高校网上报销模式的优势及问题分析——以SY大学为例

□（中国石油大学（华东）财务处 山东青岛266580）

近年来，我国高等教育事业发展迅速，随着教育经费拨款的增加以及经费来源渠道的多样化，高校财务部门的工作日益繁重，财务报销是高校财务工作中的重要部分，其工作量也越来越大。以SY大学为例，SY大学是我国教育部直属重点大学，是国家“211工程”重点建设高校之一，于2017年进入国家“双一流”建设高校行列。据统计，2017年SY大学收入超过23亿元。由于各个院系规模庞大，经费项目众多，SY大学在财务报销上存在现场等待时间长、报销人员与前台会计容易产生矛盾等问题，财务报销是SY大学财务管理工作中的一大难题。

一、SY大学传统报销模式的局限之处

SY大学传统的报销模式主要经历了三个阶段，排队报销模式、人工放号报销模式和机器取号报销模式。排队报销模式指的是报销人员携带事先签批、整理完毕的票据及资料到财务大厅现场排队，财务人员按照排队的先后顺序依次办理业务；人工放号报销模式指的是财务处由专人在前一个工作日的下午人工发放报销号码，报销人员第二日携带事先签批、整理完毕的票据及资料到财务大厅凭号码依次办理业务；机器取号报销模式是SY大学为了缓解前两种报销模式下排队秩序混乱，财务大厅拥挤现象引进了叫号机，报销人员在取号机器上取号后不须站立排队，只需坐在座位上等候叫号即可报销。上述三种报销模式都没有在财务处长期运行下去，原因就在于这三种模式存在相同的局限性。

（一）票据审核工作重复，报销效率低。在传统的报销模式下，流程业务存在报销参与多方重复劳动的问题，报销人员分类整理、计算票据金额之后，财务人员需要重复上述工作，并且由于会计信息化无法充分运用，票据信息重复审批、核算导致效率原则相背离，尤其是原始票据找相关人员审批和财务人员审核成为占用报销时间最久的环节，报销效率低下成为报销参与人员共同关注的焦点。

（二）报销时间过于集中，统筹管理难。传统的报销模式容易导致报销人员集中时间大量报账，无法实现财务岗位资源的统筹管理与合理分配。由于预算经费下达时间、教师上课时间以及报销人员传统观念等因素的影响，报销人员常常会集中在一个时间段大量报账，通常是在学期期末和项目结题验收前，直接导致财务人员工作量超负荷，影响报销的准确度和速度。

（三）报销流程人为可选，内部控制难。传统的报销模式下存在人为选择的可能性，财务人员只能在相关权限人员审批后才能被动复核，在遇到特殊业务、紧急业务时，在发现越级审批时会面临职业道德与现实利益的艰难选择。这种人为主观选择会导致单位内部控制局部失效甚至整体失效，滋生个人甚至集体的贪污贪腐行为。

（四）收支规模增速迅猛，人员配备少。近年来，SY大学收支规模增速迅猛，财务人员的配备远远跟不上其经费增长的速度，人员投入不足与经费增长之间的矛盾直接导致了财务人员的高强度工作和报销人员的长时间等待，容易引发矛盾。

二、SY大学网上报账系统及流程简介

2017年11月，在事先调研及前期准备了将近两个月的时间之后，SY大学财务处网上报账系统全面启用。SY大学网上报账系统分为事前授权、网上申报、现场投递、审核制单及差错修改四个环节，并配套网上查询系统、网上申报系统以及智能排队系统，以上组成了财务网上综合服务平台，覆盖财务日常工作的方方面面。SY大学网上报账系统的使用流程主要分为以下几步：

（一）经费负责人授权。经费负责人可以登陆财务网上综合服务平台，利用界面中的“项目授权管理”模块，将其名下的项目授权给经办人，这样不仅能够节约经费负责人的管理成本，提高报销的效率，还可以将不同的项目授权给不同的经办人，有效杜绝了舞弊行为的发生，提高了经费管理的质量。

