社保档案管理推进社保事业发展研究

李玲

摘 要：社保档案作为民生档案的重要组成部分，其重要性日益突显，本文通过对社保档案管理的重要性以及现状的分析，探索社保档案管理方法，以推动社会保障事业的发展。

关键词：社会保障；社保档案；制度；体系；措施；管理现状；特点

一、前言

随着我国改革的深入和社会的进步，社会保障事业已经成为构筑社会主义市场经济体制的坚实基础之一，得到了社会的普遍认可和赞同。由于社会保障的全面覆盖和参保人员的日益增加，社保档案管理工作也逐渐显现出其滞后的一面因此，完善社保档案的管理工作已势在必行。随着职工个人缴纳基本养老保险费制度的不断完善，养老保险与职工的切身利益更加密切，社保档案管理的领域不断拓宽，任务越来越繁重。这项工作涉及到每一位职工的切身利益，做得好与不好已成为一件大事，是树立社会保险机构良好形象的重要方面，是社会保险一项十分重要的基础性工作。

二、社保档案管理的现状

1、社保档案管理机制不健全 社会保障工作是一项范围广泛、程序复杂的工作。然而这些种类繁多的社保档案按其类别归属不同，这就造成社会保障各部门之间的信息沟通困难，而且社保各部门的领导普遍把工作重点放在参保人员的资格审批、社保基金的统筹使用等方面，导致社保档案如何管理等问题没有得到应有的重视，使有些社会保障部门的社保档案管理达不到规范化要求，不能及时准确地为参保人员服务、为社会服务。

2、社保档案管理安全不乐观 首先，随着科学技术的日新月异，电子档案可以有效缓解库存的压力。但是，电子档案对于存放环境的要求较高、寿命短，这就增加了社保档案管理的不稳定性。其次，随着计算机技术的不断发展，档案信息需不断地转存和迁移，这就有可能造成相关数据资料的遗失。再次，社保檔案如果保管不善，就会造成纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，有些档案资料也因查询次数频繁而不可避免的存在原件受损甚至遗失等不良后果，如果这些原始依据受到损毁或遗失，无论对社保机构还是对参保人员都可能带来难以估量的损失。

3、社保档案管理利用手段不先进

由于不同类别的社保档案分别归属不同的管理部门，就会有不同的开发商参与系统建设，进而导致其标准和技术架构产生差异，系统不能统一运行，不利于社保档案的集中统一管理，也严重影响着社保档案联网工作的建设进程。

三、社会保障档案的特点

1.形成范围的广域性

社会保障工作是涉及范围较广的一项工作。社会主义市场经济体制下，从企业到组织、从城市到乡村几乎每个公民都成为社会保障的对象，而社会保障诸多环节又往往由不同的部门负责，导致社会保障档案形成范围的广域性特点。

2、管理活动的动态性

在社会保障档案中的主体材料相对稳定的同时，一些微观、具体的档案材料信息内容是不断变化的，客观上决定了社会保障档案管理是一种动态的活动过程。

3.管理场所的分散性

目前，我国社会保障档案的材料来源是分散的。保存场所，即管理机构也是分散的。从社会保障档案的来源看：有企事业单位职工、个体工商户、自由职业者、城镇贫困人口及农村居民；从社会保障档案的管理场所看：除主要承担社会保障工作的劳动保障和民政低保窗口之外，财政、税务、银行、邮局、社区等部门都各自形成并保存着一批社会保障档案材料。

4.载体形成的主导性

目前，社会保障档案的载体形式基本上以纸质登记表格和数据库形式的电子文件为主，但今后将朝着以电子化的方向发展。

四、加强社保档案管理应采取的措施

1、建立全国统筹的社保档案管理体系

建立全国统筹的社保档案管理体系可以为社会保障事业的进一步发展和不断完善奠定重要的基础。首先，进一步完善社保档案管理体系，全力整合社保档案资源，构建社保档案利用平台，以最大限度地实现社保档案信息资源的共享；其次，加强对社保档案的形成、整理、保管、利用各工作环节的研究，制定操作性强、科学统一的社保档案管理工作规范；再次，档案行政管理部门要加大对社保档案管理工作的监管力度，指导规范建档、推进社保档案的管理工作。最后，档案管理软件的开发与应用要在管理制度上做出较为细致的规定，使社保档案工作逐步走向规范化、标准化。

2.构建社保档案管理安全体系

首先，落实好档案管理安全责任制，牢固树立安全第一预防为主的思想，提高社保档案管理的安全防范意识，明确安全责任，从制度上保证档案实体安全；其次，加大档案管理工作的资金投入，配备安全监控系统、消防系统和标准的档案装具，改善档案保管条件和环境。再次，强化技术保护，对已破损的档案要及时修复，防止进一步恶化；最后，加强对档案信息利用的监管工作。

3.加快社保档案管理工作的信息化进程

各地社会保障部门要重视社保档案的信息化建设，加大投入力度，努力建设社会保障档案信息网络，建立社保档案数字档案库，实现社保档案信息资源的共享；着力进行社保档案软件研发工作，提高档案借阅的自动化管理水平，改变过去手工操作的陈旧管理模式，共同促进社保档案信息资源的整合与共享，提高社保档案管理的利用效率。

五、结束语

现阶段，随着改革的深入发展，将触及到一些深层次的问题，为适应建立社会主义市场经济体制和劳动工资制度改革的需要，社会保险在扩大养老保险覆盖面，改革基本养老金计发办法、实行职工大病医疗费社会统筹和改革工伤保险制度等方面的任务十分紧迫，而社保制度改革需要的档案资料是总结历史经验和深化改革的重要依据。可以说，社保档案是社保制度改革过程和社保事业发展的记录和反映，是研究制定社保政策和改革方案的基础。因此，做好档案管理工作和搞好社保制度改革是相辅相成的，档案管理工作应跟上改革的步伐，与社保制度的改革基本保持同步。

参考文献

[1] 戴秀文：《档案工作如何更好地为经济建设服务》；2009年09期

[2] 岳斌：《浅议社会保险档案管理》；2009年19期

（作者单位：湖南水利水电职业技术学院）