基于体制改革的国家档案馆馆藏资源优化配置研究

文·马湘杰

档案资源是制约档案事业发展的“瓶颈”性因素，国家档案资源建设是实现档案事业可持续发展的基础。国家综合档案馆是国家档案资源的集中地，也是国家档案资源建设的主体。对于档案馆﹑图书馆与博物馆等收藏机构来说，藏品就是资源，藏品的质量﹑种类以及规模决定着收藏机构之间的社会竞争力，藏品的质量高﹑种类多﹑规模大，对公众的吸引力和社会影响力就会越大。[1]信息资源从性质和范围上划分还可以分为公共信息资源和私人信息资源， 档案馆保存的主要是政府机构产生的公共信息资源。“公共信息资源是以公共利益为价值取向的资源类型”。[2]

档案馆馆藏资源建设正逐渐以社会需求为导向，以丰富的馆藏资源为基础，同时特里·库克在文献[3]中指出“档案工作者由实体保管员向知识提供者的过渡，正是档案界为应答电子时代的挑战，由保管时代向后保管时代过渡的要求。”档案馆馆藏资源利用的价值得以体现，这也是符合体制改革下档案事业发展方向的。

一、我国档案管理体制改革发展现状

档案管理体制是档案工作中的领导隶属关系﹑组织机构设置以及管理权限划分等方面的体系和制度。我国自1954年设立国家档案局之后，多年来，经过多次领导体制调整和机构改革，逐步形成了具有中国特色的集中式档案管理体制。改革开放以来，我国逐步由计划经济向社会主义市场经济转变，这一转型对我国的政治﹑经济﹑文化等各领域都产生了深远而积极的影响，也导致了我国各行各业的调整与变革。作为国家行政管理体制的重要组成部分，档案管理体制也发生了深刻的变化。新中国成立以后，党和国家对档案工作十分重视，先后多次对我国档案管理体制进行调整，而每一次的调整，都对我国档案事业的发展产生深远而积极的影响。[4]

我国档案管理体制及其改革中存在的问题，档案管理体制自身的不足，从我国的档案管理体制建立之初，就存在缺乏公共服务理念﹑条块分割问题﹑缺乏统一管理等弱点。孟晓华[5]从体制改革的角度出发，进一步分析我国档案管理体制形成发展的历程﹑根源以及体制改革中存在的问题，进而提出我国档案管理体制改革的设想。她认为我国档案管理体制改革应向市场化﹑法制化方向发展，并提出加强对私人档案管理的建议。罗军﹑毛纳[6]认为我国档案管理体制改革应当在国家行政体制改革和文化体制改革的框架内基于档案资源体系和档案利用体系进行局部的改良或总体框架的重构。综上所述，目前国内关于我国档案管理体制的研究，主要集中在研究我国现行档案管理体制的演进﹑改革历程，对档案管理体制中的领导体制﹑机构设置等问题进行探讨，分析现行体制自身的不足与缺陷。

图1 关键词共现网络

表1 部分关键词统计

二、档案馆馆藏资源配置研究与实践现状

（一）描述性统计分析

词频是指所分析的文档中词语出现的次数。词频分析方法就是在文献信息中提取能够表达文献核心内容的关键词或主题词频次的高低分布，来研究该领域发展动向和研究热点的方法。[7]共词分析的基本原理是对一组词两两统计他们在同一文献中出现的次数，通过这种次数来测度他们之间的亲疏关系。而关键词的共现分析就是对数据集中作者提供的关键词的分析。

CiteSpace软件是由美国Drexel大学华人学者陈超美博士基于JAVA程序语言开发的一款适用多元化﹑分时﹑动态复杂网络分析的可视化分析工具。笔者在中国知网以“档案馆馆藏资源”为检索式，共检索到243篇相关文献，利用CiteSpace选择分析时间为1991-2017年，时间切片为1年，Top N阈值为50，得到的关键词共现网络如图1所示，根据此图谱整理出的关键词词频如表1所示。

结合CiteSpace分析结果，我们可以看出目前与档案馆馆藏资源的相关研究主要还集中在公共档案馆﹑文化机构﹑信息资源建设等领域。结合体制改革的馆藏资源相关研究还没有出现，但有不少学者对于中国档案体制改革的研究和档案馆藏资源的研究分别展开取得了不错的理论成果。

