新形势下档案管理现代化问题及相应对策

白献阳

摘要：目前，计算机技术发展日新月异，对传统档案工作进行根本性改革已迫在眉睫。随着微型计算机技术、大容量信息存储技术和网络技术的迅速发展，利用计算机技术进行档案管理日益普及，电子档案日渐增多。档案信息处理标准化不断取得进展，从而与网络技术结合，实现档案管理现代化。为此，本文在充分了解档案管理现代化概况的基础上，对新形势下档案管理现代化常见问题进行了分析，并提出了几点相应对策。

关键词：档案管理；常见问题；对策

一、档案管理现代化的概况

随着科学技术的进步，档案管理由传统手工操作向以计算机管理转变，目前档案管理现代化是档案管理者必须面对的课题。只有实现现代化才能使档案管理跟上时代步伐，从而为社会提供更好的服务。档案管理现代化是指以现代管理科学为指导，通过应用现代管理的理论和方法，采用计算机信息技术，互联网技术以及数据库技术进行档案的收集、录入、保存、传輸与共享等，从而使档案管理达到无纸化、数字化、网络化、多元化、智能化、市场化以及社会化，从而发挥出档案的最大利用价值。

档案的宏观管理和微观管理采用的是传统的手工管理方法，在新的形势下产生了一系列问题，档案管理的现代化已成为一种必然趋势。档案现代化管理需要达到以下的几个基本条件：

1.科学的管理理念和机制，具体包括先进的管理理念、合理的管理体制及其作为两者间桥梁的协调衔接工作。

2.数据准备，具体包括档案著录标引工作、档案标准化工作。

3.设备技术条件，一是要选择适用的计算机技术装置，二是档案现代化管理专业人员的配备。

二、新形势下档案管理现代化常见问题

（一）档案管理现代化重视程度不够

目前档案管理现代化观念不强，首先是领导对档案管理现代化工作认识不清楚，其次是有的档案管理人员还没有从传统档案管理的思维中转变过来，依旧存在部分工作使用传统的工作手段，阻碍档案管理现代化的实现与普及。许多人以为在档案管理工作过程中已使用了计算机技术进行检索，也采用了缩微技术与光盘等，但这并不能证明已实现了档案管理现代化。

（二）档案管理人才少，素质不高

档案管理现代化不仅需要掌握先进科学技术知识，熟练操作日常设备，对计算机进行升级与维护，而且具备先进管理才能与高素质文化素养的人才。但现阶段即有档案管理知识，又掌握现代科技知识的档案管理人员不仅数量不多，分布不均，而且队伍整体素质不够高，影响档案管理现代化的推进。

（三）档案管理投入不足，设备落后

要实现档案管理现代化必须有先进硬件设备和先进技术。而这些都需要投入大批资金。由于人们对档案管理现代化的认识不足、重视不够，投入资金与技术太少，导致档案管理的基础设备与技术相对落后，信息化程度不够高。

（四）档案管理标准化程度低

现阶段我国档案管理基础工作不到位，缺乏标准化与规范化。很多部门的立卷、编目、检索与保管等工作没有按照档案局制定标准进行规范操作，使得许多案卷质量不够高，整理规格不统一，档号与案卷标题不规范，卷内目录内容不全面，页码与组卷混乱等。

三、推进档案管理现代化的对策分析

（一）重视档案管理的现代化

从档案管理自身发展的角度来看，档案管理的现代化是我国档案事业当前及未来较长一段时间的必然趋势和实现档案事业持续健康发展的需求；从组织发展的角度来看，档案管理的现代化不仅大大拓宽了档案工作原有的服务领域，信息存储量得以大大提升，对全面有效把握国际国内变化情况，了解过去、现在及有效预测未来能够提供更为及时、全面、真实及准确的信息资料。同时，也更有助于档案信息的开发和综合利用，为组织的发展提供良好的信息支持。因此，在重新审视档案工作的同时，要提高对档案管理现代化建设的重视程度。

（二）夯实档案管理基础性工作

档案管理现代化的集中表现为现代档案管理手段与工具的科学与广泛应用。但另一方面信息技术在档案管理中的高效率是基于标准、规范的档案管理的基础性工作，只有进一步夯实基础，实现档案工作的标准化和规范化运作，才能为先进管理技术的应用奠定良好的基础，从而真正地实现档案管理现代化。参照国家档案管理规定，结合组织内部实际情况，科学地制定、贯彻与修订、完善档案工作的各项标准，使档案工作有科学的统一标准和依据。进一步完善档案管理工作的一整套规范化和科学化的工作程序与方法的管理体系，保证档案管理工作的开展有据可依、有章可循。

（三）档案管理理念的现代化

档案管理本身经历了从简单到复杂的过程，从其自身发展的规律来看，档案管理的现代化既是管理技术的现代化，更是管理理念的现代化及管理机制的现代化。因此，要准确定位档案管理的现代化建设目标，即以先进的管理理念、机制及技术为支持的管理环境，从而更能有效地发挥档案管理的经济效益与社会效益。

（四）档案管理技术手段的现代化

档案管理的自动化建设已经取得了一定的成效，但要特别关注几个方面。

（五）档案管理人员的现代化

档案管理人员要积极承担起促进档案管理现代化工作的角色和责任，尤其是对于档案管理新技术、手段的认识与掌握，努力创新提高工作质量。从组织层面来看，要更加重视档案人员队伍的建设，包括建立健全激励机制；加大人才引进力度；加大培训投入，做好培训的整体规划等。

（六）档案保护的现代化

当前随着档案管理现代化，尤其是档案管理的现代化和自动化的实现，对于档案保护提出了新要求，除继续加强档案库房、设施设备、档案载体等的保护，要针对新型载体档案的保护，档案信息内容的安全性、完整性等的保护，加大研究与创新的力度，形成有效保护和保管档案载体的方法与手段，进一步强化档案管理现代化的成果。

四、结束语

综上所述，在档案管理现代化过程中，由于方方面面的原因，档案现代化面临着许多的问题。如档案管理现代化意识淡薄；档案管理人才少，素质不高；硬件投入少；档案管理标准化低等。目前许多单位的档案管理仍处在传统的纸质档案管理水平上，远远落后于形势，不能适应需要，或不能与外界接轨。因此，要充分发挥档案的功能，更好地提供利用，必须加快档案管理现代化步伐。

参考文献：

[1]李林，曲金玲.浅析档案管理现代化[J].湖北经济学院学报（人文社会科学版），2015（06）.