基于TIM在线办公平台的云端共享选书模式实践初探
2018-09-10
(武汉轻工大学图书馆 湖北武汉 430023)
1 引言
图书采访工作是图书馆的生命线,决定图书馆馆藏质量,奠定图书馆服务基石,是评价图书馆价值和绩效的关键[1]。高校图书馆服务于广大师生,每年图书采访量大、专业面广,而绝大多数高校图书采访工作主要由一两名采访馆员完成。由于采访馆员专业的局限性,很难为全校各专业采访到满意的图书。尽管各高校图书馆采取各种措施,如读者荐书、电话荐书、组织部分师生参与现场采书等,想方设法让读者参与图书采访,但对于每年采书量达数万册的高校图书馆来说,由于人力和资源所限,只有少数师生能真正参与到采访中来,大多数专业图书的订购任务仍然由采访馆员完成。在国外,PDA(读者决策采购,Patron Driven Acquisition)[2]比较盛行。但由于书商与图书馆的配合度问题以及中国特有的财务体系,国外PDA模式推广不易,这使得让广大读者参与图书采访工作变得有心无力。有的高校图书馆为了让广大读者参与选书,专门开发了网络共享选书平台[3]。这些平台可以实现网络选书功能,但是其通用性、操作性、兼容性等方面存在诸多问题,而且专门开发这样的管理系统成本高,维护和更新费用高,不易推广。
近几年来,随着互联网技术的飞速发展,出现了一种互联网在线办公系统。该系统将本地办公软件的主要功能搬到了互联网上,使多人可以共享编辑在线文档。经过两年多的探索与实践,笔者利用云端在线办公功能实现了网络共享选书,使武汉轻工大学(以下简称“我校”)近两万师生参与到共享选书活动中来。利用TIM在线办公平台实现读者共享选书的方式受到了本校读者的欢迎,广大师生参与度高、响应积极,图书采访质量明显上升,同时也拉近了图书馆与读者的距离,提升了图书馆的服务水平和服务质量。同时,该模式易于实现,图书采访员只要熟悉Office办公软件及访问因特网即可,且无需成本投入。
2 TIM在线办公平台概况
网络共享选书方案的制定需要一套网络共享平台的支持,互联网上有许多免费的在线云端办公平台可以利用。国外在线云端办公平台有谷歌文档、微软OneDrive等,国内有一起写在线办公平台、腾讯TIM在线办公平台、Zoho云端服务、石墨文档、百会云端在线办公平台、WPS协作等。虽然国外在线办公平台起步早,相对稳定成熟,但是在国内使用存在访问速度慢、甚至无法访问的问题。因此国内在线云端办公平台是网络选书平台的首选。在测试多个网络在线办公平台之后,笔者发现,TIM的免费在线办公系统完全适合作为网络共享选书平台。
TIM是腾讯公司QQ团队打造的一款新的QQ分支产品,在保持与QQ互通消息和账号的基础上,增设了邮件、日程、在线文档等办公功能。在线文档功能已经在TIM PC版、TIM手机版、QQ Mac版上实现,能够满足不同终端的协同操作。支持在PC端和Mac端导入和导出文档,而且支持查看历史编辑记录并回撤文档版本。支持多人在线协作编辑word、excel文档,允许用户自行设置文档访问权限。
笔者利用TIM在线办公平台完成了本校的图书采访工作,广大的师生可以利用手机、平板、电脑不受时间、地域、人数的限制自由地选择需要的图书,避免了长期以来因馆员专业局限性而导致的盲目选书。
3 TIM云端共享选书流程
利用TIM在线办公平台进行云端共享选书需要经过书目收集、书目筛选、书目分类、数据库建立、数据库上传和发布等工作流程,再由读者选书。选书完成后,图书采访员再进行图书选书数据收集、书目查重、图书订购等工作(见图1)。
图1 云端共享选书流程图
