企业物资采购管理中信息化的实践探讨

张敬柏

摘 要：随着信息化技术在各个行业的广泛应用，使我国各项经济建设活动变得更快捷、更高效。战略资源产业对我国的经济贸易和综合国力都有着重要意义，内部的物资采购管理模式也应当及时跟上时代脚步，进行创新和优化，与信息化技术进行有机结合，提高物资采购管理的效率。

关键词：企业 物资采购 信息化管理

中图分类号：F713 文献标识码：A 文章编号：2096-0298（2018）08（c）-084-02

作为我国重要的战略性资源，石油对我国经济建设发展有着至关重要的作用，面对日益激烈的国际竞争，如何满足实际的物质需求，在信息化发展时期的创新与改革尤为重要。石油企业的物资采购过程涉及到采购计划、价格咨询、物资的运输采购和保管、发放领用等各个方面，是一个完整的系统流程。但在采购的过程中由于物资过多、数量较大，整个流程的信息有很大的波动性和分散性，在信息的及时共享、执行和反馈这方面有很大的缺陷，如何建立通畅便捷的信息传播渠道加快物资采购的效率是当前石油企业需要注重的问题。本文就此问题，在石油企业物资采购在信息化中管理的基础中进行具体措施探讨和管理方向的展望。

1 企业物资采购管理的现状和信息化的优势

就石油企业物资采购管理的现状而言，站在企业标准、行业标准和国家标准的基础上，仅仅是制度层面的管理，没有在整个物资采购管理流程上充分满足管理的需求，在物资采购管理、计划管理、价格管理、储存管理上不能完善的对接和配合，没有构建出科学的物资采购管理体系。

现如今各行各业的发展都离不开信息技术，引进强大互联网传输信息的高效渠道和完善的综合处理能力，逐渐形成了信息管理的新方式，正是石油企业物资采购管理的新方向。利用各种软件和交流程序的互通，将各方的需求和意愿进行远距离的信息传递，实现了石油企业的物资收集对比，对企业选择合适产品和需求数量有着很关键的作用。同时对供应方和生产商在实际需求的供应量和需求量上的匹配冲突能更迅速的核对和解决，双方能针对供求的障碍进行及时沟通，对现代化的物资管理有很大的便利性。

2 企业物资采购管理实现信息化的必要性

2.1 信息化是石油企业物资管理可持续发展的必然要求

由于石油物资采购涉及到采购计划的编制、询价、采购、运输、储存、发放和回收等环节，整个过程所涉及到的信息不仅分散，而且波动性大，如果还采用原始的处理方法和信息工具，已经无法满足现实的需要。因此，实现物资管理信息化，充分利用现有资源，优化业务流程，建立一体化、同步的物流供应链体系，逐步规范和共享，实现持续高效发展。

2.2 信息化是石油企业物资管理模式发展的重要推动力之一

当前，石油企业物资采购管理实现信息化，有效拓展了石油企业物资采购服务范围，增强其现代服务内涵。数字化本身已成为油田企业信息化建设的战略目标，并开始引领新时期石油行业信息化。可见，信息技术对石油物资采购管理更为重要。因此，企业应充分运用信息技术，对物资管理模式进行创新已经成为企业发展的重要推动力之一。

2.3 信息化是提升石油企业核心竞争力的需要

在石油物资信息化管理中，石油企业引入了人员素质综合、管理过程标准化、基础数据标准化和业务流程自动化等目标。在这一标准的指导下，可以逐步解决信息孤岛问题，促进标准化统一与网络平台的集成工作，实现不同地区、不同系统之间业务数据的融合。企业也可以公平参与市场竞争，有助于推动国有服务企业公司制改革和建立现代企业制度。同时，企业还可以建立协调、高效、集成的电子商务应用系统，最终实现战略、人力资源、财务、工业供应链、采购、库存、运输等管理体系的整合，从而实现管理系统的整合，最终提高我国石油企业的核心竞争力。

3 企业物资采购管理中出现的常见问题

3.1 管理人员的不专业

在石油企业的物资采购管理中，由于部门较多手续较繁杂，还与财务部门和生产部门有重要的工作衔接，内容复杂，是一项技术含量较高的工作，因此对管理人员的专业能力和技术水平都有一定的要求。一旦有新人或者是其他部门的人员加入，对物资采购经验的不足和缺乏，都会导致物资采购出现问题和漏洞。在与前线生产部门和后勤财务部门的沟通时，受传统观念和部门区别的影响无法达到交流的最大化，信息沟通不及时，也会导致物资采购管理出现偏差。

因此，对物资采购管理人员的技术水平和思想素质都要加强培训和提高，要重视物资采购人员的专业技术水平，端正工作態度，保持耐心和责任心，避免出现损害石油企业利益的行为。

