我国档案管理理念问题分析

付刚 黄均慧 刘启山

摘 要：随着信息化时代的到来，各行各业已经通过不同形式进行了转变，实现了行业的信息化，档案管理也不例外。它在管理理念上的创新，不仅跟紧了时代的发展，更为国家的发展做出了不小的贡献；它在信息化水平上虽然仍处于发展初期阶段，但这种信息化的影响已经带动了整个系统管理上的改变，实现了档案行业的转型并快速发展。

关键词：我国档案管理；理念；问题分析

中图分类号：F457；文献标识码：A

引言

当前，吉林省在档案管理的过程中，还存在一些难以解决的问题，无法保证工作科学化与合理性，因此，在实际管理工作中，应当予以足够重视，建立健全管控机制，满足当前实际发展需求。

1 我国档案管理理念问题分析

1.1档案管理理念不适应档案管理工作现代化的要求

目前，档案管理理念还相对落后，大多数档案管理工作人员只是把档案看作一种非常严肃的保密管理工作，没有认识到档案是一种有价值的社会资源，因此，他们对档案资源的开发和利用不足。而且，当前的档案管理制度不完整，在收集档案资料、存放档案、整理档案信息和进行归档的工作流程中经常会混合保管档案，造成信息遗漏和文件存放顺序颠倒。

1.2档案管理工作人员的专业水平有待提升

从总体上来分析，档案管理工作人员的专业素质还不能满足现代化档案管理工作的要求，一方面是工作人员在档案管理常识、计算机操作技术和档案信息检索方面存在欠缺；另一方面是部分工作人员的职业素养有待加强，他们的工作态度不认真，没有及时分类保管档案、更新档案信息或者没有为档案组卷标识目录，甚至会泄露档案机密。

1.3管理技术落后

当前的档案管理技术还相对落后，甚至依然采用人工管理模式，电子档案管理体制不完善。在提取档案资源时，落后的检索技术不能及时筛选档案目录和所需要的信息，阻碍了档案管理工作的发展。

2 创新档案管理理念，实现档案管理现代化的途径

2.1制定专职管理机制

档案管理部门应当摒弃传统的兼职管理方式，制定专职档案管理机制，保证工作效果。首先，要制定细致性的档案管理方案，明确各个部门工作职责，建立健全相关管控体系，在实际工作期间，可以按照相关工作要求，全面提高自身工作水平。其次，在专职档案管理工作中，应当建立健全归档机制，明确档案移交工作要求，在各类管理工作中，能够制定细致化的管理机制，明确档案工作要求。最后，在档案专职管理期间，应当科学开展文件移交活动，加大管理工作力度。

2.2转变档案工作者的思想观念，创新多样性服务模式

在信息化条件下，档案管理要转变档案工作者的思想观念，重视电子信息技术在工作中的应用，转变传统的被动式服务为主动式服务，使档案服务不在搞形式化并创新服务意识，将档案服务工作实现多样性，改变单一的服务内部意识，将档案信息推广到更大的范畴内，服务于社会需求。档案的管理最终目的是为了服务而服务，档案工作要深入到社会中，开展实践活动，了解社会对资源的需求以及利用者的工作特点，将档案资料库面向社会开放，一方面实现资源的整合，一方面实现信息的相互利用，以求在信息时代共发展。

2.3更新档案信息，创新管理与服务形式

在信息化条件下，档案管理与服务应在形式上进行创新。在档案收集过程中，应该转变传统的纸质文件的存档，而是利用办公软件制作电子文件进行及时的归档，方便查阅与利用；在整理过程中，利用电子产品与互联网进行资料的整理与整合，从引进信息的源头进行监控与把关，及时更新档案信息，以跟进时代的发展；服务上，改变以前文本的查阅，而是利用网络进行检索与查阅。

2.4提高档案管理工作人员的专业素质

工作人员在档案管理工作中发挥着重要作用，推动档案管理工作走向现代化，必须加强对工作人员的教育和培训，引导工作人员树立正确的工作理念，认知本职工作的重要性质，熟悉档案文献整理和保管的流程，指导他们按照正文材料和附近材料的前后顺序来装订档案，并标注清晰的目录、页码、类目、档号以及必要的注释，再进行分类存放与保管。其次，要指导档案管理工作人员及时清理保密期失效的档案和混合檔案，按照实际情况的变化更新档案信息，防止档案信息缺失或者档案泄密，及时修补残缺的档案文献、照片和磁盘等。另一方面，要引导工作人员提高自身的职业素养，增强思想道德修养和服务意识，树立爱岗敬业精神，坚持依法治档，不断学习党建文化、自然科学、现代档案管理知识和现代化管理技术，熟悉计算机操作系统，简化档案检索程序，灵活运用计算机技术进行档案管理、调阅和开发工作，推动档案管理工作的科学化、标准化和规范化，全体提升档案管理工作效率。

2.5制定完善的责任制度

在建设责任制度的过程中，档案管理部门应当明确规章制度，利用相关制度规范工作人员行为，使其可以在工作中，遵循各类管理原则，提高自身工作可靠性与有效性。一方面，要科学划分档案管理职责，要求工作人员负责专门的工作，及时发现其中存在的问题，采取有效措施解决问题，明确失误操作职责，做好奖惩工作。另一方面，档案管理部门应当加大管理力度，促进信息化管理工作的发展。

结束语

综上所述，在档案管理工作中尚且存在档案管理理念不适应档案管理工作现代化的发展要求，档案信息资源利用率低下，档案管理工作人员的专业素质有待提升，电子档案管理技术落后等问题。促进档案管理工作步入现代化，必须先创新档案管理理念，调整档案管理工作结构，实现保护档案信息和开发档案资源的并存目标；加强对工作人员的教育和培训，提高档案管理工作人员的专业素质，引导工作人员不断学习党建文化、自然科学知识和现代档案管理知识，以此推动档案管理工作的科学化、标准化和规范化；运用现代化管理技术开展档案管理工作，加强网络环境管理，确保电子档案信息的安全，及时修补被损坏的档案，从而有效实现档案管理现代化。

参考文献

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