信息化执法模式下卫生监督业务档案管理的思考

张颖 陈宏 张冬夏

【摘要】本文分析了当前卫生监督执法中的业务档案管理现况，结合工作实际论述了基于信息化执法模式的卫生监督业务档案管理对策，为卫生监督执法管理提供重要的有效依据。

【关键词】信息化执法模式下；卫生监督业务；档案管理；思考

各级卫生监督机构在进行卫生监督执法的过程中，需要做好原始工作记录，可以对当时行政执法的合法性、公正性和公开性等进行真实且客观的反映，而这一原始工作记录即被称之为卫生监督业务档案，可作为卫生监督执法管理的重要依据，能够为执法人员是否发生了违反禁止性规定或者义务性规定等行为而提供有效依据。而随着信息化建设在卫生监督领域的发展与运用，信息化执法模式应运而生，其档案管理也开展了信息化建设。

一、当前卫生监督执法中的业务档案管理现况

在卫生监督机构中，业务档案管理发挥着非常重要的作用。而卫生监督业务档案涵括了行政审核和处罚案卷、卫生监督日常文书、卫生监督执法投诉举办以及各种检测检验报告等多种内容，且卫生监督机构的执法人员数量较多，其人员材料来源较广泛，导致卫生监督業务档案管理工作的任务较繁重，管理人员的压力较大。在实际的业务档案管理工作中，存在着以下问题：

（一）管理意识薄弱，业务能力较低。档案管理在卫生监督机构的业务中占据着基础地位，且属于后台性的业务范畴。当前卫生监督机构偏向重视提高专业技术人员的业务能力，却忽略了档案部门管理人员的业务能力培训。因此，一些管理人员不但缺乏较强的管理意识，其业务能力也比较低，业务知识面比较窄，无法及时更新相关业务知识，在信息化和数据化环境下，这部分管理人员很难掌握应有的技术、知识和管理要点，甚至在对档案进行整理与归档时，缺少统一规范化的流程，再加上没有实行专人负责制，业务档案存在损坏或遗失严重的情况，不但难以做好信息化执法模式下的业务档案管理工作，也直接影响了卫生监督业务档案利用价值的发挥。

（二）执法工作与档案管理工作的信息化不同步。虽然卫生监督机构在信息化执法模式下加强了平日业务执法的工作效率及水平，信息化程度非常高，但是相对的档案管理却存在信息化程度较低的问题，两项息息相关的工作在信息化建设进程中却呈现出不同步的问题，档案管理工作的滞后性比较突出。这主要体现在以下几点问题：1.档案管理停留在收集实物档案的层面，缺少纸质与电子文档共存的双轨制管理机制，即便部分卫生监督机构推行了电子文档，但是许多办公无纸化环境下产生的电子材料并没有完全被纳入归档范围中。2.在卫生监督机构中推广应用的信息系统与移动执法终端缺乏档案模块，无法实现卫生监督执法信息和相关档案管理的同步更新。

二、基于信息化执法模式的档案管理对策

（一）促进档案管理人员的知识更新与业务能力提高。卫生监督机构应该定期为档案管理人员开展培训，扩大其专业知识面，使其增强自主知识更新的能力，并且掌握信息化执法背景下卫生监督业务档案管理的相关技术、技能，以有效提高档案管理人员的业务能力。在培训内容方面，不仅要包括专业知识及技能培训，还需要包括档案法律法规等内容的培训及指导，增强档案管理人员对档案的统一性、规范化和信息化管理意识。而要实现档案管理的统一规范化，还需要卫生监督机构制定档案管理的统一制度，即形成自上而下的规范化归档规范机制。另外，要将日常监督档案纳入综合档案室，为其建立完整的数据，从而利于日后的查阅与管理，同时也为档案资料保管的长期性与完整性提供保障。

（二）增加档案收集归档范围。信息化执法模式适应了信息化时代下卫生监督执法工作的新要求，而其业务档案管理也应该建立数字化档案质量管理体系，以满足时代的需要。在这个基础上，可扩大卫生监督业务档案的收集范围，包括卫生审核、行政处罚、日常监督文书、卫生监督投诉举报文件、各种卫生监督检测检验报告等方面的档案收集工作。另外，档案部门的管理人员不但要做好纸质档案归档工作，还需要全面整合信息化电子档案与日常卫生监督过程的相关图片、影像及录音等资料，再将其综合归档。

（三）落实档案双轨制，促进档案资源共享。在卫生监督业务档案管理的信息化进程中，档案部门应该落实纸质与电子类档案的双轨制，促进档案资源共享，提高档案的有效利用率，从而为信息化卫生监督执法工作提供支持。在这个方面，可在计算机网络系统中录入卫生审核与执法相关档案的查阅目录，便于查阅者对目录的快速查阅。卫生监督机构是一种比较复杂的医疗监管机构，应该为卫生监督人员的现场检查执法工作提供足够便利的条件。可为其配备移动执法设备，便于其随时核实系统信息，查阅相关电子资源。另外，信息化执法模式下卫生监督业务档案管理工作的安全性与保密性比较强，具有良好的信息安全保护功能。

三、结束语

总而言之，在信息化执法模式的创新应用背景下，卫生监督业务档案管理工作需要采取有效措施克服其中依旧存在的问题，有效地发挥档案管理工作的作用，为卫生监督执法工作提供基础性的支持，并为卫生监督执法管理提供重要的有效依据。

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