档案资料信息管理研究与实践

赵志红

【摘 要】 信息技术的普及，让档案管理运用到每个领域，档案管理中信息资源作为档案管理的载体，开发新系统促进系统档案管理的有效合理性，促进档案信息化发展，透明化以及资源共享化，对于整个管理流程进行整理、分析、运用、挖掘与增长，档案管理系统的各环节之间相互协作，提高系统运行的效率与质量。档案管理作为现代管理中的重要部分，影响到一个工程，一个企业甚至一个国家的运行，无规矩不成方圆，因此，它的规范化管理显得至关重要。在此就是从档案信息资源的规范化管理的角度引发思考，并提出了一些规范化管理的措施。

【关键词】 档案 信息 规范化 管理 措施

进入信息时代之后，我国档案的数量与日俱增，种类也愈加纷繁庞杂，只有实现档案工作的规范化管理，才能使各级各类档案管理部门认真保存、管理、积极开发并充分利用各种档案信息资源。实现档案工作规范化管理的根本目标就是要实现档案保管的系统化和案卷的完整化，进而促进档案信息资源的价值最大化和利用便捷化。要充分地开发和利用档案信息资源，基础和前提是要实现档案管理的规范化，这两者是相辅相成、互相促进的。

一、不断更新观念，提高主动创造性

树立合理的社会服务管理以及市场经济观念，确立主动服务的观念，只有各个档案管理部门人员确立主动服务的观念，才能产生一系列自觉的服务行动，确立开放性的观念，档案工作者只有从封闭性走出来，面向社会，主动融入，才能及时了解与把握对档案利用的需求，以此进行档案信息的开发与传递，当然这都需要确立相应的竞争观念。

二、丰富馆藏，深层次开发档案信息资源

要按照相关规定，多渠道、多层次地征集和收集档案资料；要逐步扩大档案信息的开发规模，系統地开发和利用各级档案馆的馆藏档案信息；要针对社会热点问题开发档案信息资源，把现实信息和馆藏信息加以整理汇编，提供给有关部门作为解决热点问题的参考，为推动本地区的社会经济发展做贡献。

三、扩大科技档案的利用范围

档案工作的根本目的是为了使档案得到更好的利用。要按照相关规定及时进行调整，根据情况适当放宽对部分档案的限制。特别是科学、经济、文化、技术等类档案，要扩大向社会开放的范围，进行科技档案信息的交流和成果的推广，实现知识和信息的共享。档案部门要积极参与成果的转让，建立科技档案信息中心，对档案进行加工和整理，并开展科技档案信息的交流，以促进科技成果尽快转化为现实生产力。第一，加强网络环境建设，创新档案服务手段。第二，加强横向联合，实现信息资源共享。因此，包括档案管理部门在内的所有文献部门应当建立一个完整的社会信息系统，建立联合目录，形成网络，实行资源共享，方便信息利用者更多也更广泛地获取信息和知识，更好地满足社会多方面的需要。

四、提高个人的业务素质工作，做好一系列档案编研

为了实现档案工作的规范化管理，需要提升档案人员的相应的业务素质。关于档案工作的基本理论知识以及相关具体操作的业务问题进行广泛学习，通过参考学习与业务培训等方式逐步得到提升。档案的工作者们需要掌握外语的学习情况，在新形势下，对档案管理人员提出一系列新任务，随着越来越多相关部门对外开发步伐的加快，一些档案部门不可避免的出现一系列外事档案，如果相关管理人员不具备外语素质，就难以管理好属于自己的工作，不利于实现对管理对象的有效管理。档案工作者要努力的汲取计算机的相关知识，因为随着办公室大战，计算机管理档案越来越受到重视，一系列的现代化设备进入档案室，这些设备逐步的成为档案人员的办公用具。如果档案管理者不具备这样的素质，那样正常的工作就不能合理的展开，于是需要学习各类的现代化技能，这是档案工作人员必须要学习的知识。

五、实行文档一体化，做好文书处理工作

六、档案工作管理的规范化的有效途径是文档一体化，在文档一体化思想指导下，进行建设适应新形势发展的文件中心。它将目前各个机关相对分散独立的文件与档案管理统一进行有机整体管理，文件中心缺失介于档案馆与文件形成机关的一种过渡性质的文件保管机构。经过一系列的实践证明，尽管档案工作和文字处理工作之间的任务不同，并且具有相对独立性，但从双方之间的相互关系来看，档案室文书的归宿，而文书则是档案的来源，在这种情况下就不难看出二者是紧密结合的需要具体应用于工作环节中。信息化时代的到来，对档案的管理工作提出了一系列更高的要求，同时也为档案信息资源的开发利用带来了巨大机遇，档案工作者必须主动适应时代的发展需要，提高对档案管理与信息资源的开发利用重视工作，加强对于档案工作管理的规范化，升华档案的管理理念，积极的继续开发利用手段的探索利用，提升档案管理的一系列工作质量，使档案管理及其开发利用与社会的发展同步进行。

结束语

信息化时代对档案管理工作提出了更高的要求，同时也给档案信息资源的开发利用带来了机遇。档案工作者必须主动适应时代的发展，高度重视档案管理和信息资源的开发利用工作，加强档案工作管理的规范化，升华档案管理理念，积极探索新的开发利用手段，不断提升档案管理工作的科技含量，使档案管理和开发利用工作与社会的发展和创新保持同步。

【参考文献】

[1] 吴州芳. 论企业档案资料管理与利用[J]. 黑河学刊，2013，（2）.

[2] 易奕. 如何做好新时期的档案资料管理工作[J]. 城建档案，2011，（7）.

[3] 刘桂芝. 档案资料管理系统[J]. 一重技术，2010，（5）.