规范全宗卷整理工作初探

王路鹏

全宗卷是由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具，为进一步科学管理档案提供必要的依据。全宗卷材料齐全与否，直接反映档案馆档案管理的水平。因此，规范全宗卷的整理工作非常重要。

一、全宗卷整理的国家规范支撑

全宗卷管理类似于档案，同样存在着材料收集、整理、保管等环节，需要规范管理。1994年国家档案局首次出台了“全宗卷規范”（DA/T 12—1994），规定了全宗卷的编制原则、主要内容、整理方法和管理要求。明确了全宗卷材料内容，涵盖资料收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等档案管理六环节，以及档案管理新技术应用七个方面，强化了档案管理过程材料的管理。

21世纪以来，随着档案事业的不断发展，档案资源体系的不断完善和新技术的广泛应用，档案管理工作有了更高的要求，原有全宗卷规范因其局限性已无法适应当代的管理需求。2012年国家档案局修订了“全宗卷规范”（DA/T 12—2012），较1994年规范，对全宗卷材料内容、分类以及整理要求有不同程度更新和完善，使全宗卷整理工作更具有可操作性。

1.全宗卷内容方面。新版更加完整齐全：一是分类有所调整，更趋合理。共分9类，新增2类，将原归入“档案利用”类的全宗指南（全宗介绍）剥离出单成一类，新增综合全宗卷，使跨全宗综合性材料有所归依。二是范围有所扩大，更趋完整。在收集、整理、鉴定、保管、利用类中适度增加了工作办法、方案、标准、制度、总结、报告等内容，使档案管理各项基础工作的完整材料得以保存。三是专项工作有所突出。如将档案鉴定类中的档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定，档案保管类中珍贵档案仿真复制工作，以及档案信息化和数字化、电子档案（文件）工作等相关材料列入保存范围。

2.全宗卷整理方法。新版整理方法更为明晰，易于操作：一是简化了“件”的整理方法。取消了1994版5.4条中“卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号，装订后装入卷盒……封面著录全宗号、件号、全宗名称、文件题名、时间、责任者”的烦琐程序，明确了在文件材料首页上方的空白处进行编号。二是规范了分类编号标准。分类标准按全宗卷内容构成分为8类，文件材料的编号由“全宗号—类号—件号”三部分组成。三是整理说明详尽明了。对文件材料编号、分类、排序、装盒、目录编制、盒号的编制等都有规定。

二、全宗卷的分类整理

全宗卷材料的整理，收集齐全和科学分类是关键。新版全宗卷规范中，增加的共性材料如工作办法、方案、标准、制度、总结、报告等基本是跨全宗的，这也是引入“综合全宗卷”概念的目的，通过全宗卷材料我们可以直视档案各项基础管理工作脉络。

（一）全宗卷的分类。按“全宗卷规范”（DA/T 12—2012），分类方法为“全宗—类别”，同一全宗的材料归入相应全宗卷中，属于管理馆藏、全宗属类、全宗群或联合全宗的，或1-8类中涉及多个全宗的文件材料归入综合全宗卷内。规范中各类材料的内容分类较为明确，但有些过于笼统，会被忽略收集。通过工作实践，笔者认为在各项业务实际工作中另外形成的一些材料应补充完善，或加以细化，具体内容如下：

1.全宗介绍类。包括全宗指南（全宗介绍）、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。新增“档案馆指南”，归入综合全宗卷内，多数省档案馆已有两次出版，随着馆藏档案的不断丰富，会有多次再版。

2.档案收集类。包括档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。增加作为年度新增档案数量统计依据的档案收进登记，以及档案馆全宗名册、接收档案名录、接收工作计划放入综合全宗卷内。

3.档案整理类。包括文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。对于馆内积存档案的整理，增加档案整理工作单，以表格形式按全宗记录不同档案门类、不同保管期限档案的整理情况，作为新增档案的依据，归入相应全宗卷内。按年度建立馆藏积存档案整理工作数量台账，作为新增馆藏档案数量的依据。

4.档案鉴定类。包括档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。增加各类鉴定工作统计表，具体有到期应鉴定档案数量统计表，开放、销毁、上升保管期限档案数量统计表等，这些表格可以建立在一张execl表上，按工作周期更新。

5.档案保管类。包括档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。增加档案出入库登记表、库房温湿度控制手段与措施、库房温湿度统计分析报告，归入综合全宗卷内。

6.档案统计类。包括档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表，档案工作统计分析材料等。档案统计表可以是各项基础业务工作的综合统计表，这里收集馆藏所有全宗的综合统计数据，放入综合全宗卷中。其他专项工作统计按分类归入相应全宗卷中。

7.档案利用类。包括档案利用制度，检索工具编制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例等。增加查阅利用档案登记单，归入综合全宗卷内。新版中档案开放与控制情况建议放入档案鉴定类中。

8.新技术应用类。包括应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等。新增档案数字化工作统计表，详细说明全宗档案扫描页数、案卷级及文件级电子目录数。1994版缩微档案工作情况应保留，同样作为档案的复制件，缩微件也是不同历史时期新技术的应用。

（二）全宗卷的整理

全宗卷材料会随着馆藏档案的不断接收征集和档案管理工作的开展而不断形成，是增量的。为此，我们在制定整理方案时，预留编号和存址空间尤为重要，这样可以减少较大规模的倒架。全宗卷整理工作可以按年度集中统一进行整理，年初整理上一年度形成的材料，整理工作可从以下四方面着手进行。

