无锡惠山寺档案工作探索与实践

高珂婷

千年古刹惠山禅寺坐落于无锡西神山麓，占地面积1万平方米。其雏形始于南北朝时期宋景平元年（公元423年），经梁、唐、宋至清同治年间，五劫五建，毁于咸同年间太平军之役。1863年李鸿章建昭忠祠于废墟之上，辛亥革命后改名忠烈祠。1917年6月7日，中华佛教总会无锡分会设址于不二法门。

新中国成立后，人民政府十分重视惠山寺文物古迹的保护和利用：重建古华山门，改昭忠祠头门为二山门，整理残存的唐宋石经幢并将其竖立在原处。2002年10月，惠山寺庙园林升格为江苏省文物保护单位。2004年4月，园林投资数千万元，联手宗教部门修复惠山寺，历经千年风雨的惠山寺在和煦的春风中法喜充满，再度传响晨钟暮鼓。至2008年1月，先后建成了大雄宝殿、地藏殿、大悲阁、五观堂、罗汉堂、图书馆、藏经楼。现寺院内设立客堂、禅堂、衣钵寮、库房、办公室、财务室、档案室。

一、档案管理现状

惠山禅寺档案室成立于2007年，保管从2004年5月至今的文书档案、会计档案、科技档案（基建档案、设备档案、科研档案）、声像档案、实物档案（字画、来往礼品、古籍经书、证书奖牌）等。这些档案系统地记录和反映了2004年以来惠山寺内抓管理、外树形象，提高僧众整体素质，加强道风建设，创建和谐寺观教堂的日常工作情况。

（一）建立健全档案管理网络

多次邀请市、区档案局业务指导人员来寺指导工作，根据惠山寺实际情况，逐步形成了以玉平法师为主管，寺管办分管，各大寮口协助配合的档案管理网络。配备专职档案员，不定期组织学习，并在全寺范围内宣传《档案法》及《江苏省档案管理条例》，增强寺院档案收集意识，把档案工作融入到日常工作中，以保证档案的收集、整理、管理三到位，为提高寺院档案管理水平奠定了基础。

（二）完善档案管理制度

以《档案法》为准绳，结合寺内实际工作，不断对档案制度进行修订和完善。

1.建立健全查借阅利用登记、档案移交接收登记、库房温湿度记录、档案装具设备记录、各类档案数量统计等台账，所有部门按规定及时移交纸质、实物、电子等载体档案，并及时做好登记手续，使整个档案工作有据可查、有章可循，各种门类载体的应归档文件材料都较为齐全，为档案规范化管理提供了有力保障。

2.贯彻执行国家档案局8号令，结合寺院实际情况，制定了文件材料的归档范围和保管期限表，以及合理的档案分类方案。档案员对接收的各类档案及时进行登记、分类、整理、编号、入库保管，并编制案卷目录，做到保管安全、存放有序、查找方便。

3.所有的档案卷皮、卷盒的样式、规格、质量符合有关规定，档案柜架的规格及质量符合国家和省级有关规定，坚持每天认真记录、检查库房并投放防霉防虫剂，以确保对档案资料的有效防护。

（三）不断提高档案信息化水平

信息化管理是提升寺院管理水平、理顺内部机制的有效手段。目前，寺院内部的档案管理系统正在不断地改进提升。为档案员配置了专门的计算机、打印机和扫描仪等现代化办公设备，以满足新形势下档案管理工作的需求。对2004—2017年的永久、长期卷进行全文扫描、原文挂接、光盘刻录。2017年，寺院配置了档案工作专用服务器，确保档案工作的安全性、高效性。为了更好地推进在线归档，寺院在“惠山寺寺务管理平台”中增加了“档案信息材料收集”专栏，在方便档案员在线归档的同时，也增强了寺院各部门的档案意识。

