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做好医院档案管理创新工作的途径

2018-08-30王敏睿

办公室业务 2018年7期
关键词:医院档案管理创新途径困境

王敏睿

【摘要】本文以医院档案管理为主体,对医院档案管理工作进行简单概述,分析了医院档案管理工作中面临的困境,并提出了几条创新途径,以期有效发挥医院档案的作用。

【关键词】医院档案管理;困境;创新途径

创新是社会进步的核心,是国家向前发展的驱动力。当前,科技在飞速发展,市场竞争不断扩大,为在市场上脱颖而出,各行各业的工作管理离不开创新。社会主义市场经济在不断发展,推动了我国医疗卫生领域的改革,加剧了医院竞争力,在此环境下,医院想要向前发展,创新改革成为必然。档案管理工作是医院工作的重点,高效的档案管理工作能够为医院医疗、科研活动提供重要的参考资料,为医院内部各项管理活动与科研活动的开展提供重要依据,推动医院经济效益、社会效益向前发展,对此,医院应重视档案管理工作的创新,提高档案管理工作的效益。

一、我国医院档案管理工作概况

互联网时代的到来,档案管理逐渐由传统的文书档案管理向电子档案管理转变,提高了档案管理工作的效率与安全性,然而,网络安全问题成为档案管理工作的又一拦路虎,对此,不断创新档案管理工作,提高档案安全性,最大限度发挥档案管理工作效率。在医院档案管理工作中,主要包含有医院文件资料、设备资料、医疗文书、患者资料、科研教学等多个方面,要加强档案管理,有效提高医院整体工作管理。医院档案管理工作多沿用同一信息系统,而其中所包含的各种机密档案更是关乎整个医院利益,一旦信息系统受到侵害,机密资料泄露,将直接影响医院发展,对此,应严密规划档案管理工作,不断创新,弥补医院档案管理工作中的漏洞,做好医院档案管理工作。

二、医院档案管理工作面临的困境

(一)档案管理制度不健全。从我国现阶段档案管理工作情况来看,多数医院相关制度不够健全,未明确规定将哪种内容纳入医院档案中,因此,在档案收集过程中,相关人员大多凭借自身经验判断产生的数据,将数据进行整理归纳,选择重要数据归档。个人看法的个体性与随意性,导致应纳入档案的信息未纳入,最终重要资料丢失,已纳入的信息重复纳入,档案信息质量较低,医院档案管理工作受到影响。

(二)档案管理制度更新缓慢,医院档案管理网络存在漏洞。对于医院来讲,不断攻克疑难杂症,研制出新型高效药剂,给予病人更高效的治疗,提高医院经济收益与社会效益是核心问題。对于医院档案管理,管理者重视度不足,管理制度更新缓慢,直接影响了档案管理工作的效用发挥。尤其是当前,网络已经成为医院档案管理工作的依托,在医院经营过程中,患者流量越多,产生的资料越多,档案管理网络更新越频繁,档案管理制度更新速度无法满足档案管理网络的需求,医院档案管理网络出现漏洞,医疗数据的缺失与泄露,影响了工作任务的开展与各部门间的配合,甚至为医院发展带来危机。

(三)电子档案管理的全面推行受到影响。当前,电子档案已经成为诸多企业中不可缺少的部分,计算机更成为信息化档案管理工作实施不可缺少的设备,对此,安全的网络环境,完善的计算机设备,已经成为医院档案管理工作的重点。然而,在诸多医院中,对档案管理的重视度不足,文书档案仍然在档案管理中占据主要地位,影响了档案资料的作用发挥,文书档案影响了电子档案的全面实行。另外,相对于文书档案的存放长久,电子档案存放的载体,如:磁盘、光盘等存放时间较短,对存放环境要求较高,而电子档案存放的数据库、云盘等,也存在一定的漏洞,档案的安全性难以保障,影响了电子档案的全面推行。

三、做好医院档案管理创新工作的途径

(一)创新管理理念。只有档案管理人员真正认识到档案管理对医院发展的重要性,才能保障档案管理工作的规范性,对此,想要做好医院档案管理创新工作,转变管理人员观念是前提,对此,医院管理层应创新管理理念。为创新管理观念,医院管理者应做到以下几点,首先,通过强化医院职工的效率观念与现代观念,提高职工对档案管理工作的认识。其次,由传统的静态管理转变为动态管理,以医院实际发展情况树立正确的管理观念。最后,以宏观角度观看医院档案管理工作,将档案管理工作真正纳入医院发展战略中,明确档案管理工作的发展方向,以此推动档案管理工作的创新。

