高校数字化档案服务职能建设的策略研究

车晓轩 王玉红 童晓风

【摘 要】随着我国档案数字化不断发展，数字档案的服务职能建设逐渐引起各高校的重视，简单的电子档案查询、数据调取已经不能满足数字化档案的发展需求。文章通过对高校档案数字化建设现状的梳理，分析高校数字档案服务所面临的困难，利用产业经济学上、中、下游产业链理论，对高校数字化档案服务职能的基础层次职能、数字档案利用服务、数字档案编研开发利用及档案安全服务保障等方面进行档案服务职能策略研究。

【关键词】高校；数字化；档案；职能；策略

【中图分类号】TN941.1 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2018）05-0258-02

1 高校档案数字化建设现状

高校档案是指高校在行政管理、教学实践和学术研究过程中产生的真实记录和原始性凭证，其具有时间跨度大、涉及内容繁杂、材料来源广、应用广泛、保存难度高等特点。但是随着档案数字化进程的不断推动，为高校档案的收集保存与利用服务提供了便利化条件，逐渐使高校档案数字化成为我国档案数字化工作的排头兵。

从历史沿革来看，2009年1月，全国高校第一个数字化档案馆在上海交通大学开馆，迈出了高校档案数字化的第一步。在高校档案实践创新中取得了令人满意的成果。高校档案数字化建设不仅在我国部分高校中得到具体实施，也受到了国家有关部门和学术界的重视。早在2003年高校档案信息化建设高层论坛暨第五次学术研讨会上，就有专家提出“要努力建设服务主导的数字化档案馆”。《浙江省档案事业发展“十三五”规划》更加明确提出“加快数字档案馆（室）建设”，并将数字档案馆（室）建设工程列为重点项目。由此可见，高校档案数字化建设迎来了绝佳时期，同时拓宽高校档案服务利用范围，增进档案部门的服务职能。

2 高校数字档案服务面临的困难

2.1 档案信息开放程度低

档案信息开放程度问题不仅在高校档案工作中有所体现，在我国档案系统里均面对同样的问题。主要原因是政府信息公开制度尚不完善，数据开放共享不足，产业基础薄弱，并且缺乏顶层设计和统筹规划。档案机构基本处于加快档案信息开发、拓宽服务渠道与避免泄露档案机密、防止利用档案信息开放投机倒把的矛盾之中。这种矛盾制约高校数字化档案开放服务的发展。

2.2 高校档案工作人力资源不足

随着我国档案事业不断发展与进步，档案数字化已经成为千禧之后所有档案机构与部门的工作重点，高校的档案数字化更是全国档案数字信息化工作的排头兵、桥头堡。随着浙江大学、南京大学、上海交通大学等高校不断对档案数字化提供技术支持，全国高校档案数字化建设越发深入。但是数字信息化人才缺乏、传统档案人员专业性不足、高校档案工作者偏少、工作量大等问题逐渐显现。缺乏专业性与疲于档案数字化操作工作使得档案利用服务受到一定制约，从人力基础上缺乏应有的投入与转换。

2.3 高校档案网站开发乏力

我国大多数高校档案馆（室）基本都有独立的对外网站平台，各地区和高校发展水平不同，网站制作与运营存在较大差异。就整体而言，都仍然面对着许多问题和障碍，其中主要有以下几点：网站中活动报道多，档案信息开放少；整合不到位，检索功能缺乏人性化；不区分用户类型；缺少公众参与与互动。以上问题导致了高校档案网站的孤立与形式化，并没有在数字化档案建设中为公众提供更便捷的档案利用服务。

3 高校数字化档案服务职能建设策略

3.1 档案服务过程策略建设

从产业经济学的角度对高校档案数字化服务职能建设进行分析，可由上、中、下游产业链概念得出档案数字化服务职能建设应从上游档案收集整理的基础层次职能建设、中游的数字档案利用服务建设及下游的档案安全保障层次建设3个方面进行探讨与实践。