针对档案馆藏资源的相关研究热点，本文结合CiteSpace提供的“timezone”视图，“timezone”视图从时间维度上来表示知识演进的视图，它可以清晰的表现出文献的更新与相互影响，因此本文利用此视图来展示主题的时序分布，以揭示主题的发展规律。

图2 timezone视图

（二）档案馆藏资源发展

档案信息资源是我国国家信息资源的重要组成部分，我们必须对其进行合理配置，以保证档案的齐全﹑完整和安全，改善档案信息资源结构，使各类档案信息得以综合起来发挥最大效用，从而有利于提高档案工作的效率，增强档案部门开发利用档案信息资源的能力，减少档案信息资源流通中的障碍，有助于档案价值的实现和转化。[8]

建国初期，陆续出台的若干档案工作法规将“档案”定位为“国家档案”“党政档案”，将档案馆定位于党和政府的附属机构，而不是公共性事业机构。基于这一定位，档案工作者普遍认为档案是党和国家行政管理活动的伴生物，主要为党的事务和国家行政事务服务。这种传统的“国家档案观”成为档案馆面向社会﹑亲近公众﹑贴近生活的一大思想障碍，使得党政机关之外的其他组织和个人的档案不被认可﹑不受重视，普通民众更是难以步入档案馆的大门。[9]

长期以来，由于受“国家档案观”的影响，我国档案馆馆藏结构单一，几乎是清一色的“红头文件”。馆藏结构不合理使得综合档案馆名不副实，实际上成为了党政机关的内部档案库。现行“集中统一﹑条块结合”的管理体制，一方面体现了我国档案行政管理部门﹑各级档案馆﹑机关团体和企事业单位的主体地位，另一方面将“条”的从属关系和“块”的管理模式相结合，强调各级机关隶属关系及行政区划界限。

近年来，我国经济的快速发展给档案事业带来了历史性的机遇与挑战，档案界也开始重新思考国家综合档案馆的社会定位与未来发展方向，建成更加开放﹑服务功能更加完善的公共档案馆成为了各级国家综合档案馆的发展目标。[10]

三、档案馆馆藏资源优化及利用

档案馆馆藏资源整合的最终目的是为公众提供利用服务，进而实现档案资源的价值。[11]在馆藏资源优化配置中应该遵循以下几个原则：

（一）科学性原则

每个档案馆的馆藏资源建设，都要以适合于本馆用户需求为出发点，因此必须以科学的态度，对本馆的馆藏及用户进行调查，并以此为根据，决定本馆的资源配置原则，包括多种载体并存情况下信息资源的采集标准﹑资金分配方案，及与其他信息机构之间的资源共享与分工合作等。

（二）特色性原则

充分调动群众参与度，打造档案馆特色文化产品。档案馆收集社会档案资源较为困难，档案资源具有分散性，另一个方面有限的工作人员和社会中与日俱增的珍贵档案及公众的多样性需求之间的不平衡。面对这种情况，档案馆可以鼓励市民的“档案行为”，即让市民融入档案馆文化产品建设中，建设具有本地资源特色的档案资源，同时拉近档案馆与公众之间的距离。

（三）合适性原则

目前数字档案的保管模式主要有双轨制保管﹑异地异质并行保管﹑分工合作保管三种保管模式。数字档案保管要在综合考虑人力﹑物力﹑财力等因素基础上，针对数字档案的不同特征和用途，合理的选择数字档案的保管模式，有利于充分发挥数字档案的利用价值，获取最大的社会效益。

在馆藏资源利用层面，作为服务主体的档案工作者由实体保管员向知识提供者的过渡，正是档案界为应答电子时代的挑战，由保管时代向后保管时代过渡的要求。传统的档案馆馆藏资源利用，主要由档案工作者被动地接收利用者的利用需求，并向用户提供档案实体。向知识提供者过渡则要求我们关注的对象不仅包括档案实体对象，更应该关注档案本身蕴藏的信息以及更深层次的隐性知识。[12]吴宝康教授在《当代我国档案工作的重要文献》中曾指出：“档案必须利用，通过利用来发挥其作用为社会服务并同社会的政治﹑经济﹑科学﹑教育等方面紧密联系起来，实现档案自身的社会价值。”[13]为了搞好馆藏资源利用，档案馆工作者亟需变被动为主动，将静态的档案信息上升为动态的档案知识，为社会用户提供更深层次的档案资源。

