新时代背景下如何做好初中档案管理工作

李雄英

【摘 要】档案管理员是当前初中学校众多职位中重要的一个职位，其主要职责包括档案收集、保存、鉴定、统计、利用等多个方面。在保障学校教研以及学生管理等两项活动正常运转方面，发挥着不可替代的作用。那么，本文中我想从初中档案管理员的角度谈谈当前初中学校档案管理方面存在的一些问题，并在新时期针对档案管理方面提出一些可行的改革建议。

【关键词】初中院校 档案管理 探究

中图分类号：G4 文献标识码：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2018.17.191

档案管理对于绝大多数人来说是一项“远在天边，也近在眼前”的职业。之所以说其远在天边，是因为很多人在日常生活中虽然听过档案管理这类岗位名称，但如果本身不从事档案管理这一职业，绝大多数的人很难概括出档案管理员需要担负的责任和日常工作内容和范围。而又说档案管理岗位“近在眼前”，则是因为档案在我国现有的教育制度和社会体制下有着非同寻常意义。举例来看，对于中国人来说，基本在接受教育之初就会形成一个档案，而我们在未来工作、学习、生活中的不同节点，具有特殊标记性的经历都会录入档案之中，人未来发展的过程中档案会随着我们人事关系的变动而变动，也可以算作是个人履历的象征，人生经历的记录，尤其是学生阶段档案中记录更加频繁。当然这里我们所要探讨的档案不是狭义上的个人经历档案，而是在通过文字、图表、音像等各种各样的形式所留存下来的，带有一定历史意义的信息和内容，从而为未来的文化发展活动奠定基础，这一广义的档案定义基础上，有针对性的探讨学校教育过程中档案管理的重要性。

对于学校教育来说的，档案一般分为两类：一类是学生档案；一类是教研档案。前者往往是针对学生管理而形成的档案，包括学生的个人信息统计，学生的学习情况汇总等；而后者则是以保存具有教学、教研价值的学科内容为主，从而为日常教学提供充足的信息资源，为教师不断地进行科研，丰富学科教学内容和提升教学技能积蓄力量，实现一代又一代的教学内容和模式上的创新，进而实现教学效果的步步高升。所以针对这两類档案管理来看，我们能够清楚的定义档案管理这一岗位的职责：即进行档案的收集、整理、保管、转调、鉴定、提供利用等一系列活动，从而为学校、学生、教师等群体提供尽可能详细，且具有权威性、可信性的信息服务。而新时期，随着学校教育体制和人才培养模式的改革，对档案管理工作也提出了新的要求，这就要求身处档案管理岗位的我们担负起更高质量的档案管理工作，将自身的素养与专业性融入日常工作中，做好以上所列出的所有档案管理工作。那么本文中，我就以初中学校档案管理工作为例，谈谈当前档案管理工作的现状以及改革建议。

一、明确档案管理的重要性和必要性

对于档案来说，不论是个人档案还是资料类的档案，如非需要，一般不会交到个人手中。所以对于档案很多人持怀疑甚至是不认同的态度，尤其是个人档案会被认为是多此一举，甚至是举例和国外的制度进行对比。对此情况在我看来，国情不同必然会导致制度的不同，所以档案的存在一定会有其价值和意义。所以要想做好档案管理工作，我们必须从心理上认可档案管理的价值和意义，进而在工作过程中不断发现问题，并积极解决问题。

首先，对于档案管理员来说，我们要明确档案对于学校学生管理和学校教育科研的意义所在。一方面对于学生管理来说，学生进入学校，学校就要保证学生的学习和安全，而档案中通常会采集学生的个人信息，通过整理和分类可以对学生的家庭和学习情况一目了然，从而为未来学生教育以及家校共育方面提供便利。而另一方面，从教育科研的角度来看，档案的存在实现了对于教学精华和高质量信息的记载与传承，从而有利于一代代的教师承接前人成果，并持续的进行教学内容和方法创新。

其次，作为档案管理人员我们要明确自身肩负的责任。因为档案管理最终目的就是践行“以人为本”的素质教育教学理念，从而切合学校教书育人的办学初衷。所以，作为档案管理员，做好档案的收集、整理、保管等一系列的工作，也是对于培养人才的一种支持。总之，作为档案管理员，我们要先从心理上明确并认同档案管理的必要性，才能在工作过程中积极进取，为接下来剖析问题，并实现管理改革做好准备。

二、“学生为本”，做好教学引导工作

新时期伴随着教学体制等多方面的改革，在档案管理等各方面也提出了新的要求，因此也就暴露出了一部分问题，这就需要我们在工作过程中认清当前工作现状，找出问题，分析问题。

首先，在档案管理方面，信息收集、整理、保存、利用等一系列环节都是依赖档案管理员进行的，所以人才的储备尤为重要，但当前我国的档案管理人才专业起步较晚，所以高素质、专业性人才培养量少，缺口大，同时即使是已经入职的档案管理人员，也呈现出质量上的良莠不齐，这就容易拉低日常学生管理和教学教研方面的总体效率，最终反馈到学生身上就是教学效果不理想。

其次，当前学校档案管理方面制度建设不足，管理形式向相对落后，且信息化、数字化水平较低。我国专业性档案管理人才的缺失以及档案管理人员素质的良莠不齐，势必会导致制度建设方面出现漏洞，管理模式方面墨守成规，进而导致档案缺失、更新滞后等情况，并且档案多是纸质形式，电子化、信息化转化效率低。

三、做好档案管理制度和模式改革，加强人才建设

找到问题的下一步就是解决问题，所以在明确问题之后，我们就要针对问题进行具体分析，进而解决问题。首先，学校档案管理员的职责明确，工作内容鲜明，所以面对人员素质良莠不齐的问题，我们无法从根源人才培养方面入手，但可以从后天的素质、能力提升方面做好纠正，作为档案管理员，在日常工作中也要树立不断学习，不断钻研的工作理念，抓住各类培训机会，不断的提升自身素质和能力。

其次，在档案管理工作中，学校和档案管理员要做到步调一致性，结合新时期的新要求，结合学校档案管理工作实际需要，建立健全档案管理制度，创新档案管理模式，尤其是在信息收集、整理和分类等方面，提升工作效率和质量。

总之，档案管理工作虽然表面看和实际的教学活动没有直接的关系，但从教学实际来看，其为提升教师的教学能力，为丰富各学科的教学内容都能起到重要的影响作用。所以作为档案管理员，我们在日常工作中要明确自身工作的重要性，摆正态度，不断提升自身能力，从而为学校教育各项活动的展开奠定坚实的基础。