高校档案网站数字资源服务探析:以江苏省为例

张钰 颜祥林

[摘要]以南京大学等52所本科院校档案网站调研为基础，从服务对象、服务功能和服务内容等三个方面对其提供的数字档案资源服务进行考量，并在此基础上提出意见或建议，以期对我国高校档案网站的数字档案资源服务建设产生积极影响。

[关键词]高校档案网站数字档案资源网站服务江苏省

[分类号]G270.7

Research on the Digital Archives Resource Service of University Archives Website in Jiangsu Province

Zhang Yu， Yan Xianglin

（School of Information Management of Nanjing University， Nanjing， Jiangsu， 210093）

Abstract： Based on the investigation of the digital archives resource service provided by university archives website， some problems and factors can be discussed from three aspects. We provide some suggestions to exert a positive influence on the optimization of digital archives resource service.

Keywords： University Archives Website； Digital Archives Resource； Website Service； Jiangsu

2016年4月1日，《全國档案事业发展“十三五”规划纲要》（简称《纲要》）全面出台，标志着我国档案事业进入新时期、迈入新阶段。《纲要》在“加快档案信息化进程”的主要任务中明确提出“拓宽通过档案网站和移动终端开展档案服务的渠道”[1]的要求。其中，高校档案网站作为高密度知识集群地的窗口，是不容觑视的重要组成部分。它以网络主页的形式提供信息与服务，对内服务于数字校园，对外服务于信息社会。在“互联网+”等新形势的要求下，提供优质的数字档案资源服务必然成为高校档案网站的核心功能，也将成为高校信息化工作评价体系中的重要参考指标。

1考察样本

江苏教育在全国范围内的发展规模、整体水平和综合实力一直稳居前列。因其特殊性及代表性，对江苏省内52所本科院校（包括部委属10所，省属31所，市属5所，中外2所）档案馆（室）网站的调研，能够观察目前江苏省高校档案网站在数字档案资源服务方面的现状。根据调研结果进行定量与定性分析，最终可针对相关工作提供合理可行的建议。

网站调研结果显示：在52所本科院校中，无独立档案网站的高校19所，档案部门多数挂靠校长（院长）办公室；拥有独立网站但外网无法访问的高校4所；能够正常访问主页的高校29所，占比56%。这意味着江苏省高校档案网站建设仍处于“从无到有，从有到优”的初级阶段，需要相关单位加强对高校档案工作重视程度、采取推进措施。与此同时，高校档案部门也应当增强自身积极性与主动性，充分挖掘档案价值，采取倒逼机制强调档案网站建设的必要性。

本次网站调研时间为2018年2月1日至2018年2月14日。

2研究内容

档案网站服务主要由四方面构成：服务主体、服务对象、服务功能和服务内容。在高校档案网站中，服务主体以高校档案馆（室）为主导，高素质的单位人员能够正向影响网站建设工作；服务对象即有信息需求的用户群体，主要包括以学术研究为主要目的的专家学者、以个人查证为主要目的的师生成员、以信息阅览为主要目的的访问用户；服务功能能够通过具体的服务方式加以体现，主要包括查询功能、传播功能和交互功能等；服务内容即数字档案资源与其他辅助信息。辅助信息是指学校新闻、工作动态等非数字档案资源内容，不在议题之内。

以高校档案馆（室）为主导的服务主体，首先必须厘清高校档案网站的服务定位，方能提供针对性、个性化的资源建设及服务。服务定位可分为两个方面考察，一是服务对象，二是服务功能。

2.1服务对象

从用户使用权限的角度划分，高校档案网站的服务对象可分为网站管理人员、在校师生及行政人员、一般访问人员。在可访问的29所高校档案网站中，所有网站均对管理人员与其他人员进行区分，设立独立的档案管理系统入口且外网无法访问。7所高校网站的查询功能对校内用户和校外用户进行了区分。

目前高校档案网站设计时的分众行为，出发点是建立在档案的特殊性和保密性之上，而非真实的用户需求之上。同时，实际建设中用户区分的标准与措施过于简单。假设情境：本校毕业生在校外网中试图通过档案网站查询本人学籍信息，结果是无法访问，那么分众行为反而使服务对象无法获取需求信息。在细分用户类别、考虑多重情境方面，高校档案网站建设仍有值得探索的空间。

