从事档案的管理与保管方法探究

王润玲

摘要：档案整理与保管是企事业单位工作的重要内容，其对于工作、学习等方面具有重要的参考作用。而合理的人事档案整理与保管对于人事管理具有重要意义，基于此，本文阐述了人事档案的重要性以及人事档案整理的主要作用，对人事档案的整理与保管方法进行了探讨分析。

关键词：人事档案；重要性；整理

一、人事档案的重要性

人事档案是组织人事等有关部门按照国家的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。人事档案的整理，在整个档案中占非常重要的地位。因此整理好人事档案应做到：科学、真实、完整、规范。

二、人事档案整理的主要作用

人事档案整理的作用主要表现为：

（一）便于保管、保护

人事档案整理完成后，还要采用专门的保管、保护措施，维护人事档案的完整与安全，使人事档案能够长久地为社会提供服务。一味地追求方便利用，而忽视对档案资料的保管和保护，会造成档案原始资料的损害。如何保管和保护好人事档案，首先应将档案资料集中库房保管，不能分散和随便存放；其次将档案进行编号登记，有序排列，科学存放，对收进、转出、查阅、借用都要进行登记，并检查核对，然后入档、入柜，避免积压。最后保持库房的整洁卫生，合理布局，摆放整齐也非常重要。

（二）便于保密、查阅

保管人事档案工作目的就是开发档案信息源，提供人事档案，为组织人事工作服务，所进行的收集、鉴别、整理、保管等环节的一系列基础性工作。人事档案整理后既便于工作，又要确保安全保密。对于已整理好的档案按照制度，涉及到当事人入党、任免、调动、政治审查、组织处理、复查或甄别历史案件可查阅本人档案，了解人事档案有关情况时，确因工作需要，经领导同意，可提供有关部分，无关的部分可以不予提供，以利于保密。

（三）便于开发、利用

整理档案的目的是便于开发和利用。如果整理得不合适，就会给档案的开发和利用带来许多困难。整理好的档案装订成卷，经组织审批后办理手续，无论借阅一份还是借阅某一类别的档案，若整卷借出，利用就会受到很大程度上的影响，需等到前者借阅归还后，后者才能利用，更重要的是不利于保密。实践证明，采用活页式的装订方法，可以根据查、借阅档案人员的需要，提供所需的内容，与查、借阅无关的内容可以不提供。活页式的装订法，还便于综合或专题利用。

三、人事档案的整理与保管方法分析

（一）人事档案整理方法分析

主要表现为：一是检查核对材料，对已归档的材料进行认真核实。二是归类排序，按照档案工作条例，干部人事档案正本由十类材料构成。三是技术加工，为了便于装订、保管和利用，延长档案材料的寿命，对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱等不合归档要求的材料，在不损害文字内容，保持档案历史原貌的前提下，区别情况，对其外在形式进行技术处理。四是粘贴类角、编号，便于查找，给每类材料贴一个类角，不再使用隔页纸。五是目录登记，在干部人事档案材料经过排列和加工之后，按照固定的栏目和要求逐份记载在目录表上的工作。六是装订成册，经过鉴别、分类、排列、登记目录和技术加工之后的档案材料装订成卷。七是复查验收，档案专业知识比较全面的人员，对整理好的档案进行一次全面系统的技术验收。

（二）人事档案保管方法的分析

具体体现在：

1.明确人事档案保管范围。第一、分级管理的人员，其全套人事档案应由主管部门保管，主要协管的部门只保管档案副本，非主要协管和监管的单位不保管人事档案，根据工作需要可以建立卡片。第二、军队和地方互兼职务的人员，主要职务在军队的，其人事档案则由军队保管；主要职务在地方的，其人事档案则由地方保管。第三、人员离休、退休和退职后，就地安置的，由原管理单位或工作单位保管；易地安置的，则可以转至负责管理該人员的组织、人事部门保管。第四、人员被开除公职以后，其档案转至该人员所在地人事部门或管理部门保管，其中干部必须由当地县或相当县级的人事部门保管。第五、人员在受刑事处分或劳动教养期间，其档案由原单位保管。刑满释放和解除劳教后，重新安置的，其档案应当转至主管单位保管。

2.明确人事档案保管的期限。第一、看成就或贡献。凡是对党和国家或某一地区及某一学科研究作出了贡献的人员，包括发明创造者、新学科的创始人、领导人、某运动的首倡者，发表过重要论文和著作、作品者，以及具有一技之长的人，或者某一著名建筑工程的设计者等作出了各种贡献的人员，死亡之后，他们的档案应当由原管理单位保存若干年以后移交本机关档案部门，随同到期的其他档案移交给同级档案馆保存。第二、看影响力。影响力指的是某人在某一地区有重大影响。例如各个方面的领袖人物、轰动一时的新闻人物、重大事件或案件的主要涉及者、重要讨论的发起者等，这些人的档案材料在其死亡后由原单位保存若干年以后移交本机关档案部门，随同到期的其他档案向同级档案馆移交。第三、看技术职称、学位和学衔。技术职称、学位和学衔是一个人在学术界的地位和专业上造诣的突出表现。一般地说，副教授、副研究员或博士以上的人员死亡后，其人事档案由原单位保存若干年以后移交本机关档案部门，随同到期的其他档案移交同级档案馆保存。

3.明确人事档案保管设施与要求。根据安全保密、便于查找的原则要求。对人事档案应严密、科学地保管。人事档案部门应建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜。库房内应设立空调、去湿、灭火等设备；库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查；要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度；人事档案管理部门，要设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室。

四、结束语

综上所述，人事档案管理工作是推动人才的合理配置、合理流动和合理使用。确保人才队伍整体水平的重要举措，可作为科学考察、正确评价、合理使用人才的一项重要依据。因此对人事档案的整理与保管方法进行分析具有重要意义。

参考文献：

[1]鲁红.人事档案管理研究述评及趋势展望[J].时代教育，2016（12）.

[2]朴敏姬.人事档案管理保管的方法探究[J].办公室业务，2017（10）.