之后，会出现资料受损的情况，这不利与档案的管理和保存；企业的档案管理室多数采用玻璃窗户，没有安全防护，在窗户上仅仅是粘贴一层纸，这样的做法不利于档案的管理保护。

3.2 管理体制存在不规范

我国经济的发展，促进了我国企业的发展，同时档案的数量也在提升，传统的手工管理方式已经无法满足企业各部们对档案的使用需求[2]。其中在传统的档案管理中，信套式档案管理方式在档案袋上标明档案中文件这种方式对企业的管理工作是极为不利的，工作人员在检索分类会耗费大量的精力和时间，影响工作效率。其中有的工作人员会使用单个的档案进行记录，这样记录管理方式会使用的非常多的档案袋，非常浪费，易出现丢失的现象，不利于管理。有部分企业，在进行档案的调动时，仍采用传统的手工操作模式，这样一来记录信息的纸张易出现磨损的现象，对档案资料的安全造成影响。

3.3 档案管理与企业生产不能够有效结合在一起

有部分企业，在企业管理中引入计算机管理系统时，并没有将档案的信息管理融入其中，忽略了档案管理的信息化。因此，从事档案管理的工作人员不能够进入到计算机管理系统中，对企业的核心内容无法掌握，得不到有效的信息，这样不利于企业档案管理的完善。

3.4 企业档案工作长期性和连续性不足

企业的领导对档案管理的重视程度提升之后，就会进行相关的完善工作，公司会对此进行考核和评价。短时间的工作会取得一定的效果，当档案管理工作符合企业的要求之后，就不会再继续保持，缺乏长期性和连续性[3]。还有部分企业对档案管理工作并不重视，对企业档案室的管理不重视，因此，导致企业管理工作开展的不顺利。

4 企业档案综合管理的措施

4.1 完善管理制度

随着企业的不断发展和扩大，企业各部门的文件和资料也逐渐增多，这对档案管理的工作人员来讲，加强了工作力度，会影响工作效率和档案管理的质量。因此企业要根据自身的发展状况，对档案管理进行完善，建立适合企业发展的档案管理制度。如，对档案进行分类，调整档案管理的期限等等，企业在进行档案管理时，要严格根据相关的制度开展管理工作，以此促进企业的发展。

4.2 转变企业管理观念

企业的管理者和领导者要转变企业的管理观念，打破封闭、守旧的传统观念，树立服务思想。将被动的经营方式转变为面向市场，立足企业，推动企业的改革发展，提升企业的经营效益，为企业的全面发展打好基础。

4.3 加强档案信息管理

在企业管理中，加强档案管理有以下几种方式：第一，建立文档一体化管理，在企业的管理中，通过电子文件的使用，将与档案信息有关的内容添加其中，建立相关的监督制度，确保企业档案的真实性和有效性。第二，将现代信息技术引入其中，确保企业信息的安全性。在企业的档案信息中会涉及很多商业信息，若是在企业经营中无法保证档案信息的安全性，容易丢失文件，并对企业的生产经营造成损失。

4.4 做好相关服务工作

企业档案进行综合管理之后，要改变原有的档案信息共享的方式，企业可以建立相应的阅览室，为工作人员的阅读、复制等等工作服务。同时可以建立宣传窗，对企业的数据进行展示。深化企业的改革，促进企业的档案综合管理工作的发展。

4.5 提高企业重视程度

企业的领导和管理者要提升对档案管理的重视程度，因为企业的领导者的决策直接影响企业档案管理工作的开展，只有提升企业领导的重视程度，才能促进企业档案管理工作的发展。主要可以从以下几个方面开展：第一，加强档案宣传，提升全员对档案意识。定期为员工进行培训和教育工作，使领导和员工对档案管理有一个正确的认识，意识到档案管理对企业的重要性。鼓励员工参加企业档案管理部门的宣传活动，推广、宣传档案知识[5]。在企业的总结会议上强调档案管理工作的重要性，将档案管理中的问题进行分析总结。第二，加强对企业档案管理工作的机制的建立和完善，建立管理系统，通过提升档案管理工作人员的薪资待遇提升员工的工作热情，做好相应的管理工作，培养员工工作的积极性。