新形势下如何应对档案信息电子化发展需求

姜肖

21 世纪的档案工作是电子化、网络化的档案工作，这是一个跨时代的变化。产生这种变化的原因不是来源于档案事业内部，而是来源于档案事业的外部，确切的说是档案载体和信息传递方式的变化。计算机和网络技术的发明和快速发展，已深入到经济社会发展的各个方面，它全方位改造着人类的生活和工作方式，办公自动化，无纸化等事物的出现，使档案的生成和传递方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，在这个电子化、网络化的信息社会中所产生的档案，已不再是传统的纸质档案，而是新型电子档案。在此，我们可将电子档案定义为法人及其他组织和个人在履行公务活动中形成的，具有保存和利用价值的，由计算机系统处理和存储的机读材料和其它载体形式的记录。

一、电子档案发展存在的问题

1、档案电子化管理逐渐普及，但人员素质有待提高。目前，电子化操作巳成为文件运作的主要手段，档案文件的电子化输入、输出基本代替了手写记录。但实现档案管理现代化，要求档案人员既要掌握先进的科学技术知识，能够进行新技术、新设备的日常使用、维护和更新，同时要具有先进的管理技能，较高的文化素养。从人员现状来看，许多档案管理人员仅仅满足于一般的计算机操作，档案信息管理人员的素质有待提高。

2、档案信息电子化处理软件有待进一步统一。档案电子化处理不是仅仅依靠几台计算机的问题，更重要的是形成统一的电子化处理软件平台。各个部门、行业、地区之间的电子档案种类各异，如需调用资料，还不能直接调用电子档案信息实现互通。

3、尚未建立一个达到数据交换的机读目录档案系统。档案信息系统和网络建设形式各行其是，大部分办公网络在设计时，井未将档案电子化管理考虑其中，因此设计层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

4、电子档案规范化管理水平不高。现有计算机存储设备，容量虽然很大，但面对呈几何级数发展的电子文件，总有穷尽的时候。而且应用软件的更新很快，许多早期形成的文件在新的软硬件环境下不能读取，即使同时期的电子文件也有应用软件不兼容的问题。在实行档案信息电子化管理的同时，建立一套适应电子化管理的档案管理体系十分重要。

5、档案信息电子化管理保密工作还需加强。电子档案的可复制、可修改，可实现较小载体存放大量文件，这即是它的优越性也是安全隐患之一。同时，计算机网络在方便文件交换传递的同时，各种计算机病毒、木马等有害程序，也给档案保密工作带来挑战。

二、档案信息电子化发展及对策

虽然档案信息电子化发展还存在一些不足之处，但面对电子信息技术的不断发展，档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

1、改变思维，正确面对新形势。当前，正是传统档案管理方式与电子化管理并存的时期，在这个时代转型期中，传统的思想与新技术的应用相互撞击，使得档案工作者只有抛弃许多传统的理论和方法才能在新的信息环境中维护档案专业的相关理论和核心原则，才能够实现继承与超越的统一。我们要以现有档案工作为基础，根据电子档案的特点，及其所涉及到的载体的理化性能和技术设备不断更新的实际情况，进行认真细致的研究和积极审慎的实践，创立我国的电子档案管理理论、管理方法和技术、管理标准、乡规和制度等，确保由传统时期向电子化时期平稳过度。

2、实行纸质文件与电子文件的 “双套制”和 “双轨制。所谓双套制，是指文件归档后二者的共存，亦称为“双套归档”。双套制的实现，可以是对电子文件制作纸质拷贝；也可以是对纸质文件进行数字化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。所谓双轨制，是指在文件生成、运转过程中二者的共存，即两种种版本文件同步随业务流程运转。实行双轨制的机构在文件（包括收文、发文和内部文件）进人运转程序时就形成电子和纸质两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。当然，在办理结束后，双轨制大多导致双套归档。可以预计，电子文件与纸质文件管理共存的二元格局将会持续相当长时间，因成总体来说，功能的完全替代很难，也并非必须，“无纸化” 必然经历一个漫长的渐进过程。

3、建立网络化电子档案信息管理平台。逐步实现电子档案管理网络化，使众多的档案部门通过网络联結，实现电子档案资源共享和高速传递，从而使档案资源得到更广泛开发与利用。各部门可以随时将本部门形成的有存档价值的电子文件通过网络发送到到档案部门，档案人员可以通过相应的电脑程序进行核对、统计；另一方面，档案部门可以通过网站，将允许公开的电子档案信息随时发布，用户能够随时获取档案信息，最大限度地发挥档案的作用。

4、加强电子化档案信息的安全保密工作。应用计算机管理电子档案必须有足够强的安全保密措施。首先，电子档案应同传统纸质档案一样设置不同的密级，并按密级的不同，分别存储到不同的数据库。第二，要建立不同级别的网络分段，对特定网络的服务采取访问控制手段，通常把内部用户设置在受限网段，内外分离以减少被外部攻击的机率。第三，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换。第四，要不断完善管理制度，实行专机专甩，专人管理，确保涉密计算机的唯一性。

5、培养新形势下的档案管理人才。电子化档案管理是不断完善深化的过程，在这一过程中，始终要依赖于档案工作人员素质的提高。档案工作人员素质的提高，应包括思想意识. 知识结构和操作技能等内容，还要尽快培养既懂专业知识，又懂信息技术具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，为迎接知识经济的到来做好充分的准备，以适应新形势下电子化档案管理的需要。