（二）经办人网上填报。经办人获得授权之后，登录网上报账系统，按照报销内容的不同分别进入对应的填报界面，填写票据张数、金额等信息,并选择支付方式后提交，最终打印出带有条形码的网上报账预约单。

（三）现场投递预约单据。经办人在打印出网上报账预约单之后,可以自主选择合适的时间携带预约单、有关发票、协议等资料前往财务处专人接单窗口进行投递，投递成功且取得接单凭条之后可以直接离开，无需等候。

（四）审核制单及差错修改。财务处接单人员及时将每天接到的业务交由专人进行分类，并按照类别分配给不同的会计人员，对没有问题的业务，会计人员直接进行账务处理，并由出纳人员进行资金支付。对有问题的业务，会计人员会打电话联系经办人处理，进行差错修改。另外，经办人可以登录财务网上综合服务平台，通过“单据物流跟踪”模块实时查询报销进度。这种“一对一”的沟通方式避免了经办人多次往返，有效地避免了报销矛盾的发生。具体使用流程见右上图。

三、SY大学网上报账系统的成效及分析

（一）SY大学网上报账系统的成效。

1.投单零等待，解决了报销排队问题。经办人通过网上报账系统预约生成报销单之后，直接到财务处接单窗口投递单据，无须现场等待报销，有效地解决了报销排队问题。

使用流程图

2.信息扫描提取，提高了会计信息质量。经办人在网上报账系统中录入报销信息，会计人员可以通过扫描条形码直接提取，并在账务系统中自动生成记账凭证，不仅提高了会计人员的工作效率，也提高了会计人员工作质量。在传统报销模式下，会计人员需要先审核原始凭证的合法性与合规性，在计算、汇总并粘贴发票的基础上，手工录入记账凭证，这期间可能会发生错误，导致会计信息质量大大降低。通过网上报账系统自动生成记账凭证，会计人员能够从简单重复的劳动中解放出来，从而有更多的时间整理、分析会计信息，为学校财务决策提供依据。

3.无现金报销，规避了现金使用风险。网上报账系统在经办人填写预约单时，要求其自主选择冲销借款、对公转账或是对私网银三种支付方式，实现了无现金报销，降低了经办人携带现金的风险，也减少了出纳去银行提取现金、保管现金以及点钞配款错误的风险。

4.财务信息共享，提高了经费使用效率。经费负责人和经办人可以随时登录财务网上综合服务平台，查看每一笔报销业务的实时状态，也可以随时查看每一笔业务的支出金额、资金流向等信息。这些信息的共享，有效地促进了经费的执行进度，提高了经费使用的效率。

5.多系统结合，推动了财务信息化进程。网上报账系统不是单独存在的，它与网上查询系统、网上申报系统以及智能排队系统共同组成了财务网上综合服务平台。以推行网上报账系统为契机，带动其他相关系统的建设使用，最终促使财务信息系统成为一个闭合的管理系统，极大地推进了财务处信息化建设，提高了学校整体的财务管理水平。

（二）SY大学网上报账系统的成效分析。SY大学网上报账系统之所以能取得如此效果，不仅仅是因为网上报账是一种新型的报销模式，更重要的是它将会计报销与互联网技术相结合，全面提高了会计信息质量和经费使用效率。SY大学网上报账系统实现了三个“互联网+”：

1.互联网+会计基础信息采集。在传统会计报销模式下，会计基础信息的采集主要是通过手工录入，例如经费项目编号、费用类别、费用金额以及支付方式等信息的采集，都是依靠会计人员手工录入完成的。在网上报账系统中，会计基础信息的采集转移给了经办人，经办人通过网上报账系统填报相关的基础数据及信息，真正实现了互联网+会计基础信息采集。

