浅谈人事档案管理存在的问题及对策

吴小用

人事档案管理就是人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用，它是组织人事部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是反映个人成长历史的凭证和人力资源管理与开发的基础。重视和研究人事档案的管理模式，对于人才培养的质量与效率有着十分重要的意义。近几年来，由于一些单位忽视人事档案在人事管理工作中的重要作用，使得这项工作出现了一些不容忽视的问题。

一、人事档案管理存在的问题及原因

1.人们对人事档案意识日益淡化

近年来，我国外商独资企业、中外合资企业、民营企业、私营企业等非公有制企业比例不断加大，这些企业在录用工作人员时对人员的档案要求并不高，更看重的是学历和能力。只凭“一张身份证”、“一本毕业证”和“一张简历”即可录用，对员工以往的工作状况、人事关系、诚信和犯罪记录等“既往不咎”，档案制度“无用论”普遍。

随着人事制度改革的深化，工作岗位与人事档案之间的依附关系逐渐减弱，档案当事人认为档案对求职谋生所起的作用已不具决定性，更多的作用转变为提供相关的人事服务，如出国政审、婚育证明、职称评定、办理社会保险等，因而大多数人认为人事档案的作用在弱化，是可以隨便丢弃的“身外之物”，档案作用“退化”严重。

2.人事档案管理权责不够明确规范

从现有的人事档案管理相关规定看，人事档案管理存在严重的权责不清问题。《干部档案工作条例》第六条规定“干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。县以上（含县）机关、单位的干部档案要按照干部管理权限集中统一管理；县以下机关、单位的干部档案实行由县委组织部集中管理，或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理。不具备保管条件或档案很少的单位，其干部档案由上一级单位管理”。《企业职工档案管理工作规定》第五条规定“职工档案由所在企业的劳动（组织人事）职能机构管理。实行档案综合管理的企业单位，档案综合管理部门应设专人管理职工档案”。根据中组部和人事部1996年发118号文件《关于印发〈流动人员人事档案管理暂行规定〉的通知》，按照“集中管理，归口统一”的原则，流动人员人事档案的管理机构为县以上（含县）党委组织部门和政府人事部门所属的人才流动服务机构，其他任何单位和个人不得擅自管理”。以上三个文件虽然规定明确，但对所谓“干部”、“企业职工”、“流动人员”并无明确的界定，造成人事档案的多头管理，档案存放混乱，最终导致部分档案的流失，也造成了严重的“弃档”现象。

3.人事档案管理的基础设施和人员素质不适应档案发展

人事档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要从业人员具有较高的政治素质和业务能力，但是由于人员编制不足，人事档案管理者大多数是兼职，属于非专业人员管理，并且人员变动较频繁，没有经过组织专业知识培训，管理水平不高，管理手段落后，对档案工作精力投入不足，因此难以适应人事档案管理工作。

二、加强人事档案管理工作的主要对策

1.强化人事档案意识

尽管随着市场经济的发展和人员的流动，档案有被弱化的趋势，但弱化的只是档案的形式，即“袋装档案”，而强化的应该是档案的资源意识和信息意，人事档案管理就是人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用。档案并非身外之物，“人档分离”并不意味着档案无用。如应届毕业生将要面对的转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具出国、考研等有关证明，都会用到档案。据调查，在招聘时，大部分企业或公司对于高职人员都要求出示档案，以期更清楚、更全面地了解一个人的整体情况，以免造成日后的损失。人事档案在人的一生中随时都可能一显它的“威力”，即使它成为“死档”，有朝一日也会因为对它的需要而让它“复活”。

2.规范人事档案管理工作

人事档案作为记录个人经历、政治面貌、品德作风等内容的文件材料，发挥着凭证、依据和参考的作用。按照有关规定，在各级组织、人事部门保存人事关系及档案的人员，将保障其合法权益和应有的社会、政治待遇，如保留原有身份、工龄连续计算、转正定级、职称评定、出国（境）政审、党团关系管理、代办社会保险、出具以档案为依据的各种证明等等。如果流动干部违反规定把人事档案放到其他部门或机构，甚至于揣在自己身上，各级组织人事部门将不承认其原有身份，必然损害其自身利益，使其应享受的上述待遇得不到应有保障。可见，人事档案的作用仍不可取代，如果没有档案，一些权益就无从得到保障。

3.改善人事档案管理条件

按照人事档案管理规定标准，配置专用的档案室、阅档室、微机室等基础设施，定期对档案室的防火、防潮、防蛀的设施和安全措施进行检查。根据单位资金实力，合理配置计算机、扫描仪、摄像机等现代化办公设备，引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统，实行人事档案的计算机信息化管理，实现人事档案资源的合理配置和利用，将档案管理从传统手工操作中解放出来，这样既能减少对档案材料的磨损，延长档案寿命，又能减轻档案人员的劳动强度，提高工作质量和工作效率，促进人事档案工作标准化、规范化、现代化，为领导决策提供及时，准确、详尽的人员信息，真正做到人尽其才，才尽其用。

4.提高人事档案管理人员素质

加强对人事档案管理人员政治素质和业务素质的教育培训，提高管理人员的政策水平和专业技术能力，培养具有创造和协作能力的复合型人才。要不断提高管理人员的综合素质，系统地组织他们学习党和政府制定的有关人事工作的政策、法规，以适应新时期对人事档案管理的新要求；引入竞争机制，通过择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的档案从业人员选拔到档案管理岗位上来；同时教育他们要坚持原则、严守纪律、保守秘密、甘于奉献的工作作风。

总之，随着人事制度的深化改革，人事档案管理工作将发挥着越来越重要的作用，认真研究人事档案工作中存在的问题，并采取合理有效的措施，改进档案管理工作，将为用人单位的改革发展起到积极的推动作用。