（四）深化档案利用

认真开展档案编研工作，组织编写了惠山寺全宗介绍、大事记汇编、组织机构沿革、发文汇编。根据惠山寺各项业务开展情况组织编制了讲经说法汇编、岗位职责及管理制度汇编、档案管理制度汇编等。档案陈列室是惠山寺对外宣传的窗口，以丰富的内容、多样的形式反映惠山寺的发展历程，展示了寺观全景、重大活动、重大事件、重要成果和主要荣誉，便于游览者、教众了解惠山寺的历史演变及佛教文化渊源。

二、档案管理工作产生的影响

（一）有助于提升寺院的管理水平

惠山寺档案室10年间从无到有，现今朝着制度化、现代化的方向发展，使寺院内档案利用效率迈上新台阶。寺藏档案在修史编志、寺院建设、文化交流等社会活动中起到了重要的凭证作用。相较于资料散乱不全、查找耗时费力，科学的档案管理工作将资料合理整合、编目，为今后的利用工作带来极大便利。同时，信息化档案管理模式也为古旧典籍、经书的保护和利用带来新途径，减少了多次翻阅造成的物理损坏，提升了珍贵典藏的曝光度。

（二）有助于弘扬文化、传承佛教

佛教文化是中華文化的重要组成部分，对中国建筑、诗词、绘画、音律等都产生了深远影响。汉传佛教也对信徒进行着忠孝节义、弃恶扬善的道德教育，在传授佛教知识、诵习佛教经典、学习佛教礼仪的活动中形成的原始记录，具有真实性、可靠性和广泛性。全面收集整理好这些档案，不仅丰富了惠山寺档案寺藏量，也是研究中华文化、传承佛教经典的历史参考。

（三）有助于旅游开发和文化交流

惠山寺坐落名胜，是惠山古镇著名的景点之一。惠山寺是禅宗道场，历史上香火旺盛，高僧众多，唐宋鼎盛期僧舍达数千间。惠山因佛而繁荣，清朝乾隆皇帝曾到惠山寺礼佛并留下大量诗篇。惠山寺以其悠久的历史和深厚的文化而列无锡十大丛林之首，现保存有完整的唐代听松石床、唐宋经幢、香花桥、宋代金莲桥、明代古银杏、清代御碑等珍贵文物。近年修复建造的大雄宝殿、惠山寺钟等展示了佛教文化的独特魅力。寺内的实物档案吸引了大批游客前来参观，也促进了省、市间佛教文化、弘法利生、慈善公益的交流。惠山寺既是省级文物保护单位，又是宗教活动场所，寺院档案记载了佛教活动的全过程。这些档案资源，必将在推进地区旅游开发中发挥积极作用。

三、档案管理工作的再推进

（一）加强信息化建设

要以基础设施建设、信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设为切入点，进一步加强全寺档案信息化建设，实现大数据时代档案信息资源的规范管理和有效共享。同时，着重加强寺内档案信息化标准建设，确保计算机管理的档案信息和网络运行安全、畅通，最终实现从数字化到云计算、智能技术的过渡。在信息化建设过程中，可以学习、借鉴开原寺5A级数字档案室的成功经验，结合自身实际，摸索出具有惠山寺特色的数字档案体系。

（二）培养复合型管理人员

佛教文化历史悠久、源远流长，寺院档案人员在管理过程中除了要掌握档案实体管理技能，还要具备佛教档案开发利用的相关能力，这对档案管理人员的知识结构提出了相应要求——不仅要具备档案专业知识和掌握信息技术的基本技能，同时还要对佛教渊源、佛教文化有一定的了解。因此，兼具档案专业知识、佛教文化知识、计算机基础知识的三合一档案人员，更有利于惠山寺档案管理工作的不断推进。

（三）深度开发档案资源

惠山寺作为历史悠久的佛教禅寺，档案利用更要站在文化传承而非简单社会功用性的高度，切实重视做好内在价值开发工作，把档案开发的思想融入到管理过程中。同地区佛教文化同根同源，可以联合友好寺院共享档案资源，共同开发，形成具有本土地域特色的佛教研究成果。档案资源的开发利用需要全社会的支持和参与，需要通过多形式、多途径的宣传加以推进，进而不断扩大惠山寺的社会影响。