2.互联网+报销业务处理。网上报账系统完成了报销业务处理和互联网技术的有效结合。首先，实现了会计记账凭证的自动生成，会计人员可以通过扫描条形码的方式直接在账务系统中提取经办人填报的基础信息，在审核无误确认后即可由系统自动生成记账凭证；其次，实现了与资金支付的有效结合，经办人在网上填报时，需要选择资金支付的方式（冲销借款、对公转账、对私网银），账务系统自动生成记账凭证时，会直接提取到上述信息，从而通过银校互联系统直接进行支付。

3.互联网+会计信息共享。网上报账系统完成了会计信息共享和互联网技术的有效结合。首先，实现了互联网+信息查询，经费负责人或经办人可以随时登陆网上查询系统查询经费使用明细及余额等信息；其次，实现了互联网+票据物流公开，经办人可以随时登陆财务网上综合服务平台，在“单据物流跟踪”模块下，实时查询业务处理进度。

四、SY大学网上报账系统运行中出现的问题

（一）预约单据返工量大。网上报账系统优化了会计工作流程，让会计人员从前台转移到幕后，并通过电话与经办人或负责人沟通。会计人员在审核单据的过程中，经常会发现业务选择有误、原始凭证不合规、审批材料不全等问题，有些问题只需要经办人解释说明，而有些问题需要经办人来财务处取回预约单据，在完善相关手续之后，再把预约单据送回。由于很多问题是通过电话联系无法解决的，而随着业务量的与日剧增，返工量也逐渐增加，极大降低了财务报账的效率。

（二）网上审批功能不全。预约报销单由经办人在网上报账系统中填报，但有很多的签字审批手续仍然需要按照原来的流程进行审批，经办人只有在所有的审批手续完成后，才能将预约单据及材料投递到财务处接单窗口。有些项目需要报销的经费金额较大，审批部门和手续也比较多，其中一个环节有问题，审批时间就会变得很长，因为网上报账系统尚未实现网上签字审批功能，这在某种程度上阻碍了网上报账系统的推广与应用。

（三）与国库集中支付不兼容。通过国库集中支付方式支付的资金无法由网上报账系统进行支付，这是由国库集中支付审批手续的特殊性决定的。而SY大学的很大一部分资金支付必须通过国库集中支付方式完成，这在很大程度上影响了网上报账系统的持续发展。

五、SY大学网上报账系统的完善建议

针对SY大学网上报账系统在实际运行中出现的问题，笔者给出以下几点建议：

（一）搭建互动平台，加强沟通。近年来，微信逐渐成为人与人之间沟通的重要方式，人们可以通过微信随时随地的接收视频、语音、文字、图片等信息。日前，SY大学已经开通微信公众号，及时推送财务政策、通知、公告等信息，包括网上报账的操作流程、报销业务的具体规定等，获得了全校师生的广泛关注和好评。接下来，可以考虑搭建微信互动平台，负责人和经办人可以通过平台咨询报账过程中遇到的问题，会计人员可以为经费负责人和经办人答疑解惑，加强双方的交流与沟通。这不仅会促进师生对财务报销工作的理解，也将极大地提高网上报账的成功率。

（二）完善网上审批功能，节省时间

在网上报账系统中，开发“网上审批功能”模块，该模块应该具备上传原始凭证图片、网上签字审批、结果查询以及审批未通过原因告知等功能，网上签字可以借鉴数字签名、统一身份认证的CA证书等技术，实现动态审批，从而节约线下审批、多部门与环节耗费的大量时间。

总之，网上报账模式相比传统报账模式有明显的优势，可以有效解决SY大学等国内高校面临的师生报销难、现场报销压力大等问题，深受广大师生和会计人员的好评。但是，受环境和高校经费特殊性的影响，在具体实行的过程中出现了预约单据返工量大、网上审批功能不全、与国库集中支付不兼容等问题，影响了网上报账系统的实施效率与效果，因此必须采取针对性的解决对策，以保障其高效运行与持续发展。