如何管理公司档案助力公司形象宣传

李东华

【摘 要】当今信息化社会，公司的形象宣传已经越来越被重视，这不仅可以提升公司的知名度，也集中展现了公司的文化。但是目前许多公司在开展形象宣传时存在流于表面、内涵不足等诸多缺点，这其中的一个重要原因就是没有挖掘出公司档案的价值。公司档案不是尘封的资料，做好公司档案管理和利用，对于公司形象的全面提升有着重要作用。本文将重点探讨如何高效管理档案来助力公司形象宣传。

【关键词】公司档案；形象宣传

中图分类号： F426.61；G271 文献标识码： A 文章编号： 2095-2457（2018）13-0238-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2018.13.111

档案管理在大多数公司中扮演的角色并不起眼，但事实上档案管理在公司多个领域都发挥着重要的作用。在当今信息化社会，公司形象宣传已经越来越被重视，许多公司在这方面一掷千金以求取得好的效果。实践证明，科学的档案管理能够有效助力公司形象宣传，这需要档案管理人员创新工作思维和改进工作方法，发挥档案的最大价值。

1 目前档案管理在助力公司形象宣传方面的误区

1.1 档案管理认识不足、重视性不够

长久以来在许多公司中都存在一种错误的观点，就是对档案管理的认识不足，重视性不够。公司管理层对于档案的管理表现不一，大型公司或者有实力的公司能够专门拨出人力物力来管理公司档案，小一些的公司就很难对档案进行专门管理，要么将其作为后勤部门的一项兼职，即便是派遣管理人员也是老弱人员，很少能够专门派遣骨干力量来从事档案管理工作。在此环境影响下，具体的档案管理人员也对档案管理认识不足、重视度不够，甚至有的人员认为档案管理是“闲职”，是不受重用的表现，更有些人认为档案管理是年纪大的人“退居二线”的去处，档案管理可有可无。而对档案管理的认识不足、重视性不够又会导致当公司在需要对档案进行查询利用的时候，不能第一时间找到合适的档案，影响档案的使用效果。

尤其是目前，许多档案管理人员意识不到档案管理和助力公司形象宣传方面的重要关系，仅仅理解为公司在需要展开宣传时才会用到一些档案，有的甚至认为公司宣传不应该过多使用以往的内容，这些想法都是不应该的。

1.2 不会运用公司档案来助力公司形象宣传

许多档案管理人员对于档案的理解仅仅局限于资料的封存管理，对于档案工作是“被动式”开展，不能有效主动发挥档案管理的价值。具体到公司形象宣传上，就是档案不能有效提供助力。档案管理人员只有在公司进行形象宣传需要提供材料时才会去查找档案，并不会主动对档案进行整理，从中挖掘出有价值的内容。在提供材料时也是需要什么提供什么，不能发挥主观能动性来创造性地利用档案来为公司形象宣传提供加分项。在日常的档案收集工作中也没有将其与助力公司形象宣传联系起来，不能有意识地留存一些相关资料，而是有什么收集什么，在进行档案归档时也仅仅是用传统的方式和传统的归档原则进行机械性的归档，而不是有意识地根据功能进行特色分类整理。这些都是被动式的档案管理，是不符合未来档案管理的趋势的。

另外，在当前的档案管理中，电子化是未来发展的趋势。但是目前有的公司档案管理的电子化仅仅是使用相关软件将档案管理数据输入计算机，仅仅是实现了电子存储，并没有达到电子管理。公司形象宣传现在运用新媒体的越来越多，如果公司档案电子化程度不高，那么对于公司形象宣传也是有影响的。

