用好电子化办公系统提升企业办公效率<br/>——对马钢电子化办公系统分析研究

用好电子化办公系统提升企业办公效率
——对马钢电子化办公系统分析研究

2018-09-04陈扬

安徽冶金科技职业学院学报 2018年3期

陈扬

(马钢集团公司办公室安徽马鞍山 243000)

随着计算机在各个领域的广泛应用，信息化已经融入整个社会生产生活之中，迅速发挥出其特有的信息化、移动化特性。伴随电子办公系统的产生，使以往的办公模式发生了翻天覆地的变化。大多数原先通过以纸张当作媒介的办公模式，变成了在网络上无纸化办公，并且通过网络实现了公司组织框架与工作流程的优化重组，跨越了时间、空间、部门分隔等诸多限制要素，给整个公司提供优质、高效、规范、公开、全面的管理与服务，提高了企业内部信息传递的准确性、及时性，提升了企业的办公效率。

1 大型钢铁企业运用电子化办公系统的必要性

一个现代化的办公系统无疑可以将企业的办公效率大幅提升。办公系统是属于管理软件系统工程，是以IT技术为支撑的软件开发而成的系统。目前主流的办公系统开发环境有PHP和JAVA，数据库则有Mysql(单机部署)和Oracle(可集群部署)等。大型企业员工数量多，各种办公流程繁杂，使用Oracle(集群部署)可以大幅度降低服务器的部署，满足大量用户的上线使用。办公系统功能是为了确保企业各类公文和业务信息的传递准确、及时、便捷，目的是提高企业的办公效率、提升管理水平。大型企业的管理范围广，各职能部门、二级单位及其下属相关单位、有关合资企业皆是管理范围，因此办公系统必须按照“一套系统、一个平台、多个门户、多级应用”的总体思路，以公文处理及业务审批为基础，并适时将其他信息化系统集成(如SAP、人力资源、薪酬等)，并通过手机APP和微信将办公系统所有功能移动化，使得办公系统实现跨网络、跨部门、跨系统、跨区域的办公模式，使每一个部门的每一个员工都能参与到办公系统之中。

2 电子化办公系统运行流程和操作管理

办公系统的管理运行流程。一个完善的办公系统应具有以下的工作程序：1、办公系统用户注册、变动、注销流程；2、办公系统应用及业务的变更流程。运行流程中一项重要的功能是权限管理，办公系统将一个企业上至领导层，下至部门和基层的员工都连接在一个系统网络之中，一个良好的权限管理可以使领导层的指令迅速下达至每一个需要知晓的员工，又可避免不同层级的员工信息的无序交流。为此，权限管理需要办公系统各层级系统管理员，通过对用户预先审核注册的信息进行整理，完成各层级用户注册、变动、注销的审核管理工作；通过分层分块权限的管理，确保每个用户使用权限的合理。

办公系统的操作使用管理。办公系统是各个功能模块按各个工作流来实现的，是办公系统每个功能的基础。工作流为一系列人员为完成一项工作而进行的信息转交(交互)的过程。一个办公系统通常情况下由收文、发文、会议通知、领导日程这四大管理层面以及公共信息平台、个人事务等相关模块共同构成。

2.1 收文管理

其基本步骤如下：收文(内、外部)→文件登记→文件拟办→领导批阅→业务部门办理→办结归档。各个流程是否办理，流转到哪个节点了都可以在“流程图”中查看，以了解当前流程所处的节点及办理情况。需要流转的公文，都可以使用“转发”功能向系统中的用户转发。为使公司级别的工作流程与部门之间的内部流程隔离运行，办公系统还应该提供“主流程”与“子流程”的转换触发功能，通过使用“转入子流程”功能，可以轻松将主流程的公文或文件转入所在的部门内部运转。

2.2 发文管理

发文管理基本流程为：公文起草→部门审批→办公室审核→领导签发→文件制作→公文发布→办结归档。此模块支持Word、Excel文件在线编辑修改，支持套用标准公文格式来制作文件，并且提供电子签名等相关科技手段。拟稿者能够便捷的导入Word文件实施所需编辑，经部门负责人审批，办公室审核、领导批示、核稿人修改以后，管理人员实施文件制作之后，公文便可以下发至各个部门阅收。管理人员能够对这个模块流转的公文实施追踪与监管，查看公文的签阅状况。

2.3 会议通知管理

该功能为企业内部会议及通知的发布。其流程模块与发文模块十分相似，会议和通知的发布人可以对所发通知办理状况实施监管，以便于相关流程人员按时收取，对会议落实状况实施追踪管理。

