浅议基层单位实体档案安全管理问题

李通

摘要：档案安全主要包含了实体档案安全和档案信息安全。实体档案安全指档案的保管利用安全，是保证档案完整的最基本条件，亦是维护档案保密性的最基本保障。基于此，本文阐述了实体档案安全管理的必要性，对基层单位实体档案安全管理存在的主要问题及其措施进行了论述分析。

关键词：实体档案；安全管理；必要性；基层单位；问题；措施

档案安全管理是利用现有的条件，确保档案的完整和保密，不会让档案被泄露和破坏，但是随着科技的进步发展，在先进技术得到应用的同时也发生了很多的问题，有很多人会通过科技手段来获取国家机密或者是一些信息，因此为了保障实体档案安全，以下就基层单位实体档案安全管理问题进行了探讨分析。

一、实体档案安全管理的必要性

实体档案安全是档案利用服务的前提，基层单位要逐步构建“目标明确、技术措施有效、组织管理有力”的档案安全保障体系和长效机制，在基础、制度、监督上为实体档案安全提供有利保障，从而发挥实体档案的作用。实体档案安全管理主要就是对其进行日常维护和管理，让实体档案不会出现任何的损坏，因为实体档案主要是纸质档案，对档案保管就有着严格的要求，档案不能够放在潮湿的地方，如果放在了潮湿的地方就会对档案造成损坏，一定要注意档案的保管工作，在进行档案保管的过程中，除了需要对档案自身进行关注外，还要对管理档案的人员及时的培训，增加档案管理人员的安全意识，提高档案工作人员的责任意识，档案管理人员是直接接触档案的人员，只有将档案工作人员的安全意识得到提高，档案的保管工作才能够顺利进行。实体档案安全管理还需要加强以下几方面的管理：第一、加强档案库房安全管理。档案库房是保管档案的地方，如果存放档案的库房出现了问题，就会影响档案的安全，因此档案库房应该保持整洁和卫生，档案库房也不能够出现在潮湿的地方，如果出现在潮湿的地方就会导致纸质档案受潮，极容易发生损坏的现象。第二、加强档案装具安全管理。档案装具也会影响着档案的安全，如果档案装具出现问题，就会导致档案的寿命缩短，因此存放档案的装具一定要满足经济、耐用、美观和方便，档案装具使用还要提高档案的库容量，档案装具是保护档案的主要工具，也是档案馆中的主要设备，一定要注意装具的存放。

二、基层单位实体档案安全管理存在的主要问题分析

基层单位实体档案安全管理存在的问题主要有：（1）管理问题。管理问题包括档案保管的法律法规、标准制度和工作人员的素质、心理、责任心等问题。如果没有建立健全的规章制度，如库房管理制度、应急救援预案及档案查借阅审批制度、工作人员的岗位职责等，将会给档案安全带来一定的损坏。（2）人为损毁问题。主要是由于人为的破坏、盗窃和工作人员在搬迁、包装、整理、取放、查借阅过程中的粗心大意和疏忽所造成。（3）实体档案的本身问题。实体档案制成材料与字迹材料质量对档案寿命有直接影响。影响档案纸张材料耐久性的因素很多，纸张造纸纤维的主要化学成分一纤维素、半纤维素和木质素的含量，纤维的形态，纸张生产过程带来的有害化学杂质等，这些都是容易使纸张发黄变脆，损坏档案材料的本质因素。f4）自然环境问题。第一、自然问题。档案存在和运用于自然界之中，自然界中的水灾、火灾、风灾、地震等自然灾害时常发生，直接危害着档案的安全。第二、环境问题。环境条件不符合档案保管的有关标准会对档案的安全造成一定的危害。如不适宜的温湿度和无防火、防水防有害气体污染、防盗、防光等设施和措施，都会给档案带来不利的影响。

三、加强基层单位实体档案安全管理的措施

（一）建立健全实体档案安全管理制度

基层单位要建立档案安全风险评估机制和档案安全应急管理、岗位责任制、禁止吸烟、库房卫生等制度，把制度建设贯穿于档案接收、保管、保密、借阅、销毁等各个安全环节，营造科学发展的档案安全保护环境并保证各项制度落到实处；特别是要结合国家档案局《档案行政处罚暂行规定》《档案管理违法违纪行为处分规定》等法律法规，制定本单位档案损坏、丢失等处罚细则，完善档案安全责任追究制。

（二）加强实体档案安全管理的基础设施

基础设施是档案安全管理工作的基础，是保障档案安全的基础条件。基层单位要加大档案硬件设施的投入、支持保障力度，建立“物防”这第一道安全屏障，特别是做好闭路监控、自动报警、自动灭火、自动温控系统的建设工作，配齐配全密码锁、除湿机、温湿度计等一系列硬件设施，进一步提高档案库房的安全及防灾标准，改善实体档案保管条件，增强自然灾害抵抗力，保障实体在绝对安全的环境下保存。

（三）强化实体档案安全的监督检查

基层单位要按照“安全第一、预防为主、综合治理”的原则，制定档案安全检查方案，对重点部位和可能存在的隐患开展安全检查，重点检查汛期、高温等特殊时期档案室的温湿度、消防设施、监控、门窗、电力线路等，要把隐患消灭在萌芽中，及时堵塞危及实体档案的安全漏洞，防止档案安全事故的发生，使档案安全工作不留死角，确保档案库房、设备、实体档案的安全。

（四）加强实体档案安全管理的宣传教育

实体档案安全离不开档案从业人员的风险意识和危机意识，各单位要结合国际档案宣传日以及每年的“安全月”活动，切实加强档案安全的宣传教育，深化教育内容，创新培训方式，提升档案从业人员的综合素质和工作能力，特别是提高单位内部人员的档案保护意识；定期开展档案安全应急演练，提升从业人员应急处置及反应水平，同时要严格落实安全责任制。

此外，异质、异地备份、档案数字化也是保护实体档案安全的有效辅助和补充，基层单位要完善档案的数字化建设，使电子档案能够实现异地备份。

四、结束语

综上所述，基层单位实体档案的安全管理不仅影响着档案事业发展，还对国家发展与建设起着至关重要的作用。基层单位在开展实体档案安全管理工作过程中，相关工作人员不仅要根据各地区实际发展的情况制定妥善的管理方案，还要在原有管理体系的基础上，加强档案实体安全预防工作。

参考文献：

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[2]潘建宇.浅议基层单位实体档案安全管理问题[J].办公室业务，2016（01）.

[3]刘爽等.檔案安全制度建设研究[J].中国档案，2017（08）.