2 加强档案管理助力公司形象宣传策略分析

2.1 树立“良好的档案管理能助力公司形象宣传”意识

新时代，新思想。当今时代，档案已经不是过时的历史资料，而是有着历史价值的数据。无论是公司管理层还是具体的档案管理人员，都要树立起“良好的档案管理能助力公司形象宣传”意识，摒弃过去对于档案管理的错误认识，切实将档案管理与公司形象宣传联系起来。如果说公司规模较小，或者公司处于初创期，那么良好的档案管理会记录下公司创业期和发展期的点点滴滴，这对于公司未来发展有着极大的帮助。如果公司规模较大，那么良好的档案管理会有助于提升公司价值观和公司文化，这对于加强公司员工的凝聚力也会起到极大的作用。公司的形象宣传，实际上就是公司文化和公司价值观的输出，只有让其他用户理解、支持并融入到公司文化和公司价值观中，公司的形象宣传才能深入人心，才算是有效的公司形象宣传。而这离不开良好的档案管理。

2.2 在档案收集整理过程中有意识地向公司形象宣传靠拢

树立了“良好的档案管理能助力公司形象宣传”意识之后，作为档案管理人员，在档案收集整理过程中就要有意识地向公司形象宣传靠拢。首先，档案管理人员要明白什么样的档案资料能够助力公司形象宣传。档案资料有很多，有个人资料档案、工作数据档案、公司文件档案等等，在这么多繁琐的档案中，对公司发展、公司历史传承具有见证作用的档案，在公司重要领域具有变革作用的档案，对于公司未来发展具有导向作用的档案都属于能够助力公司形象宣传的档案。其次，档案管理人员要明白如何收集这些档案。档案收集不能完全采取被动式，而应该主动进行收集。要深入了解公司各部门的职能，从中思考不同部门中什么样的档案能够助力公司形象宣传，然后主动去进行收集。尤其是公司有大事要事发生时，一定要提前做好准备，和相关资料人员做好协调，提早收集保留相关档案。最后，档案管理人员要明白如何管理这些档案。对于收集回来的档案，要及时进行分门别类的整理，这种整理一定是带有目的性，对于有助于公司形象宣传的档案要专门进行标记和登记，最好能形成专门的目录，在未来需要使用时一目了然，方便使用。

2.3 创造条件在公司线下形象宣传中发挥档案作用

公司档案管理在公司中不受重视，这是一个普遍现象，档案管理人员要想办法让其工作尽可能受到重视。公司宣传虽然现在越来越受到重视，但是基于公司宣传并不能像公司生产一样很快见到成效，很多公司管理层对其重视程度也并不一致。因此，档案管理和公司形象宣传一定要联合起来，用有限的资源发挥最大的作用。一方面，公司档案管理人员要利用已有的机会来扩大宣传，如公司投放的各种广告、公司开展的各种活动、公司参与的一些其他活动等，从档案中发掘出有用资源来助力公司形象宣传。另一方面，公司档案管理人员要創造条件来发挥档案作用。比如，在公司的一些有纪念意义的日子、公司举办或者承办的一些特别重大活动上，积极向管理层建议多使用公司档案来开展形象宣传，并且能拿出可行性较强的方案，尽量起到“花小钱办大事”的效果。

2.4 打造电子化档案管理助力公司线上形象宣传

信息时代，档案管理也应该紧跟形势，由纸质化管理向电子化管理迈进。这在极大地提升档案管理功效的同时，也为公司形象宣传提供了更多的路径。新媒体的使用，为公司形象宣传提供了一个新的、更为广阔的平台，档案管理部门也要充分运用这一平台。比较直观的方式是尽快开通并高效利用公司的官方微博平台和官方微信公众号。在这两个新媒体载体上，除了公司新闻动态、公司重点宣传、公司产品信息之外，要充分发掘电子化档案中有用因素，进行“短平快”的形象宣传。比如公司参与了某种公益活动后，可以用链接来回顾公司以往的公益活动，从而树立起公司社会责任感强的良好形象。这样的宣传就更好地发挥了电子化档案的作用，还为公司线上形象宣传提供了更为丰富的内容，达到了一举两得的效果。

公司档案是公司宝贵的物质财富和精神财富。公司档案不应该埋入纸堆，而是应该积极行动起来，用高效的管理来充分助力公司形象宣传，更好的发挥档案管理的作用。

【参考文献】

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