2.4 领导日程管理

相关负责人通过各种途径掌握领导们将要参与的会议以及他们的行程部署，继而根据时间顺序登记在办公系统中领导日程管理模块中，辅助领导布署将要开展的工作与行程。此外领导日程管理模块还能够提供相当便捷的查找，同时拥有提醒备忘、安排工作等功能。

2.5 公共信息平台

这个模块提供了一个信息发布、数据共享的平台，其中包含了公司动态、领导讲话、公司资讯、学习资料以及办公常用应用程序，来实现职工相互之间以及部门相互间的信息交互。

2.6 个人事务

为满足员工个性化办公的需要，系统还提供了高效管控个人事务的模块，主要有邮件交流、通讯录、工作提醒等功能，邮件可以用来传送不重要、非敏感的文件资料，实现实发实收；先进办公系统除了在网页界面的操作，还应该具有客户端实现即时通讯的功能，使得办公用户随时在线，手机客户端还能在手机上实现办公，彻底打破办公地点的限制，只要网络畅通，办公就能畅通，大大简便了办公用户的种种限制，起到事半功倍的效果，是提升企业办公效率的倍增器。

3 电子化办公系统运用实例

下面用马钢电子化办公平台作为案例，来谈谈现代办公系统对企业办公效率的提升。马钢是国内特大型钢铁联合企业之一，其自身具备有全球领先的冷热轧薄板、彩涂板、H型钢、高速线材、车轮轮对以及特种钢等诸多制造流水线，核心设备全面完成大型化、现代化，生产过程中百分之七十的工装设备皆达到全球先进水平，继而构成了别具一格的“板、型、线、轮、特”产品框架，拥有近4万人的员工规模。马钢秉承“以人为本、科技兴业、挑战自我、创造卓越”的经营理念，大力推进企业信息化进程，2016年启动了新的办公系统再选型工作，原先使用的系统是由原自动化公司2011年自行开发的系统。该系统在使用中逐渐不适应现在的办公需要，具体表现在：1、该系统在发送公文时不能在线制作。2、在工作流处理过程中不能转发至其他用户，只能线性处理。3、系统不能支持客户端，所有工作只能在网络浏览器中操作。4、系统无法做到移动办公，缺少手机办公、信息互联。为切实提高办公效率，马钢启动了办公系统升级项目，选择两个国内广泛使用的办公系统作为选择对象，以下简称A系统和B系统。

A系统在马钢生产单位具有庞大的用户基础。从2005年开始在公司中已有5家生产单位部署A系统，各个系统内总用户数已达4千余人，从基层用户到机关领导对A系统接受度都很高；在功能方面，A系统基本功能全面，流程设置自由，自定义组件较多，在5家单位用户中满足信息化办公需求；A系统具有基础的移动办公功能，能满足简单的移动办公需求。其移动办公组件均为原生开发的，使用体检较好；硬件上A系统对服务器硬件要求不高，2台服务器即可满足一套系统运行负载，后期维护的工作量不大，单套系统费用也不高。因此对于用户数5000以下的中小用户来说，A系统具有比较较好的性价比和实用性。

B系统是国内知名的OA软件开发商，主要针对大型集团用户，对比A系统B系统具有以下特点：一是B系统的功能模块众多且自由度更高，可以满足大型企业信息化办公的绝大部分功能需求；二是B系统与SAP具有接口互通，可将SAP的数据集成到B系统中，提高业务审批流程效率；三是B系统的移动端功能更加全面，可将网页端功能自定义配置到移动端，二次开发工作量少。四是B系统平台费用相对A系统较低。

通过上述A、B系统对比分析，马钢认为B系统能较好满足PC端和移动端的应用需求，且系统构建费用较低，一套系统即可满足全公司使用要求，该系统和马钢已有的其他信息化系统(如SAP)兼容性较好。马钢在B系统现有功能基础上，根据需要增添了一些特有的功能。如公文处理为例：马钢的公文来源主要有下属单位上报的正式公文，也有市以上单位下发的公文或通知。这两类公文在办公系统中分为两个独立的工作流在运行。公文在上传或者是登记之后会进入拟办的工作节点，之后会根据拟办的情况将文件传送至下个工作节点(领导或部门)办理，流程处理过程见流程图(图1)，可以清晰看到该公文流处在那个节点；同时该办公系统还提供了流程状态查询功能(如图2)，可以实时查看处在该节点的工作人员的操作情况，非常直观明了。

