基于SWOT分析法的电子档案“单套制”管理研究

孙大东 袁丽娜

[摘要]论文基于SWOT分析法对电子档案“单套制”的优势、劣势、机会、威胁因素进行分析，并根据“发挥自身优势、克服自身劣势、利用外部机遇、应对外部威胁”的原则提出政策支持、经验推广、优化体系、转换思维、发展科技、风险管理、人才建设、调整心态等具体策略，以期为电子档案“单套制”管理的研究与实践提供有益的借鉴。

[关键词]电子档案单套制SWOT分析法

[分类号]G270

Research on "Single Set" Management of Electronic Records Based on SWOT Analysis

Sun Dadong，Yuan Lina

（Information Management College of Zhengzhou University，Zhengzhou，Henan，450001）

Abstract： This paper analyzes the strengths，weaknesses，opportunities and threats of "single set" of electronic records based on SWOT analysis，and with the principle of "exerting ones own advantages，overcoming ones own inferiority，utilizing external opportunities and coping with external threats"，puts forward specific strategies such as policy support，experience promotion，system reconstruction，change of thinking，development of science and technology，risk management，talent building and adjustment of mentality，so as to provide useful references for the research and practice of "single set" of electronic records.

Keywords： Electronic Records；Single Set；SWOT Analysis

1引言

電子档案取代纸质档案已成为一种社会趋势。2017年11月29日，笔者在中国知网文献数据库中以“篇名”为检索项、以“单套制”为检索词进行精确检索，共获得8篇文献。通过删查去重仅获得5篇有效文献，均为期刊论文且发表于2017年。其中，钱毅提出了单套制的应用场景和核心约束要素并建议通过“型式+要素”的方法组合表达电子文件管理模式[1]；陈海平探讨了高校实施电子文件“单套制”归档与电子档案“单套制”管理的可行性；[2]杨安荣等人对政府采购文件的“单套制”归档管理进行了研究[3]；廖倩文对推进和实现电子文件单套制管理需要攻坚的难题进行了研究并提出了破解问题的基本对策[4]；苏莉对汽车产品档案“单套制”的应用进行了研究[5]。钱毅准确分析了“单套制”的内涵，但未对“单套制”管理的具体问题展开探讨；陈海平、杨安荣、苏莉等人针对具体领域产生的档案就实行“单套制”管理的合理性与发展策略进行了研究，缺乏普适性；廖倩文的研究从宏观角度出发提出了相应策略，但其分析尚不深入。整体来看，我国对电子档案“单套制”管理的研究尚处于初级阶段，研究成果的丰富性、研究内容的深入性尚显不足。

SWOT分析法是由海因茨·韦里克（Heinz Weihrich）提出的一种分析方法，其旨在通过具体的情景分析，将与研究对象密切关联的主要的内部优势、劣势和外部机会、威胁分别识别和评估出来，依据矩阵形态进行科学的排列组合，然后运用系统分析的方法将各种主要因素相互匹配进行研究，最后提出相应对策[6]。SWOT分析法建立起了一套系统的分析体系，具有较强的可操作性，可应用范围十分广泛。笔者拟采用SWOT分析法，在全面分析电子档案“单套制”管理的优势、劣势及其面临的机会和威胁的基础上提出科学的发展策略。

2电子档案“单套制”管理的SWOT因素分析

2.1优势因素（Strengths）

（1）节约资源

第一，从本体形态来讲，电子档案是以数字代码形式存在的，其赖以生存的介质是电子计算机软硬件及相关的存储设备，由于其信息容量大、存储密度高，承载同等信息量的档案，电子介质比纸质介质的生产所消耗的资源要少很多，对环境的污染也轻许多。第二，从存储空间来讲，电子档案是存储于电子档案管理系统的磁盘及大容量外存储设备中的。同时，超大容量的磁盘阵列等存储扩容技术也已广泛应用于数据库管理系统中，电子档案虚拟存储空间的问题在现有的技术条件下已得到很好解决，而且外存储设备和技术还不断有新的突破出现。因此与纸质档案相比，尖锐的馆藏矛盾可消减至忽略不计的地步，由修建档案库房、购买库房设备以及日常管理库房等所带来的能耗将极大减少。第三，从提供利用来讲，电子档案具有复用性特点，反复使用并不会引起老化，而纸质档案在存储保管和提供利用的过程中还时刻面临着老化受损的威胁，用于其保护修复的能耗大大超过电子档案。

