对文书档案管理工作的几点思考

曹晓红

摘 要：本文主要结合笔者在办公室从事20多年的文书处理、文书档案管理工作实际，分析了文书档案管理工作具有收集资料、保存资料、记载历史，与文书档案产生直接联系的文书工作以及文书档案内容丰富、载体多样三个方面鲜明的特点，探讨目前大队文书档案管理工作中文档规范衔接问题、文书工作与时代发展不同步以及文书档案管理人员素质有待提高的现状，提出了针对性的对策，并结合本人在实际工作中的一些粗浅认识和体会重点论述了有关做好文书档案管理工作的关键因素和环节。

关键词：文书档案；管理；思考

文书档案是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。

1.文书档案管理工作的特点

1.1文书档案管理工作重在收集、保存资料、记载“历史”文书档案管理多以发生的人事、事件、过程记载、文件、书报、物品存档为管理对象，管理手段主要就是用载体（纸质或实质）记录下来，并分门别类地存放在档案室中。这个阶段管理的重点就在“收集”、“管理”、“编目编册”、“保存”、“借阅”等工作上。同时，非常强调资料的完整性、安全性。档案管理起到的最大作用就是记载历史，使得后人可以引用和借鉴历史资料，这样档案才产生作用。

1.2与文书档案直接产生联系的主要是文书工作

文书工作包括文件的收集、登记、运转、催办、承办以及文件的整理、立卷和归档。文书工作的全过程也是档案的形成过程。而档案工作是在文书工作的基础上对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用。文书工作是档案工作的前提条件和基础，档案主要来自于文书。文书部门把本单位活动中形成的、具有保存价值的文件材料经过整理立卷，定期向档案部门归档。

1.3文书档案内容丰富，载体多样

文书档案是单位工作各方面的真实记录和反映，涉及党群管理、行政管理、科技档案、会计档案、特种载体档案等方面，形成了档案内容的丰富多彩。由于文书档案包含有单位及上级部门印发的各类正式“红头文件”，单位签订的各种合同、协议、责任书，照片、录音、录像，以及各种电子档案等等，这就形成了文书档案载体的多样性。

2.目前文书档案管理工作现状

2.1文书工作与档案工作衔接问题

文书工作与档案工作既有联系又有区别，既有统一又有分工。目前我单位的文书工作和档案工作和大多数企业一样都是实行分块管理，即：由办公室文秘人员负责文书档案工作，档案部门负责单位整体档案管理工作。这种体制虽然是一种比较科学的管理制度，但在某种程度上却拉大了文书工作和档案工作的距离。如果文秘人员档案意识淡薄，档案业务知识不多，就可能影响文件的归档质量，致使二者在衔接过程中出现了许多脱节之处，出现诸多不规范现象，这直接影响了企业文书档案的建档质量。

2.2 文书工作与时代发展不同步

随着科技、信息化时代的全面到来，我单位在办公自动化方面虽然取得了很大的成绩，但文书工作方法还停留在传统的手工操作，落后于时代的发展，离实现文档一体化管理的要求还有一定的距离。

3.对文书档案管理工作的几点思考

3.1 领导重视是做好文书管理工作的前提

文书档案管理工作在我们的实际工作中有两个类别：一类是上级组织产生的文档管理；另一类是由本级组织产生的文档管理。两类文档均是领导集体开展工作的依据之一，这就要求各级领导要充分重视此项工作。在加强文档管理的工作方面，应做到以下两点：一是从硬件设施，软件管理各个方面提供便利的条件，从上至下形成重视档案管理的风气；二是经常参与和反思档案管理工作的具体细节，对档案管理中存在的问题及时提出改进的意见。

3.2 规范衔接文书工作与档案工作

公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案工作的开始环节，是真正意义上的衔接点。解决衔接脱节的问题，我认为关键是要建立一支具备一定档案业务知识的队伍，可以采取专、兼职档案员的做法，使文书档案从起草或接收起就在专业规范的基础上运作，如果这些人都具有对部门文书文件的形成、收集、整理、分类、立卷等的基本知识，那么就可以保证在同一规范下沟通业务。还可以采取部门分工负责的做法，谁承办谁整理，谁立卷谁归档，有效地避免和防止文件的散失。

3.3 加强文书档案的收集工作

收集是企业档案工作的基础环节，也是最为重要的一个环节，做好了收集工作，企业档案的作用才能有可能发挥到最大。

首先要明确收集范围。凡是本单位工作活动中所形成或收集的已经办理完毕的，具有一定参考保存价值的文件材料，都在收集整理与归档范围内。其次要加强平时收集，做好平时歸卷工作。

3.4 加强文件立卷、归档工作

档案管理的关键是文件转化成档案。这一过程，需要经过文件的鉴定、分类、组卷、拟写案卷标题、填写卷内目录和备考表等等繁琐的程序。这就需要档案工作者要有耐心，要细致入微地做好档案的立卷工作，不能有丝毫的差错。新形势下实现办公自动化要求档案工作者与时俱进，充分发挥计算机的作用，改变过去陈旧的立卷方式，简化归档程序。

3.5 加强文书档案管理工作的信息化水平

加强文书档案管理的信息化水平，我认为：一是要领导重视，从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员的业务技能。二是要吸收一些具有专业计算机技能的人才从事单位的信息化工作，这样更能有利于文档管理人员结合本岗位开展工作。

结束语

文书档案管理工作是各方面管理的重要组成部分，是维护一个部门历史真实面貌的一项重要工作，在单位管理工作中发挥着举足轻重的作用，只有充分重视此项工作，采用科学管理的工作方法，提高档案管理人员的综合素质，才能顺应新时期文书档案管理发展的需要，继而利用档案材料和档案信息在日常工作的有效价值，指导和服务于管理工作，实现其工作的特有职能。

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（作者单位：核工业二O八大队）