做好公路工程档案应做到“四个保证”

文·辛燕

公路建设是推进经济发展的重要部分，公路工程档案作为公路工程的写照有着重要的意义，加强公路工程档案管理工作应提上重要议事日程。公路工程档案在工程运营和维护工作中无疑发挥了重要作用，然而当前公路工程档案管理工作并未跟上社会的发展，仍然面临很多问题，如建设项目档案不齐全不完整，特别是公路建设前期立项决策﹑可行性研究﹑方案论证等策划决策阶段的材料缺失。为提高公路工程档案管理水平，顺利通过档案专项验收，为今后公路工程公路养护管理提供完整﹑准确﹑系统的内业资料，本文重点从公路工程档案管理重要性的角度出发并提出相关解决方案，强调做好公路工程档案工作应做到“四个保证”。

一、保证建立完善的档案管理网络

即在形成档案的各部门建立严密的档案管理网络，实行所有参建单位项目档案领导责任制，设兼职文书﹑档案员，明确参建单位与兼职档案人员的职责范围，形成横向到边﹑纵向到底的无缝档案网络，确保档案工作顺利有效地开展，同时也能够起到上传下达的作用，实现工程项目档案的超前控制。各参建单位应保持档案人员的相对稳定，如有人员变化，需办好交接并及时通知项目业主（代表）。

二、保证责任落实到位，实行保证金制度，实现经济措施超前控制

在公路工程档案工作中，充分发挥经济杠杆作用，运用经济手段进行制约，是超前控制文件材料积累的有效措施。在项目建设管理单位，参建单位都能产生大量的文件材料，明确资料管理人员岗位责任制，规定各自在文件材料形成积累中的责任义务，并做到奖罚分明，责任明确。对各参建单位，在合同协议中明确合同金额的一定比例作为工程档案的质量保证金，工程档案质量未达标时，项目业主予以扣留。该责任保证体系的建立，为工程竣工档案的材料完整﹑准确﹑系统提供资金和制度保障。

三、保证档案工作与工程建设同步进行

档案工作与公路建设同步，是工程档案管理的基本要求，也是做好工程档案管理的关键措施。要按照国家相关法律法规，坚持把公路建设项目的建档工作纳入公路建设及管理的各项程序，充分发挥档案管理的监督机制作用，保证公路工程档案的准确﹑齐全﹑完整。

（一）在公路一开工，参建单位一进场，即明确该工程项目的归档范围和归档要求

建设单位应依据国家﹑省﹑市档案主管部门及上级主管部门的有关文件规定，结合工程项目实际，制定公路工程文件材料立卷归档细则，以正式文件发各参建单位，并举办公路工程文件材料收集﹑整理培训班，进一步明确项目档案的整理方法标准与要求，从而做到有章可循。同时，指导各参建单位加强日常资料的收集﹑整理，为日后工程竣工档案编制积累材料和经验。

（二）抓住重点和关键环节，加强日常检查指导

由于各参建单位的资质和技术人员素质参差不齐，在理解执行标准上往往有偏差，以及档案意识有强弱之分，建设单位档案人员应主动了解工程进度，抓住重点和关键环节，积极主动会同工程管理人员﹑监理人员﹑施工人员加强现场调查研究，了解整理进度和情况，根据各参建单位的实际情况进行针对性的检查督促，因地制宜，分类指导。

（三）抓住薄弱环节进行跟踪控制

在实际工作中，国家重点工程的薄弱环节主要有：一是前期工程阶段和工程初开工阶段。因这一阶段机构不健全﹑人员不到位，时间跨度大，无暇顾及及文件材料的收集，甚至出现前期工作临时机构撤离﹑合并﹑人员调动﹑相互交接不及时，容易出现空挡。而这一阶段的文件材料较多，并且非常重要，故而把这一阶段作为文件材料收集的重点，加以控制。二是缺陷责任期阶段。虽然工程已交工，但还未正式竣工验收，仍会形成大量资料，且比较重要。在这一阶段，因为思想上认为工程结束，人员减少了，工程不再紧迫，资料往往被忽略，故应把这一阶段作为薄弱环节加以控制。三是与工程配套的﹑大量的﹑种类多的﹑现代化程度高的中外文资料的登记造册加以存档，特别是孤本资料﹑重要资料要复印，借阅利用时提供复印件，以免丢失。四是对声像光盘等特殊载体档案的收集要超前控制，决不能等到工程竣工时集中收集。

四、保证所有单位工程档案验收顺利通过

重点工程的竣工验收是政府主管部门对投资效果的全面检查验收，不仅是对工程主体的验收，同时也是对工程档案的验收。由于重点工程建设规模大，施工周期长，单位工程多，只有严把单位工程竣工档案质量关，才能确保整个工程档案验收的顺利通过，所以单位工程的预验收是超前控制的重中之重。单位工程预验收重点主要有隐蔽工程，注意检查隐蔽工程验收记录是否经监理人员签字认可，还有设计变更是否齐全，是否编制竣工图等。通过对单位工程竣工档案的严格把关﹑超前控制，为整个工程竣工档案验收打下坚实的基础。