浅析纸质和电子档案并存背景下的档案工作策略

狄强军

【摘要】纸质档案是电子档案发展的前提，而电子檔案则是纸质档案的延伸，所以两者是可以并存的，即可以在实际档案工作中实现纸质档案与电子档案的集成化管理，以提高档案工作的效率，同时，促进档案管理水平的提高。对此，笔者根据自己对纸质档案及电子档案的了解，浅析了纸质档案和电子档案并存背景下的档案工作策略，希望能够对实际档案工作起到积极作用。

【关键词】纸质档案；电子档案；并存；档案工作策略

一、纸质档案的简单概述

（一）纸质档案的含义。纸质档案实质上就是以纸张作为载体，然后在上面进行信息记录的一种档案形式，最后都会存储到指定的地方，以方便查阅和使用。纸质档案种类繁多，主要包括公文、图纸、信札、户籍、账册、契约、证书、书稿、日记、笔记和家谱等，这些纸质档案都可作为原始档案使用，并能够应用于各大领域。纸张是我国古代的四大发明之一，对我国文化事业发展起着不可代替作用，所以纸质档案在纸张发明时就已经存在，具有很长历史，是我国最重要和最原始的档案形式，在档案体系中占主要地位。

（二）纸质档案的特点。纸质档案的特点主要包括易损坏、无法再生和需要保密等，具体如下：第一，易损性。纸质档案与电子档案不同，纸质档案由纸张制作而成，而纸张本身容易撕碎或被外界力量所破坏，所以如果不进行有效管理、保存和保养，很容易发生破损，影响档案的使用。第二，无法再生。很多纸质档案记录的是最原始的信息，而且部分档案具有属实性，即必须是某人的字迹才具有有效性，例如地契、日记和信札等，所以一旦损坏就不可再制造出来，因为字迹是很难模仿的，在法律上也不允许模仿。第三，需要保密。纸质档案一般都是最原始的档案记录，能够提供最原始的证据，不管什么时候都能够当作证据使用，所以是各大企业或政府部门等重点关注的对象，也是他们进行管理的重要依据，所以要对其进行保密。

二、电子档案的简单概述

（一）电子档案概念。电子档案简单而言就是以计算机磁盘等电子设备为载体，将需要备案的信息及数据记录其中的一种档案形式，主要是通过电子图像及文件集合成电子档案，通常以案卷为单位。

（二）电子档案特点。第一，信息的非人工识读性。即档案中的很多信息不需要人工去识别和读取，而是由电子设备进行。第二，信息存储的高密度性。电子档案很多都有专门的电子设备存储和管理，并且电子档案都进行了密码封锁，即对记录档案的电子数码进行加密，没有权限的人是不能读取档案的。第三，信息与载体之间的可分离性。因为档案信息是通过人工录入到电子设备云存储系统中的，而设备的存储系统是可移动和拆除的，可以通过网络及数据线等将存储系统中的档案信息转移到其他存在空间，也可以直接打印成纸质版档案，所以信息与载体是可以分离的。第四，多种信息媒体的继承性。多数电子设备能够进行网络及多媒体操作，所以电子档案也能够实现多媒体操作，因此具有多种信息媒体的继承性。第五，系统依赖性。虽然信息与载体能够分离，但也需要存储到另一个电子系统中。

（三）电子档案类型。第一，文本文件。主要以文本形式保存的电子档案。第二，命令文件。需要执行命令才能打开的电子档案。第三，图像文件。以图像形式保存的电子档案。第四，数据文件。主要以数据形式记录的电子档案。

（四）电子档案的用途及应用要点。1.用途。虚拟档案用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节等方式表示并使之在电脑网络上流动，只有引入正确的软件，硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等显示用户所需求的档案实体的真实信息。2.应用要点。第一，应该构建一个公共的，独立与应用的档案管理信息化平台，以支撑各类业务所涉及的实体和虚拟的档案信息化管理。第二，电子档案涉及的“档案源”。包括：电子化的实体档案，例如照片、扫描件、影像等，档案化的电子信息，结构化的数据库等。第三，电子信息必须具备档案的属性。“直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。第四，电子信息必须要经过一个归档过程处理后才能称之为电子档案，否则，只能称其为文件，这个过程主要是将每件电子信息，封装成为以卷为单位的档案基本单位。