3.1 书目收集
全国每年出版的图书数量达数十万种之多,要读者参与选书,先要收集好图书书目信息。目前,图书馆获取书目信息主要有3种供应渠道:图书供应商、图书行业报刊(如“三目”、全国新书目、中国图书商报等)以及各图书出版社[4]。每个图书馆采访员对这3种渠道的熟悉程度不同,书目信息的采选自然各有侧重。一般来说,约有70%的图书馆以图书供应商提供的书目信息为主,且大多数图书馆从图书供应商处获取的书目信息占到总书目信息的一半以上[5]。各高校图书馆图书采购政策各不相同。我校目前采取政府招标的形式进行图书采购,中标的书商会将当年各出版社出版的新书目录或次新书目录发给图书采访员。新书目录的收集完成,只是TIM网络选书工作的第一步。
3.2 书目筛选
图书供应商提供的新书或次新书目录数量繁多,面向社会各行各业。对于高校来说,不是所有的图书都适合。虽然图书馆要求图书供应商在提供书目信息时要经过筛选,只提供学科类别和读者层次同本馆相符的书目,但实际情况并非如此。书商提供的书目数据中,不宜馆藏的无效数据较多,据统计,书目中适合高校各学科的有效数据比例不足50%[4]。无论是大型优质图书供应商还是小型供应商都是如此。造成这种现象的原因主要是由于图书的筛选跟个人的知识结构与工作经验有关,图书供应商相关工作人员通常达不到高校相应的知识结构,缺乏对图书进行深层次筛选的能力,同时,他们也没有太多时间和精力认真研究高校图书馆图书采访策略和特点。另外,图书馆对书商提供的书目数量有要求,他们往往为了达标不愿剔除太多的数据,因此,图书书目的筛选不能依赖书商。
基于以上原因,收集完图书书目信息后,采访员要根据本校图书馆馆藏特点对书目进行深度筛选,剔除无效的采访数据。例如,许多图书馆规定只选用指定出版社出版的图书;作为高校图书馆,一些适合于儿童、青少年读者,高职高专、中专等院校读者的图书也需要筛除;另外,有些价格过高或过低的图书也需要清理。不同性质的图书馆有不同的图书筛选原则,图书书目信息进行合理筛选后,才能让读者减少无效信息的干扰,专注于专业图书的遴选。
3.3 书目分类
云端选书的对象是广大的读者,高校的读者主要是在校大学生、教职工和科研人员,他们每个人都有自己的专业,大多关注各自专业相关的书籍。而书商提供的图书书目信息涉及各行各业数万甚至数十万条新书条目。这些书目信息如果不进行专业分类,那么读者需要花费大量时间查找自己需要的专业图书。因此,采访人员要根据图书分类号将图书按照大学各专业进行专业分类,最后让每位读者只面对本专业的图书进行挑选。让专业的读者选专业的图书,这样才能让广大的读者有选书的积极性。书目信息经过分类后,每个专业建立一个独立的数据表。
3.4 图书数据库建立
一般的网络选书是将后台书目数据库通过多页面方式展示给读者,读者需要一页一页地翻看书目。由于书目数据量通常有几千条甚至几万条记录,采用网页分页方式可能需要数千个html页面才能检索完成。这对于多数读者来说,极少有人有耐心浏览完所有页面的图书书目。而TIM云端书目数据库采用excel方式,使读者在浏览书目数据时不需要翻页,采用鼠标滚轮就可以轻易翻动书目,这样即使书目数量大,读者也不会有翻页的枯燥感。云端书目数据库建立后,读者就像查看本地excel数据库一样方便。该书目数据库的字段包括标记、书名、价格、作者、出版社、出版时间、页码、内容提要、读者对象、分类号、书号。数据库按照专业分别创建,如计算机类、电子类、机械类、食品类等。
3.5 数据库上传及共享发布