3.1.1 基础层次职能建设

基础层次职能建设必须先加快数字档案馆（室）的建设。《浙江省档案事业发展“十三五”规划》明确提出“加快数字档案馆（室）建设”，并将数字档案馆（室）建设工程列为重点项目。在数字档案馆（室）建设完成后，存档文件与资料的收集与整理也将成为整个档案工作的最上游环节。在数字档案馆（室）中纸质资料与数字化文件将会同步收集整理，入库存档。在提高档案利用服务职能中，应在最基础的上游环节充分发挥数字化档案的特点与优势，有针对性地进行档号与案卷号编目。从初始阶段拓宽检索门类，根据利用高校档案利用率的不同分档、分区、分级别设置检索条件。只有在基础层次抓住高校档案利用服务的根源，才能真正发挥数字化档案便捷利用的服务能力。

3.1.2 数字档案利用服务建设

从数字档案利用服务建设而言，首先，应有较为明确的档案开放制度作支撑，加强档案利用服务层面顶层设计，由国家层面统筹规划，加快法律法规建设。其次，在高校自身层面应不断创新服务形式，加强数字档案与新媒体融合，强化服务职能，加大开发力度，促进资源共享。最后，应提升档案从业人员的业务素质和业务能力，一切服务的基础是人，开设电子档案管理相关专业，开展档案服务性课题研究，建立健全档案管理服务责任落实制度和奖惩制度，刚柔并济，有序发展。数字档案利用服务建设作为高校档案利用服务职能建设的中心环节，不但需要顶层设计的制度指导与法制保障，更需要高校从自身档案数字化建设与人力资源建设中不断进取，以服务为中心，以安全为基础，是新形势下档案工作充满活力的核心。

3.1.3 数字档案编研开发服务建设

编研工作一直是档案事业中的重要部分，是拓宽检索途径、便捷档案利用的主要内容。数字档案的信息与载体的可分离性为高校档案编研工作提供更便利的条件，进而使数字档案编研工作成为加强高校档案服务职能建设的重要下游环节。数字档案编研工作能够深入挖掘档案馆藏，教学、科研、学籍、财会、基建等高校重要档案有条件进行专项编写研究，设定检索通道，便捷档案利用服务。数字档案编研工作是档案工作的下游环节，也是档案工作整体的发展与延伸，积极探索数字档案编研工作是高校数字化档案服务职能建设的重点之一，也是档案服务能力持续进步与发展的关键。

3.2 档案安全保障服务基础建设策略

现阶段的档案安全保障工作主要包含两个方面：一方面是原始类型纸质档案的保存利用工作，另一方面是数字化档案安全管理工作。本文主要针对数字化档案安全保障工作进行策略分析。数字化档案安全保存，是系列化檔案工作的终端。目前，应用较为广泛的数字档案容灾机制包括异地备份、双驱动硬盘数据备份、多分区数据信息库备份等。在高校数字化档案保存过程中应加强容灾机制与设备设施的制定与更新，确保档案信息资源的安全。

电子档案储存安全保障的下游环节是电子档案在利用服务过程中产生的安全问题。利用服务主要包括两个方面：一方面是高校内档案对外开放程度与权限的把控，另一方面是对外信息平台的安全。高校档案对外开放目前还存在一定的制约，随着我国档案信息开放的法制建设不断完善，高校档案部门积极结合法律法规针对校内师生和已毕业学生分时分权的设立网上档案查询服务。高校对外信息平台主要有网站及档案发布平台等。在加大利用服务职能的同时，必须保障各类档案对外信息平台的防火墙及数据接口的安全，必要时应及时切断对外平台与终端数据库的联系，充分保证档案原始数据资料的安全。

4 结语

随着我国档案数字化的不断发展，越发体现出档案的数字信息化不是孤立的，它是发展的、连续的。在高校中，档案数字化发展应不断加强档案服务职能建设，拓展数字化档案的利用途径，积极探索数字档案在利用过程中的问题，为国家顶层设计提供支撑依据，使档案信息有条件地公开、共享，真正做到档案数字化服务与信息基础设施建设同步，形成公益性信息服务机制，为高校的发展及全国档案事业不断进步提供发展动力。

参 考 文 献

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[责任编辑：高海明]