三、纸质档案与电子档案的比较

（一）归档的时限不同。电子档案一般在办理结案后就需要及时归档，最晚也要在一周期统一归档，以防止文件漏归等问题发生，从而提高电子档案的归档率及完整性，另外及时归档也是促进电子档案发展的重要突进，符合电子档案自身特点，使电子档案利用效率得到提高。传统纸质档案在使用时则需要消耗大量的人力及物力，所以在档案归档时间上没有电子档案快，降低了档案归档效率。

（二）存储空间比较。纸质档案能够提供最为原始的信息，但信息容量却很小，加之容易损坏和不可再生等，导致纸质档案的存储时间及空间受到极大的限制。而电子档案则只需要一个存储系统便能存储很多的信息，其信息容量远高于纸质档案，例如多媒体电脑、扫描仪等，都可以利用光盘、移动硬盘等进行海量信息存储，在需要时也可以移动到更大的存储系统中。

（三）完整性问题比较。纸质档案因文件形式简单，所以在信息方面可以保证其原始性，但在完整性方面却很难保证，因为在使用和归档中，会受到时间及空间的限制，部分纸质档案会出现丢失，导致纸质档案不完整。电子档案存储与电子设备硬盘或专门的存储系统，很少出现档案丢失，但如果电子设备出现故障、网络出现漏洞等，就会造成电子设备所有数据丢失，存储在其中的档案也会全部丢失，所以一般都需要进行备份。

（四）利用方式不同。传统的纸质档案利用方式比较趋向于服务型，一般都被利用到档案阅览、档案外借、档案展览与陈列服务、档案副本制发、档案证明制发、档案目录信息服务等。而电子档案则比较趋向于实用型，但使用时需要满足一定条件，例如需要注册和登录才能在电子系统中查阅自己想要的档案信息，如果所查信息不在自己权限范围内，还需要提高自己的权限。

（五）对计算机系统的依赖性不同。纸质档案对计算机的依赖性很小，只有记录条目时才使用计算机，其他档案工作都需要人工实施，例如档案归纳、整理等。而电子档案则基本依赖于计算机，几乎所有档案工作都离不开计算机。

（六）安全性问题。电子数据的易更改性为非法操作提供了便利，因此电子档案的安全性受到威胁。纸质档案的保存比较简单，只要将其锁入仓库或文件柜，一般不会受到破坏或丢失。

四、分析电子档案与纸质档案并存的可能性

在电子网络技术的不断发展中，我们可以看到如今电子信息技术已经被广泛用于档案收集中，虽然电子档案用途广，但并不能说明纸质档案就被完全替代，两者均有其便利性，两者是可以同时存在的，纸质档案相当于是电子档案的备份，虽然说电子档案的现代化理念比较先进，但是先进的电子信息技术还是无法取代纸质档案在社会中的地位。档案是记录历史的主要方式，它记录着人类的历史、自然的历史，以及社会的发展。在记录这一种实质上，电子档案与纸质档案并没有什么不同，通常情况下，我们感觉电子档案记录信息比较方便，但习惯让我们感觉纸质档案更放心，对于管理电子档案与纸质档案上，应该相互协调，用最有效的方法去管理、简化它。