(二)培养具有创新能力的档案管理队伍。只有专业能力较强、管理经验丰富、具有创新思想的管理人员,才能更有效保障档案资料的质量,并充分发挥档案自身作用。对此,通过吸收、培养、激励等多种形式,培养创新管理人才队伍,提高档案的可靠性,更全面地为用户提供深层次医疗服务。1.医院重视现有的档案管理人员,邀请专业人员对其进行定期专业知识培训。2.通过激励方式,引导管理人员自主学习。3.根据档案管理人员所在岗位与能力,进行针对性培训。4.选择各方面较为优秀的档案管理人员,为其创设继续教育的条件,培养一批专业性强、综合素质高的档案管理人员。5.积极吸收一批具有信息化技术的档案管理人员,优化工作环境,提高薪资待遇,有效保障档案管理人员队伍质量。

(三)创新档案管理技术。互联网时代的到来,医院档案管理工作逐渐向信息化、网络化转变,建立完善的网络安全管理系统,文书档案管理与电子档案管理共同进行,提高了档案管理的便捷性、安全性、高效性。文书档案存放时间长,机密性高,电子档案查询速度快、节省资源与空间,两种档案管理形式各有优势,对此,在医院档案管理工作中,针对不同的档案信息制定不同的管理模式,针对非常重要的信息(如:医院最新研发的药物配方等),可利用文书档案,有效避免重要信息泄露;而针对普通档案信息(如患者资料等),可直接利用电子档案进行管理,并利用磁盘、光盘等进行备份即可;诸如历年传染性疾病档案、重要病症治疗过程等文书档案,可直接录入计算机中,作为电子档案进行管理,提高档案管理技术,便捷医疗人员查询。总之,医院高层领导应重视医院档案管理工作,针对档案的重要性与否进行针对性的管理,做好医院档案管理工作,最大限度发挥档案作用。

(四)健全档案管理网络,促进档案精细化管理。对于医院尤其是大型综合性医院来讲,其产生的数据之丰富、资料之杂乱难以想象,若医院仍沿用现行的管理体制,不加以改革,直接影响档案数据的质量。对此,改变现行的档案管理体制,积极推行计算机管理,制定系统、科学的档案管理制度,引进优秀的计算机相关人才,不断规范档案管理网络,以树枝型网络将档案进行划分,如:综合性医院以科室可将档案分为儿科、妇科、外科、神经科等档案,其中,外科可分为医疗、护理、保健等,对不同部门不同类型的档案配备专业档案管理人员,保障档案的完整性,提高档案管理的精细化,提高档案管理工作效率。

(五)加强档案设备投入,真正实现档案管理创新工作。新型管理理念、充足的专业化人才、完善的制度、健全的管理网络,有效实现档案管理工作的创新,除此外,加强档案室的硬件建设,加大相关设备投入也非常重要。在文书档案管理中,为做好医院档案管理工作,档案室需要配备硬件设备,如空调机、除湿机、灭火器等,保障档案室具备防火、防盗、防光、防虫等功能;在电子档案管理中,保障每个工作人员一台电脑,复印机、扫描仪等不可或缺。对此,加强档案设备投入,保障各种设备、设施齐全,才能够真正保障档案管理创新途径的实行。

四、总结

综上所述,在我国医院档案管理中,仍存在一定问题,档案管理意识较低,档案管理制度更新缓慢,档案管理网络存在漏洞,电子档案管理的全面推行受到影响,影响了医院档案的作用发挥。对此,创新管理理念,创新档案管理队伍,创新档案管理技术,健全档案管理网络,加强档案设备投入,实现档案管理工作的现代化、信息化,推动医院在激烈的医疗环境中脱颖而出。

【参考文献】

[1]赵莉娟.医院档案管理工作创新路径研究[J].企业改革与管理,2015(14):123.

[2]熊志娟.浅谈医院档案管理现状与工作创新[J].科学咨询:科技·管理,2016(14):39-40.

[3]林涛.关于医院档案管理工作创新途径的思考[J].大家健康(旬刊),2017,11(1):25.

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