（2）便于管理

首先，从移交归档的角度看，电子档案在移交归档时可通过外存储设备直接导入电子档案管理系统中，网络信息的归档亦是通过网络爬虫等技术手段直接搜集归档。与“双套制”相比，电子档案“单套制”归档可免去沉重的实体档案搬运、清点、上架等工作，简化移交程序。其次，从日常管理的角度看，电子档案的管理主要是通过对电子档案管理系统的维护和升级等工作实现的，用以备份电子档案的外存储设备虽然对保管条件的要求较高，但是由于其存储密度高，所需的库房空间较小，而且随着外存储设备技术和性能的提高，对保管条件的要求将逐渐降低，因此相较于纸质档案而言，电子档案的日常管理工作将更为简化、工作量更小，且减少了人为原因、库房环境等因素对档案造成的二次损害。最后，从提供利用的角度看，档案工作人员可通过电子档案管理系统方便快捷地完成电子档案的检索、打印等提供利用工作，而纸质档案的提供利用则不然，档案工作人员需要人工查阅目录、调卷、复印、还卷等，服务效率较低。而且，电子档案具有共享性、开放性等特点，可同时为多个用户提供档案利用服务，异地用户还可以通过档案网站提供的检索工具自主查阅可开放利用的档案，更加便捷高效。

2.2劣势因素（Weaknesses）

（1）风险性高

第一，电子档案对计算机和外存储等设备的依赖性高，与纸质档案相比，依靠保护原始载体来保护档案信息的方法在电子环境中将会退居次要地位，在实际工作中业已出现过由于软硬件系统环境的不同而造成归档后的电子档案信息的可读性与可用性受限的情况。此外，高度的系统依赖性也会导致电子档案由于脱离原有业务单位，其原始文件中的附加链接信息无法读取。第二，电子档案管理系统面临黑客攻击、木马病毒等安全挑战，而且其一旦崩溃，数据将难以恢复，对电子档案的损害将是海量的、整体性的。此外，用于保存电子档案的外存储设备也较易因更新换代、載体破损等情况造成无法挽回的损失。而对于纸质档案，除非发生灾难性事件，一般不会造成整体性损害。

（2）技术匮乏

一方面，在“单套制”模式下，对海量的、不同格式的电子档案的管理需要设计专门的电子档案管理系统，技术要求更高。当前使用的档案管理系统大部分是“双套制”管理模式的产物，其主要管理对象的设定是纸质档案。再者，许多先进的技术尚未在档案管理系统的设计中普及应用，导致已有的档案管理系统并不能完全解决电子档案的安全问题和管理问题。另一方面，电子档案管理环节所需的工作流技术、分布式存取技术、迁移技术、仿真技术、虚拟终端技术、API技术、云存储技术与利用环节所需的检索技术、RSS技术等[7]发展水平参差不齐，亟待改进与升级。

2.3机会因素（Opportunities）

（1）政策导向

第一，近年来，国家大力推行电子政务建设与政府无纸化办公，电子档案将会海量增长，这在一定程度上也会抑制纸质档案的产生，加速档案从“双套制”管理向“单套制”管理的转变。第二，国家档案局于2016年4月印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》以及中共中央办公厅与国务院办公厅于2016年11月联合发布的《国家电子文件管理“十三五”规划》均明确提出了开展电子档案“单套制”管理试点建设的要求，为电子档案“单套制”管理的发展提供了政策保障。

（2）经验储备

一方面，管理试点的成功推进为电子档案“单套制”管理储备了经验。2015年4月，上海自贸区开始积极建设电子文件“单套制”管理的试点，上海、浦东两级档案部门和自贸试验区管委会保税区管理局成功建成了一套电子文件“单套制”管理的工作机制和管理流程并研发出了相应的管理系统。2016年11月17日，上海市自贸试验区召开复制推广会，电子文件“单套制”正式在整个上海自贸试验区范围内推广实施。[8]另一方面，已有的电子档案管理工作也为电子档案“单套制”管理提供了经验积累。表1列举了我国现有关于电子档案管理的规范性文件及相关标准，这些规范和标准不仅是长期实践经验的凝练，也是电子档案管理工作进一步发展的依据。