1.分件装订。全宗卷材料是以件为保管单位，因其内容多样性，每件页数差异较大，少则一页，多则几百页。对同一信息内容因页数多而无法装订成一册的，可以分件装订。页数不多的可采用专用档案订书钉装订，页数较多的如案卷目录、归档文件目录可三孔线装，装订要求同档案。新版规则省略了封面封底加页，简化了整理过程。

2.排列编号。每份文件材料赋予唯一编号，为区别档号，全宗卷全宗号前加“J”，构成为“J全宗号—类号—件号”，其中全宗号标识档案馆全宗代号，四位数，首位是全宗群代码，后三位是全宗顺序号，综合全宗卷全宗代号为“ZHJ”，整体标识为“JZHJ”；类号按1—8类分别用阿拉伯数字标识，1位数；件号取三位数，预留一定空间，用阿拉伯数字标识。同全宗同类材料按时间顺序排列流水编号，新增文件材料插入相关类目续接编号。

3.建立电子文件材料目录。全宗卷中的文件材料，分类别，以件为单位，按照排列顺序编号并著录电子文件目录。新增文件材料在相关类目中续号编目。当相同材料出现新旧几种版本时，应在目录备注栏中，注明新版本文件替代旧版本文件的名称和时间。

4.文件材料装盒。全宗卷文件材料按照分类编号顺序装盒。在装盒时要适当考虑预留空间，如上所述历史档案及撤销机构档案全宗卷增量材料不多的，可多类装一盒，若文件材料较多，可酌情按类预留空间分装多盒，全宗卷盒区分全宗，按卷盒排列顺序独立编制流水号。全宗卷盒脊背应填写全宗号、全宗名称、盒号。

三、全宗卷的收集和管理

国家档案局“全宗卷规范”的出台滞后于全宗卷科学整理工作30—40年。我们以新旧版“规范”为节点将全宗卷管理划分为三个阶段：一是全宗卷自行管理阶段。各级档案馆按照档案管理业务工作的开展和管理者的认知，自行收集和保存全宗卷材料，单个全宗卷材料不多，一个全宗装一盒，没有编目。二是1994版“全宗卷规范”出台，明确了全宗卷材料的收集、分类、整理和管理工作，全宗卷管理开始纳入规范管理范畴。三是修改后2012版“全宗卷规范”出台，补充完善了全宗卷材料的收集、分类、整理和管理工作，使之更具有可操作性，对各级档案馆全宗卷的收集和管理工作提出了更高的要求。

（一）全宗卷的收集

从上述三个阶段可以看出，全宗卷管理工作经历了从自由整理到规范管理的漫长过程，这给全宗卷材料收集齐全增加了一定的难度。针对不同阶段的特点，我们应从增量档案的收进、馆藏档案的管理及历史遗漏材料补充三方面强化全宗卷的收集工作：

1.把好档案征集接收关。馆藏增量档案主要来源于档案接收和档案征集工作，我们应规范接收标准，严把档案收进关：一是交接凭据的填写要清楚完整，能准确反映接收档案的情况，档案内容与相应目录要一一对应，档案空（缺）卷情况要标注清楚，这是我们日后管理的原始依据；二是由立档单位随同档案一并移交的全宗补充说明材料，如全宗指南等应按规范编写完整，不能以归档文件保管期限表替代全宗指南；三是对征集的名人档案和专题档案要同步形成征集说明，有些珍贵档案还需有特殊情况说明或专家鉴定。

2.重视档案管理过程中形成材料的收集。这部分材料是全宗卷的主要组成部分，也是档案馆开展各项基础业务工作的成果材料。对这部分材料，一要注重全过程材料的完整收集，如开展馆藏各项基础业务工作形成的规范、标准、方案、总结、统计数据等方面的材料；二要制定档案检查记录、档案划控开放鉴定、档案收进移出、档案数量统计、数字化工作统计等相关表格模版，易于操作，不因管理人员的变动而有所变化，确保各全宗各项业务成果性材料得以保存；三要提高全员全宗卷材料收集的意识，将全宗卷材料的归档作为各项工作方案内容之一，做到随时归档。

3.做好遗漏材料的收集工作。修订版《全宗卷规范》对全宗卷材料内容有较大的增加，尤其是一些综合性材料，以前未有收集归卷，需想办法补充完善。我们可以按收集清单，通过查找馆藏全宗档案的方式，将查到的档案进行复印，作为全宗卷材料放置于相应全宗卷各类中，按时间顺序排列编号，并备注复印档号。

（二）全宗卷的管理

《全宗卷规范》规整了全宗卷管理的各个环节，对全宗卷的管理工作有很强的指导意义。在全宗卷的日常管理过程中，我们要提高管理意识，形成长效管理机制。摒弃“重档案实体、轻全宗卷管理”的思想，切实从思想层面重视全宗卷的管理。

全宗卷档案数量是动态增加的，需要专人管理和维护。一是定期整理增量档案。当年形成的档案，在单项业务基础工作结束时，交由专人集中保管，来年初按规范进行整理。二是辟出专门区域进行集中管理和维护，要预留保管空间，以便及时添加增量文件。三是做好档案的日常维护。要进行专人维护，全宗卷的利用可参照馆藏档案的利用管理，做好查閱登记，确保实体安全。

总之，做好全宗卷管理工作需要多方面的配合，档案局（馆）业务指导部门要做好立档单位全宗介绍编写以及全宗卷文件材料形成、归集的指导工作；征集接收部门要把好征集接收关，把全宗卷材料列入接收进馆范围；每一名档案工作者都应注重馆内各项业务基础工作中形成的全宗卷文件的归档工作。只有这样，才能做好全宗卷的管理，充分发挥全宗卷应有的效用。