图1 流程图

图2流程状态图

该办公系统还可以与微信联动，将当前所需办理的公文通过企业微信号上向目标人员发送；并且可以将办理完成的公文自动返回到该流程管理员，由流程管理员来决定该公文是否办结或继续流转。这样的工作流处理公文流程清晰，运转明确，效率提高。遇到特殊情况，如公文需要先于某个工作节点办理，而流程还没有到该节点时，转发功能就显得十分重要，在转发流程中，被转发的部门或人员只能接受公文，虽然不能对公文进行其他操作，但公文信息可以清晰的浏览到，不仅节省了发送邮箱或电话督办的时间，而且也提高了工作效率。办公系统特色在于“主流程”办理情况和“子流程”办理情况都能被双方浏览，不会出现信息不对等、不透明的现象发生。升级后的办公系统运用，大大提高了马钢办公效率。近5年马钢的内部、外部公文数量处于逐年上升的态势(如图3)，但公文的运转效率较旧系统比较，平均每份公文处理时间由原先的3天缩短为1.5天；

图3 近5年内外部文件量趋势图

从公文处理的质量上看，通过移动办公，转发功能的使用，公文的信息内容不仅能直观送达需要的人员，而且信息传递更加准确、快捷。

4 电子化办公系统应用过程中存在的问题及建议

电子化办公系统尽管已经成为马钢高效可靠的办公手段，可是在现实运用中依旧存有着有待改进的地方，后续需要进一步优化、完善。

4.1 电子化办公系统使用过程中存在的问题

1.员工对电子化办公系统没有足够的重视

因受到以往长期办公模式的影响，文件纸质化处理模式在员工的脑海里早已固化。面对于电子办公系统，员工都习惯于以往的模式实施公文流转，特别是发起人如果把文件上传到电子化办公系统，只要相关的某个员工没有及时登陆系统处理文件，就会导致公文无法正常流转，继而无法实现有效的沟通，使工作不能顺利开展下去。

2.电子化办公系统缺失业务提醒这功能

尽管这种先进的办公系统设定了待办文件模块，使相关员工非常清楚掌握没有办理的文件，由于缺失表明文件的紧急程度，继而造成相关员工可能会延迟甚至忘记需要办理的文件。特别是在处理文件数目繁多同时工作量大的时候，相关员工因不知道文件的紧急程度，造成诸多文件没有得到有效办理和执行，并且也不利于来文登记员工对需催办文件的紧急程度实施识别，使应该率先办理的紧急文件不能落实到位。

3.电子化办公系统缺少一定的人性化

公文流转过程中“领导审批”模块没有体现简便的基本准则，继而让领导的审批过程环节繁琐，导致领导不愿意使用这个系统。比如：领导需要签批的流程模块过多且复杂，需要领导在其中查找，操作复杂，很不方便，容易导致文件搁浅，延长其流转时间。电子化办公系统在现实运用中颠覆了以往的人工传送、领导批示的模式，假如这些繁琐的程序不简便、人性化，那么长时间下去就会让这种先进的办公系统起不到应有的作用。

4.2 建议

1.加强员工培训，提升对电子化办公系统的认知程度。强制相关员工运用这个系统开展当天的工作，继而使这个系统被相关员工普遍接受，慢慢适应与构建全新的工作模式。此外，公司要适时对业务人员开展专业技能培训，主要内容有：注意事项、操作手段、设计思想等一系列专业内容，以实现相关员工皆可以熟练运用这个系统，继而提升公司的整体办公效率，实现公司社会效益和经济效益的最优化。

2.电子化办公系统应增加提醒功能,能够在公文限办日期临近时，相关工作人员登陆办公系统时，自动弹出急需办理的文件提醒窗口，及时提示经办人员查询办理。该提醒功能不仅可以确保外来文件按时回复传递，并且还能够规避来文登记员工因时刻关注文件进展情况而忽视其他公文的办理。

3.领导审批界面的规划需要符合个性化的要求。首先是把批示栏里面关于领导审批经常使用的常用批示语以及内容分别规划成一个单独模块，当其进入该界面时能够依据要批复的文件内容自主选择使用已设定的常用批示语，在个别状况下，由于常用批示语预设的不完善，领导也可以自己进行修改或增加内容，最大程度上缩减审批过程要花费的时间；在不同类型模块的流程采用不同标识、颜色、窗口来加以区别，方便领导能方便查询所需办理的各个模块的待办文件，实现文件直接流转和领导批示一站式管理；最后就当下使用的电子化办公系统里面出现的使用繁琐、流程不合实际和部分不经常使用的模块实施整合、更改，让办公系统的界面布局更加简洁合理、易操作。