3.2 供求信息的不全面

石油企业在物资采购方面的需求是巨大的，对物资需求的种类也比较复杂，在供求方面问题较为突出是以下两个方面：一个是供求双方实际需要量与供应量的不匹配，造成前线物资缺乏或后勤部门物资积压的现象；另一个是对供应商资料信息的不齐全，在采购过程中没能足够的调查了解多个供应商的推荐与质量，造成物资质量与要求不符。

在石油企业中，申请采购物资的手续是需要汇总向上级逐层审批之后，企业联系供应商谈好订单后才能进行采购。但是在企业中的审批过程非常繁琐，需要大量的时间，信息反馈的速度较慢，在等待的过程中也容易出现需求的增加或减少，与申报资料不匹配的情况。

3.3 管理制度的不完善

在激烈的市场竞争面前，一个科学的物资采购管理体系对于石油企业的发展十分重要，一个完善的采购渠道和管理体系能够促进企业的发展，减少不必要的人力资源浪费。但在目前的石油企业中，多数出现了物资采购管理的不统一和采购渠道的不集中这两个问题。

在物资采购的信息调查上，每个部门根据自身的需求进行物资申请，却缺少一个统一、规范的专业采购形式，导致部分资源的重复采购，既浪费资金，又累加了库存。而采购渠道的分散，是因为各个部门根据授权采取自由的采购方式，在采购物资的质量上也容易出现参差不齐的问题，影响石油企业的产品品质。由于采购渠道分散，采购方向不明确，不能形成集中的批量采购模式，拖累了石油企业的规模效益，影响企业发展的稳定性。

4 物资采购管理的信息化应用对策

4.1 信息化物资采购管理的数字平台

石油企业信息化管理的第一步就是构建采购管理平台，石油企业要根据自身部门对物资的质量和数量需求做详细记录，将各个部门的材料使用情况记录入档，为日后物资采购的统计分析提供依据。同时要加强与生存前线的联系，将生产前线与后勤部门的物资需求信息进行对接和整理，建立科学的反馈机制，防止出现库存积压或者物资缺乏的情况。

采购管理平台建立，统计完企业内部的实际需求之后，要对供应商信息建立全面的档案管理平台。在采购物资之前，充分利用互联网的优势对各个供应商的信息进行收集整理，在沟通的过程中记录供应商的成交价格、物资质量、成交数量、发货时间等各个指标，实现订单管理平台的系统化，完善物资采购关系的信息化模式。并根据订单指标进行分析和研究，锁定能够长期合作的优质供应商，为企业采购节省大量的时间精力，通过信息化的物资采购实现石油企业管理更加完善。

除此之外，采购管理人员还应当定期对市场上的物资信息进行研究分析，充分掌握物资的市场动态走向，为企业的采购做好科学的预测分析，争取在最佳的采购时间和采购数量上进行采购，降低采购成本，使采购工作更加合理精准，为企业创造更多的经济效益。

4.2 信息化物资采购的一体式管理

传统的企业物资采购过程是安排各生产部门的人员去后勤部门领取物资，由于生产线的分散和需求上的差距，部门之间信息沟通少，对物资情况不了解，容易发生重复领用，导致其他部门加剧采购导致资源浪费的情况。

因此，石油企业必须加强采购一体化的信息管理，在企业内部设立物资供应站，与生产部门保持高度联系，对各部门所有材料的需求进行详细记录和统一，通过制定分析图表实现信息对比，保证物资管理图表的可靠性和实时性。供应站根据图表分析的实际需求进行采购和管理工作，在与各部门沟通交流后进行合理的物资分配，满足各个部门的生产需求。在保障资源利用最大的基础上，降低了生产采购的消耗成本，提高了企业的经济效益，为企业的成本节约发挥了重要作用。

4.3 信息化物资采购管理的发展方向

现阶段石油企业大多数都构建了贴合自身发展的企业信息化平台，通过这一平台将采购收集、订单下达、库存透明化的采购管理流程进一步完善，实现了企业物资采购管理的信息化，未来石油企业应该更深入發展信息化采购管理流程，将信息技术覆盖到需求搜寻、报价对比、洽谈合作、签订合同等各方面中。在管理人员方面，要建立严格的绩效评估、人事录用、专业培训等机制，大力提高采购人员在采购运营中的专业水平和技术能力，能够根据各类物资的市场特点进行科学的差异化分类和采购，并在采购管理中通过数据统计分析，为企业的发展提供更多新思想新服务。

5 结语

综上所述，石油企业想要提高物资采购管理水平，就要跟随现代信息化的角度，建立科学合理的信息化采购管理平台，从管理体系到人员应用上多方面加强重视，不断的跟随科技和市场经济的发展进行优化和完善。在信息化采购管理平台中解决物资管理的不明确问题，将信息技术与企业与物资采购有关的管理相融合，充分发挥信息化的优势为企业提供实时、可靠的动态信息，在采购过程中合理解决供求交流的问题，合理的预测市场变化，为石油企业物资采购管理提供更好的服务，加快我国石油企业的经济效益发展，增强国家经济和综合国力的实力。

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