四、档案馆馆藏资源优化配置建议

对于我国的体制改革下档案馆馆藏资源优化配置有以下几点建议：

（一）理清党政职能

我国档案馆保管的档案资源主要来源于党政机关。我国档案事业管理体制改革的主要思路之一就是要明确恰当的领导关系，要逐渐改变目前各地档案部门有的归党委﹑有的归政府﹑有的是双重领导的模糊不清的局面，要做到分清党的政治领导职能和政府的行政管理职能。

我国档案事业管理体制的改革也应当将这种国家——社会的关系模式建立在国家权力对民众生活渗透的前提下，通过政府的宏观监督管理和社会组织的自我管理之间的互制，拓宽服务层面和丰富馆藏结构，从而得到各方面对档案工作更多的重视﹑关心与支持，使得档案机构设置更加合理化﹑科学化，使档案管理权限更加职责分明，也使更多的普通民众能够走进档案馆的大门。

（二）转变行政职能

行政职能是国家职能的具体执行和体现，是行政机关在依法对国家政治﹑经济和社会公共事务进行管理时应承担的职责和所具有的功能。与此同时其他国家职能的实现程度又受到行政职能发挥程度的影响和制约。政府行政管理的基本职能可以概括为政治﹑经济﹑社会﹑文化四个方面。这些职能集中体现了政府在国家社会生活中的主要作用以及行政管理的基本内容和范围。

（三）紧扣社会需求，加强档案资源的整合

国家综合档案馆收集和保存档案，目的是为了满足社会对档案的需求，为社会服务。所谓“需求”，既包括机关﹑团体和企事业单位的需求，也包括各种社会组织和个人为学习研究﹑宣传教育﹑权益维护和休闲娱乐而需求；既包括当前的﹑现实的需求，也包括长远的﹑潜在的需求。[14]在经济社会日益多元化的今天，档案的社会需求也日益呈现多元化趋势。国家综合档案馆要以社会需求为导向，更好地满足社会的需要，特别是满足社会公众的文化需求﹑维权需求和日常生活需求为目标。

（四）降低成本，做到效益最大化

信息资源配置成本可分为信息资源的存量成本和增量成本。存量配置成本指的是早已完成配置过程的信息资源体系分布所耗费的社会财富及保持现有信息资源结构所耗费的社会财富总和；增量配置成本指增加信息资源配置时所耗费的社会财富。由此，通过控制成本优化馆藏，应从减少存量成本和增量成本两个角度入手，减少存量成本的做法是改进馆藏档案的定期鉴定制度，将失去价值的档案剔除，从而节省出有限的空间供其它档案存储之用；减少增量成本则可通过完善“归档”和开展进馆档案的优选和鉴定工作实现。

●参考文献●

[1][10]蒋冠. 国家综合档案馆馆藏资源建设策略探析[J].档案资源建设，2011（5）：37-41.

[2] [9]赵爱国.试论档案信息资源整合与档案馆馆藏建设[J].档案学通讯，2006（6）：33-36

[3][12]特里·库克.电子文件与纸质文件观念—后保管及后现代主义社会里信息与档案管理中面临的一场革命[J] .刘越男，译.山西档案，1997（2）.

[4]肖辉娟. 关于我国档案管理体制改革的研究 [D].上海：华东师范大学，2010

[5]孟晓华.档案管理体制研究[J].档案学通讯，2003（1）：17-20

[6][11]罗军，毛纳.公共服务视角下档案馆馆藏资源整合探究[J].业务探究，2016（5）25-26

[7]李杰，陈超美.科技文本[M].北京：首都经济贸易大学出版社，2015.

[8]蒋楠. 从信息资源配置看档案馆馆藏结构[J].档案学通讯，2002（1）：29-30

[13]吴宝康.在当代我国档案工作的重要文献[J].档案与建设，1996（7）.

[14]潘积仁.档案资源建设：原则 实践 策略[J].中国档案，2009（7）：16-18。