2.4威胁因素（Threats）

（1）机制屏障

目前，在“双套制”模式下我国已形成了一套较为完善的档案管理体系。特里·库克早在1996年就曾说过：“档案工作者（以及其他信息领域的同仁们）应认识到，在信息世界里正发生着一次彻底性的革命，相应地，我们需要拥有全新的工作模式（或知识体系），以适应后保管理论与实践的要求。”[9]电子档案“单套制”管理发展到一定程度必须建立“全新的工作模式”。例如，在“单套制”环境下，电子档案的价值鉴定是否必要或者如何开展都是值得思考的问题，因为，随着档案数量的剧增，鉴定工作量与鉴定难度都将成倍增加，而且在馆藏矛盾得以基本解决的前提下，电子档案的存储空间已不再是需要重点考虑的问题，如此一来，抱守原有档案鉴定模式反而会降低工作效率。

（2）思维禁锢

“双套制”管理模式下制定的法律法规对电子档案法律证据效力的认可度远不及纸质档案，加之人们对纸张的长期依赖性，使社会公众和档案工作者对电子档案与电子档案“单套制”管理存在怀疑态度。同时，部分档案工作者习惯于“双套制”管理方式，对其处理流程轻车熟路，不愿意学习和使用一套新的、技术性要求更高的管理系统和流程，这种守旧思维与保守心态对电子档案的“单套制”管理产生消极影响。当前，国家即使已经积极鼓励倡导去探索“单套制”管理模式，但大部分档案管理部门仍未有相应的举动，处在观望状态。

3电子档案“单套制”管理的SWOT策略分析

3.1优势——机会（SO）策略

（1）政策支持

第一，大力推进无纸化办公进程。当前，国家正在大力倡导创新、协调、绿色、开放、共享的发展理念，而无纸化办公无疑是切合五大发展理念的重要举措。各级政府部门应充分利用办公自动化系统实现网上办公，减少纸张的使用，提高通过OA系统归档的电子档案的比重。第二，把电子档案“单套制”管理工作纳入政府工作计划。各级政府部门应积极推动电子档案“单套制”管理的推广工作，加强归档单位与档案部门的协作力度与执行力度，不应袖手旁观。同时有计划地推动相关工作的开展，并为其提供必要的财力、物力等保障。第三，完善与制定电子档案“单套制”管理的法律法规，可在新修订的《档案法》中对电子档案进行明确界定，确保电子档案作为证据使用时具有与纸质档案或其他介质档案同等的法律地位，从而为电子档案“单套制”管理的实际运行减少阻力。

（2）经验推广

首先，继续推进电子档案“单套制”管理试点工作，有计划地在全国各个地区设置试点单位，待经验成熟时由点及面地予以推行。其次，积极推广已有试点的成功经验，可通过技术培训、经验交流、参观学习等方式发挥成功试点的示范效应，并通过复制推广会正式推广。最后，总结和梳理我国电子档案管理的经验和教训，在此基础上探索符合国情的电子档案“单套制”管理模式。

3.2优势——威胁（ST）策略

（1）优化体系

第一，电子档案的管理规范和标准应该摆脱纸质档案的烙印，根据电子档案的特性制定相应的管理办法与管理标准，规范管理行为。第二，应对“单套制”背景下归档时间、范围、存储格式、管理平台、元数据收集标准、鉴定标准等具体事项，根据电子档案的特性重新设计，如可考虑降低电子档案入馆鉴定的标准、扩大收集范围、缩短电子档案从档案室向档案馆的移交时间、延长电子档案的保管期限等。第三，将电子档案工作的侧重点转移到知识管理与内容的深度挖掘等方面。档案工作者不应仅仅局限于管理工作，同时也应该利用电子档案得天独厚的优势为社会创造财富。