2.2服务功能

高校档案网站的服务功能主要包括三个方面：查询功能、传播功能和交互功能。其中，查询功能是基本功能，也是数字资源膨胀后的必需品。而传播功能体现在信息宣传与知识传播两个方面。信息宣传指借助反映本校校史、校园文化、校级出版物等方面的档案对学校自身宣传，而知识传播强调发挥档案资源价值，将库藏的部分科研档案成果通过统计、编研等方式进行开发，将档案信息转化为知识传播。交互功能则指服务主体与服务对象之间的信息交互，如留言反馈、查档预约、在线征集等具体服务方式。

（1）查询功能

检索是查询功能的重要表现形式之一，高校档案网站一般提供综合检索和专项检索两种途径满足用户需求。综合检索是指在网站首页中提供检索框，检索范围为网站或网站群信息资源。专项检索是指特定档案检索，如毕业生学籍检索、硕博士论文检索、科研信息检索等。

调研结果显示：在29所可访问的高校档案网站中，16所高校档案网站提供综合检索，其中13所能够正常使用，8所提供简单检索，5所提供高级检索；17所高校档案网站提供专项档案查询，仅6所能够正常使用。详见图2和图3。功能无法使用的原因大多集中在已设置栏目但信息提示仍在建设或维护中、栏目无法正常跳转、限校内访问等。

其中亦有表现优异之处。例如，南京理工大学、河海大学、中国矿业大学、徐州工程学院和南通大学等5所档案网站均提供高级综合检索，除南通大学自主研发检索软件外，其余4所均选择外包产品（WebPlus Pro平台）协助服务。再如南京工业大学等高校专项档案检索栏目划分详细，东南大学档案馆检索系统不仅做到分众，在纵向和横向检索设置上亦十分出色。

（2）传播功能

传播功能是高校档案网站的重要功能。2008年新修订的《高等学校档案管理办法》第四章“档案的利用与公布”部分，新加入“档案网站”一词作为高校档案机构积极开展档案宣传工作的多种形式之一。可见，档案网站的初始定位即发挥传播功能。

档案的展览与编研是档案网站信息与知识传播的主要途径。档案编研与展览均具有直观性强、受众范围大、实效性显著、宣传效果明显等突出特点，在调研中不再区分。

调研结果显示：在可访问的29所高校中，尽管具体名称不尽相同，但都具备基于某一主题将数字档案进行展示的栏目。不能尽如人意之处是：个别院校开设栏目但无具体内容，如南京林业大学、南京工程大学、金陵科技学院、南通大学等高校档案网站；部分尽管开设栏目但无法点击跳转，如南京大学、南京中医药大学等高校档案网站。

在主题选择上，高校档案网站常见的陈列内容有：校史年鉴、名人档案、精品馆藏、荣誉墙等等，特色如东南大学档案馆设立建筑、节日和知识考试系统等专题吸引访问者。在表现形式上，除一般的文字、图像、音视频等传统媒体形式，3D校史馆模型等新型媒体技术正逐渐推广，南京大学、东南大学、南京理工大学、南京工业大学和江苏大学等5所高校档案网站均可实现在线访问。

（3）交互功能

根据调研结果：10所高校档案网站拥有线上交互功能设计，多数采用留言板与馆长信箱跳转形式。江苏大学提供线上档案征集模块，极大便捷了用户服务，提高了档案征集效率。除此之外，7所高校档案网站嵌入微信二维码，其中4个为高校档案网站独立公众号，3个为高校公众号。充分借助社交软件的互动交流是紧跟新时代、新技术的最佳体现。

随着时代的发展与技术的变迁，高校档案网站的服务功能也应当不断地拓宽与深化，不仅能够充分发挥数字档案资源的价值，也能够丰富服务形式，让我们看到传统服务的蜕变和发展潜力。

2.3数字档案资源状况

高校档案网站数字档案资源建设可从形式与内容两个方面进行简单评估。数字档案资源的形式主要包括文本、图像、音视频等，数字档案资源的内容则根据档案类别的丰富程度及均衡程度进行衡量。