五、纸质档案和电子档案并存的档案工作策略

（一）建立混合文件管理系统。我们所说的混合文件管理系统，指的是电子档案与纸质档案能够同时储存的档案协调方式。如果要管理系统完成不同格式文件的集成化管理，就需要在文件管理系统中建立独立的电子文件夹，建立电子文件加时要注意文件内部元素的协调，在档案储存过程中，用科学合理的标准使得文件内各元素保持密切联系，方便信息的储存。针对同一文件，如果需要在不同的载体使用时需要有相同的档案号，还需要把选择的载体类型明确记录，最后把电子档案与纸质档案的储存地址分别记录。混合文件管理系统，可以很好地实现纸质档案与电子档案的共存，能方便实现各种载体的档案上传，也不会影响电子档案接收其它的数据及文件。这套管理系统有文件销毁 功能，对于一些需要销毁的文件，可以直接通过定期设置来完成，这套系统还有自动解密、借阅等多种能力，即使类型与载体不同的档案，也都能在这一套管理系统中完美共融，不像传统方式，还需要对纸质档案与电子档案根据情况差异化解决。通常高校中需要的管理系统就是典型的混合文件管理系统，因为学校的办公系统功能以及学校各方面的载体文件档案形式不一，借助于这套系统可以实现高校档案系统的高效管理及利用。

（二）建立档案管理系统与业务系统的标准接口。想要电子档案与纸质档案同储存于一个系统，就需要一个接口，这个接口就是我们所说管理系统与业务系统的标准接口：其一，有标准接口才能真正实现电子档案与纸质档案共存，即使再多的信息也能实现动态化管理，有效了解档案的使用情况，这样的话，管理系统一旦出现问题，就能马上发现并以最快速度解决问题。其二，利用标准接口，我们可以直接实现电子文件形成保存或者销毁，这样的话就只需要一个档案管理系统，从而完成文件归档工作。归档过程中，针对相同答案确是不同载体的情况下，需要使用同一个归档号，并选用同一种分类规范，真正一体化管理电子、纸质档案。电子文件入档需要系统生成相应的，日期、全宗号、文件页码等一些重要信息，而这些都是需要系统自动完成的，随后在电子文件打印出来之后，用归档章印在纸质档案上方，同样这一点也是由系统自动完成，而相关的工作人员只需要在纸质档填写装盒号就完成了，不需要再像以往那样逐项填写，这也大大提升了相关工作人员的工作效率。所以说标准借口，对于加强电子、纸质方案集成化管理效率是一座里程碑。

（三）建立健全电子档案与纸质档案一体化服务平台。一体化档案服务体统，简单说就是统一将解冻文件管理、结果控制文件的管理服务，从而实现不同用户的多元化需求，同时这也是提高文件管理效率的好方法，可以一定程度上实现结果管理。有关电子档案与纸质档案的同步进行需要更深入的分析、探讨，真正将档案信息的各种形式合理利用起来，使得用户能够在最短时间内寻找到想要阅读的档案文件，即使分处不同资源类型及形式，也能很好完成信息服务，通过建立健全档案融合服务平台、用户配置文件的通知标准网站，建立一個能够全面发展的一体化服务，一方面可以为用户提供方便高效的在线咨询服务，也能实现移动远程的用户服务，网络服务平台就是一个帮助用户远程控制，查询预约以及特殊服务的功能，即使对网络服务平台了解不多的，也可以轻松实现文件浏览网络资源以及服务电子档案全文搜索等快捷服务。借助于权限管理系统，可以让用户与文件信息更紧密，这样一来在用户需要借助网络信息资源导航进行资源导航时，就可以简单地根据用户角色的不同来高速、准确的确定所需内容，在这种模式下，用户可以通过咨询机构，来达成电子档案与纸质信息档案的综合一体化管理。从而更加有效的帮助用户解决麻烦，从侧面也减轻了相关工作人员的工作量，提升了工作效率。

六、结语

总而言之，纸质档案与电子档案存在很多共同点，两者是相互影响、相互促进的关系，因为纸质档案是电子档案的基础，很多电子档案是在纸质档案的基础上发展而来，并延用了纸质档案的一些管理方法，只是存在的形式不同，所以纸质档案与电子档案是能够并存的。电子档案与纸质档案同时也存在的很多不同点，所以在促进纸质档案与电子档案并存时需要提前了解纸质档案与电子档案各自的特点及应用范围，同时还需要对两者进行比较，以便于找出最佳了纸质档案与电子档案并存管理方法及档案工作策略。故此，上文基于纸质档案、电子档案及两者之间的比较，分析了纸质档案和电子档案并存下的档案工作策略。

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