数字化技术在房地产档案管理中的应用

张鸣强

摘 要：在与传统档案资源的管理对比过程中，数字化档案管理的高效运用，符合时代发展，也迎来新的发展机遇，在房地产档案管理过程中，以数字化为根本的管理模式，在开展工作时，相关人员要重视数字化档案管理的特征，同时也要按标准开展，以此提高档案数据的安全性，通过科学化的管理，提高档案管理工作的服务水平。

关键词：数字化技术；房地产；档案管理；应用

1 房地产档案管理数字化的涵义和应用原则分析

1.1房地产档案管理数字化的涵义

房地产档案管理，采用的数字化技术，包括计算机技术、数据库技术，也包含了数字摄影技术和扫描技术，基于这些技术，充分改变了传统管理模式，以数字化为依托，不断融合先进技术，实现技术的创新与发展。在管理阶段，保证了资源的有效贡献，也提高了资源的安全性，其管理过程顺应时代发展，符合当今火热的房地产市场发展趋势。数字化管理过程，形成一个系统化的管理模式，利用网络信息技术，构建了有效的档案数据库，可以便捷提取，可以充分利用，是对房地产事业发展的有效助力，即保证了资源的高效率管理，也推动了服务水平的提升。

1.2房地产档案管理数字化的主要特征

1.2.1日常网络化管理。档案管理日程化管理，主要是从档案信息的收集整理入手，档案一旦受理，要实现其数字化系统的信息利用价值，这样一来，提高了工作便捷性，通过科学的检索设置，能够提高工作效率。

1.2.2服务社会化。数字化技术在档案管理中的应用，有效弥补了传统手工档案管理模式的空白，实现了资源共享。用戶只要通过计算机网络就能够自主、快捷查询和下载自己所需要的内容，这种服务具有社会化的特点，代表着社会的进步。

1.2.3全方位服务。数字化的房产档案将文本、图像等信息存储于计算机中，使得人们能够更为方便、快捷地通过登录计算机系统进行查找与确认，使服务全方位化、多元化，满足了社会大众的需求。

2 房地产档案管理工作中数字化技术的运用

2.1档案索引和查找时准确快捷的运用

以查找做举例说明，有时业主办理某些业务时要原房屋买卖合同或其他材料的复印件时，在没有使用数字化技术之前工作人员必须进入库房提取档案。在提取过程中总是会出现找不到档案的情况，经工作经验总结有三种情况：首先，业主从没有对房屋的权属登记，它包括初始、转移、变更、质押、注销、补登；其次，档案在分区放置时没有放对；最后，档案管理员因疏忽在档案用过之后与别的资料混放起来，弄出了“伪丢失”的现象。在使用数字化技术后工作人员建立电子档案，档案管理有了数字化索引栏目，在栏目中进行关键字等搜索，立刻就能够找到符合条件的文件，业主有没有进行权属登记一查就可以知道这样一来，检索变得简单化、有效，同时有效的解决了放错、混放的情况。数字化查询过程中少了时间和空间的局限性，同时也缩短查找的工作时间、节约工作人员和工作量。还有以往手工查找文件程序复杂繁琐，特别不方便。现在有了数字化技术在房地产档案管理的运用使得查找更简便，它的运用价值更是非常大促进了档案管理工作的有效进行。

2.2档案统计工作中数字化技术中运用

房地产档案管理运用数字化技术的运用使得数据统计在房地产档案管理工作中具有实用性，随着社会地积极发展、科技在不断地进步，房地产档案也不仅仅是业务作为本身财产的重要依据，也为国家经济等各项决策提供了判断依据。房地产档案统计数字化技术是信息与互联网共同运用形成了档案统计模块。在档案统计模块中，档案分门别类的进行归档。但是，原始的档案凭证还是不能缺少的，需要作为最原始的依据保留。由于房地产档案工作也涉及到大量的数据汇总、统计分析，有了数字化技术的使用，数据汇总更准确、统计分析也会更全面。

2.3系统权限设置的安全性在数字化技术中的运用

数字化技术在软件中大都会有权限设置，同样也运用在数字化房地产档案管理软件中，不同的工作人员有不同的权限。例如：登记的工作人员只能负责登记工作、审核只能做审核的工作，各司其职，相互之间既是独立的个体，同时组合在一起也是一个完整的体系，这样系统权限的设置发挥了积极地作用。由于房地产管理工作是涉及业主个人的隐私和业主其他业务的办理，这样保护好业主信息材料齐全、保密是系统权限设置中必不可少的，即是对业主信息的保密也是对房地产档案管理工作认真负责的态度。数字化技术分模块把房地产档案管理区分开，如户籍管理系统、测绘及面积计算系统等然后在各个程序连接处进行权限设置。整个房地产档案管理系统模块系统清晰、工作人员工作内容明确使得数字化技术在房地产档案中合理运用，档案达到安全的同时也使得管理进行了层次性的划分。

3 应用数字化技术需要注意的事项

3.1建立健全管理制度

在房地产档案管理过程中，需要建立有效的管理制度，通过制度的构建，更好地推动数字化技术的运用效率，首先，要做好规划和控制，制度制定过程要考虑数字化档案信息的敏感性与机密性，规定形成有效的安全认识。避免因档案数据的丢失或被盗取，造成一定的损失。其次，重视数字化系统环境的构建，制度中要包括对于档案机房出入的控制，要通过环境条件与保证管理工作，提升房地产资源的储存效率。

3.2加强创新型数字化技术人才的培养

房地产档案管理，为提高工作人员的数字化技术运用效率，必然要构建一支具有专业水平的管理团队，要求相关人员，要具备数字化技术操作能力，例如，具备设施的维护、升级能力。在进一步提高工作人员技术水平的同时，要实施有效的培训，培训要具有针对性，不同工作内容，制定不同的培训机制，实现工作人员的专业化发展。利用管理水平提高，不断推进数字化技术的高效运用，充分肯定其建设的意义与价值。

结束语

房地产档案数字化，改变了传统档案管理模式，作为现代化科技发展过程中重要体现，为提高管理的效率，必须要以有效的分析，不断提高认识，以此通过整合有效技术与资源，实现房地产档案管理的有效性。

参考文献

[1]杨梅霞.房地产档案管理中数字化技术的运用[J].住宅与房地产，2017（35）：19.

[2]黄华.数字化技术在房地产档案管理中的应用[J].中国管理信息化，2017，20（20）：162-163.

[3]刘熙华.数字化技术在房地产档案管理中的探讨[J].低碳世界，2017（06）：278-279.

（作者单位：天津市红桥区房管局）