（1）形式评估

根据调研结果：江苏省高校档案网站提供的数字档案资源形式均能采用文本形式，但呈现单一化，多媒体数字档案资源比例小。在23所有内容的高校档案网站中，15所支持图像资源，占比65.2%，7所支持音视频资源，占比30.4%。除此之外，南京审计学院、中国矿业大学和徐州工程学院还选择插入外用链接的形式丰富档案资源，尤其是视频资源。

（2）内容评估

根据《普通高等学校档案管理办法》规定，高校档案主要类别为十一类。根据网站调研结果归纳，高校档案网站多数公开的档案类别有：党群行政类、教学科研类、出版物、学生类。

数字档案资源的内容建设现状并不乐观，具体理由如下：首先，部分院校的档案资源建设情况几乎为零，在空数据库现象；其次，大多数院校数字档案资源建设局限性较强，多集中在对某一类档案的建设上，而在党群行政档案、教学科研档案等资源版块的建设较为落后；第三，党群行政档案的意识程度与重视程度最低。不过其中也不乏建设成果较为突出者，如东南大学档案馆的整体资源建设成果较为均衡、丰满。

3结语

基于分众用户需求、提供优质档案资源服务，是高校档案网站建设的根本出发点。联系调研现状，建议从以下诸多方面入手，全方位提升高校档案网站质量，在“从无到有，从有到优”的进程中愈走愈远。

（1）明确建设标准，找准服务定位。基于高校档案馆藏集中化、相似度高的特点，出台专門化、标准化的档案网站建设建议是可行方案，这有利于高校迈开“从无到有”的步伐。在设计网站过程中，应当自上而下明确服务对象与服务功能，将档案网站融入高校服务平台中，作为校园信息化的部分工作。要建立专指性服务，即针对特定的目标人群开发的服务模块，例如：对毕业生或者校友提供的档案查询服务，以此增强特定用户的信任程度和依赖感，使档案网站成为该类用户获取档案信息的首选途径。

（2）深化服务内容，优化服务形式。可考虑从三个方面优化高校档案网站数字档案资源内容：一是加快推进馆藏档案数字化工作，在完善网站检索目录信息的同时，将馆藏数字化档案在允许开放的情况下尽快全文上网；二是丰富数字档案资源类别与形式，改善档案种类结构，平衡各类档案的比例；三是加强数字档案资源整合力度，以南通大学档案馆为例，联合本地区兄弟院校及其他单位部门，形成数字档案网站群，拓宽服务范围。

（3）注重服务反馈，特色服务模块。反馈和评估才是一个服务流程的终止，也是新服务的起点。高校档案馆必须要建立自己的评估体系，将评估指标细化，具体到每个环节，如馆藏档案数字化率、网站数字档案资源的分类与数量、已构建的数据库类型、编研成果的质量、用户查档统计等等。同时，在自己评估的基础上处理用户的反馈信息，例如邀请用户每次退出网站时留下个人的利用信息，为服务情况进行打分等，或者在档案查询过程中将没有查到的档案反馈给档案馆，档案馆可以对需求集中的数字档案信息进行补充添加。另外，不同高校尤其是地方高校及职业院校，应当结合自身发展实际情况设计并建立档案网站。千篇一律的服务缺少自己的特色，而且这样的竞相模仿也会导致短板的趋同。个别高校如扬州大学档案馆已推出个性化服务，尽管仍在不断探索中，但至少能为其他高校提供新思路。

参考文献

[1]全国档案事业发展“十三五”规划纲要[J].中国档案，2016（5）：14-17.

[2]江苏省数字档案馆等级评估办法.苏档规发[2012]1号.

[3]祝洁.分众传播时代的档案网站信息服务模式创新[J].档案学通讯，2013（1）： 87-90.

[4]李灵风.档案信息分众传播初探[J].浙江档案，2010（11）：18-20.

[5]王榕，曹玲.我国高校数字档案信息服务模式的归类分析——基于211高校档案网站的调研[J].数字与缩微影像，2013（4）：32-36.

[6]彭清清.我国数字档案馆信息资源服务研究[D].安徽大学，2014.

[7]赵淑梅.数字档案资源的建设[J].辽宁大学学报2003，31（3）：30-33.