书目数据库根据不同的专业分别建立不同的excel数据文件。在PC本地建立好数据库之后,就可以利用云端在线办公平台提供的上传功能转移到云端服务器中。数据库共享发布时,可以设定公开的对象和访问权限,如图3所示。数据库的访问权限为“可以编辑”,一般高校师生都有QQ号码,可以设置特定的QQ号码用户才能访问数据库,这在一定程度上避免了非授权用户的随意性。设置好数据库访问权限后即可分享数据库文件,生成超链接。
图3 共享对象及权限设置
由于不同专业采用不同数据库,每个数据库的发布都有一个超链接。为了让广大的教职工和学生知道数据库链接,需要进行宣传推广。一般推广方法是在图书馆官方主页发布所有选书数据库超链接,然后再将这个链接页面信息通过QQ或微信发送给全校读者。采访馆员可以通过相关人员将数据库链接页面信息发送到全校所有的消息群,每个专业的学生可以通过各自的专业链接访问专业书目。同时,图书馆员可以在自己的微信朋友圈中发布数据库链接。为了扩大宣传,还可以制作海报张贴在学生食堂附近,让尽量多的学生尽快熟悉云端选书新方式和访问方法,使其参与到网络共享选书活动中来。
3.6 读者网络共享选书及图书荐购
读者利用手机、平板或者电脑通过书目数据库链接就可以随时浏览书目数据库。数据库第一列标记是为读者选书设计。对于需要的图书,读者可以输入Y标记。由于是共享云端办公,多人可以同时进行选书。当提供的书目信息不能满足读者需求时,读者可以在数据库最后添加自己希望荐购的图书书目。这样,读者选书和荐书工作都可以通过云端办公平台完成。
3.7 选书数据收集、查重、订购
云端书目数据库发布给读者后,可以设置一个相对宽裕的时间让读者尽情地选书。选书时间结束后,采访馆员只需要将云端书目数据下载到本地,提取读者做了标记的书目。利用图书馆的汇文系统生成marc数据,在系统中与馆藏图书进行书目查重。筛除重复书目数据后,将读者选择的书目以及荐购的书目发给中标的图书供应商,进行图书订购,完成整个云端共享选书过程。
4 TIM云端共享选书模式优势分析
传统的读者选书方式下,采访馆员与读者间互动的中间环节太繁琐,需要投入极大的热情、精力和耐心。往往由于采访馆员人力的不足,真正享受服务的读者对象非常有限。TIM云端共享选书是一次真正的以广大读者需求为驱动的变革。经过两年的网络云端共享选书方式的实践,大大激发全校教职工和广大学生的选书热情,表1是2016年和2017年我校广大师生利用TIM云端共享选书的统计数据。2016年度和2017年度读者参与网络选书的册数占我校图书馆全年采购册数的44.59%和70.87%。
表1 2016年和2017年各学院网络共享选书册数统计
经过两年的TIM云端共享选书实践,笔者总结其与传统选书模式相比的优势:①满足了读者参与采访的愿望,受到了读者欢迎。在网络普及的今天,云端共享选书工作使所有读者都能轻松参与,图书采访不再是采访馆员少数人的事情。②提高了图书馆藏质量和图书借阅率。由于读者可以按自己的主观意愿选择需要的图书,一方面可以避免新购图书零借阅的现象,另一方面激发了读者的阅读热情,从而提高了图书借阅率。③进一步提高了图书馆的服务质量和知名度,强化了以读者为中心的服务理念。将图书采访权由馆员转移到读者,使他们的阅读需求能及时、精准地得到满足,充分体现了图书馆读者至上的服务理念。同时这在一定程度上拉近了图书馆与读者的距离,也同时提升了图书馆的知名度。④减少了读者对图书采访工作的负面评价。通过读者网络共享选书让读者参与到图书采购中来,使他们深深领会到图书采访工作的不易,从而增加对图书采访工作的理解与支持,继而减少对图书采访工作的负面评价[6]。