（2）转换思维

一方面，档案工作者以及档案学者应转换思维，跳出原有的“双套制”管理思维模式，尤其不能完全将纸质档案的管理理念和经验套用于电子档案的“单套制”管理中，需要用全新的思维模式开拓电子档案“单套制”管理的研究与实践思路，对电子档案的收集、整理、鉴定、保管与利用工作等进行全新思考。另一方面，在新的政策与技术发展的驱动下，档案工作者应尽快做到思维转换，对档案工作进行重新定位与定向，主动学习和接受新的工作方法，从档案保管员转换为信息管理者，借助快捷高效的电子档案管理系统对电子档案信息进行深度挖掘，以提升档案行业对全社会的贡献值。

3.3劣势——机会（WO）策略

（1）发展科技

第一，开发稳定、高效的电子档案“单套制”管理系统。一个好的电子档案“单套制”管理系统至少应为电子档案的流转与日常管理提供一个安全可靠的电子环境。开发电子档案“单套制”管理系统应综合全面地提高各个环节的技术水平，如电子档案管理系统的安全技术、容灾技术以及电子档案的存储技术与备份技术。档案部门也可积极与专业技术公司合作联合开发管理系统，推动电子档案“单套制”管理系统的不断革新。第二，密切关注当前国内外信息技术领域的科技前沿，积极引进新技术，如将AI技术运用于电子档案“单套制”管理中，开展智能归档与智能鉴定等，以提升管理系统的智能化程度。

（2）风险管理

一方面，将风险管理纳入电子档案“单套制”管理的体系之中，构建电子档案风险应对体系，制定切实可行的电子档案风险管理战略目标，努力做到预见、防范、控制与化解风险。另一方面，建立电子档案风险管理规章制度，对电子档案馆际共享的安全问题、电子档案加工与开发的知识产权问题、技术外包问题等各类可能出现的风险予以规定。同时，规范档案工作者的风险管理行为，明确权责分配。

3.4劣势——威胁（WT）策略

（1）人才建设

第一，档案管理部门应改善档案人才结构体系，合理配备人才，提高技术人员的比例。第二，建立科学的人才培养机制，高校档案学专业应开设关于信息系统设计与分析等相关课程，倡导与信息技术相关学科的交叉学习。第三，解决电子档案“单套制”管理所存在的技术匮乏问题，更应从提高维护与使用管理系统人员的素质入手。因此，档案管理部门应注意加强档案管理人员的在职教育，定期开展职业技能培训，以不断适应迅速发展的工作需要。

（2）调整心态

从档案管理者的角度看，档案部门应主动尝试与探索电子档案“单套制”管理，同时档案工作人员应摒弃保守心态，主动出击，不断提高电子档案管理与利用水平。从社会公众的角度看，有关部门应加强对电子档案以及电子档案“单套制”的宣传，转变社会公众的传统观念，使各界正视电子档案的价值与法律证据力，从而营造全社会尊重、信任、依赖电子档案及“单套制”管理模式的良好氛围。

参考文献

[1][9]钱毅.电子文件“单套制”管理相关概念的辨析与思考[J].档案学通讯，2017（4）：8-13.

[2]陈海平.高校实施电子文件“单套制”归档与电子档案“单套制”管理可行性研究[J].浙江档案，2017（10）：19-21.

[3]杨安荣，万昊周，孙涛，等.政府采购文件“单套制”归档管理研究[J].浙江档案，2017（4）：12-14.

[4]廖倩文.电子文件单套制管理问题的策略研究[J].档案与建设，2017（8）：27-30.

[5]苏莉.汽车产品档案单套制应用研究[J].档案天地，2017（10）：42-44.

[6]包昌火，李艳，王秀玲，等.竞争情报导论[M].北京：清华大学出版社，2011：252.

[7]肖秋会，许晓彤.组织机构电子文件安全风险控制框架研究[J].档案学研究，2017（5）：101-105.

[8]吴頔.自贸区推广电子档案“单套制”[N].解放日报，2017-03-10（1）.

[作者简介]

孫大东，郑州大学直聘副教授，博士，硕士生导师，研究方向为档案学基础理论。

袁丽娜，郑州大学信息管理学院2015级档案学本科生，研究方向为档案学基础理论。