智能化在办公系统流程审批中的应用

董艳玲 田凯

摘 要：办公系统流程审批是以企业管理需求为基础，以IT技术为支撑，为企业提供数据信息的综合管理办法。智能化的应用使办工系统流程审批更加人性化，更加有效的提高工作效率，避免了流程审批过程中申请格式不固定、领导审批不及时、员工反复跑腿审批的问题。

关键词：智能化；办公系统；流程审批

中图分类号：F239.1 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2018）12-0032-01

企业在办公过程中会遇到各种审批流程如：资金支付審批流程审批、物品领用流程审批、请假流程审批、申请报告流程审批等，每一个单据的审批由于部门不同机构繁杂都需要5-7个领导的审批签字，如果哪一个环节出现问题，审批不通过还需要重新修改再走一遍审批流程，这就出现了“职工办事跑断腿的情况”，这不仅严重影响了办事效率，而且有时重要文件需要签署，领导却出差无法签字而影响了后续的重要工作。智能化在办公系统流程审批中的应用通过电子审批电子签章的形式完美的解决了上述问题。

1 现行流程审批存在的问题

（1）流程审批环节过多，申请通过耗时过长。现行的流程审批，例如资金支付审批表的审批通过，需要由部门科员提出申请，交由该科的科长审核通过签字，再交由分公司主管财务的副总审核通过签字，再提交给总公司主管业务的科员审核通过后递交给该部的部长，部长审核通过后，由该科员将文件递交给总公司的财务部长签字，财务部长签字通过之后，该科员将文件递交给总公司负责财务的主管副总进行签字，负责财务的主管副总签字通过之后，该科员再将文件递交给总公司的总经理进行审批，总经理审批通过之后，该科员再将结果反馈给提起申请的科室。过程非常繁琐，无论哪个环节出现问题审批没有通过，都需要重新走一遍流程，浪费了大量的人力物力。（2）流程审批依赖领导现场签字，而领导办公地点分散，经常出差，可签字时间不固定。由于新建改建项目较多，领导要经常出差考察，时间不固定，而一些较急的审批流程往往找不到相关的领导签字，耽误了后续的工作。（3）流程审批结果反馈不及时。有些流程需要申报总公司签字，这需要总公司的中转人拿着审批流程找相关负责人逐级签字。中转人有时会处理很多流程审批工作，审批流程可能会压在中转人这里凑够一定数目再找上级签字审批，这样就给流程审批增加了更多的审批时长。审批结果需要中转人通知申请人，申请人再去领取申请单，这样一来一去又需要花费很多时间。

2 智能化在流程审批中应用的必要性

针对现行的流程审批存在的问题，基于智能化在日常生活、日常办公中的应用，确实大大提高了生活办公的便捷程度，将智能化应用于流程审批，实现“线上审批”。将流程审批做成办公系统的一部分，实现专人专帐号、固定的申请表格形式、固定或半固定的流程审批过程、电子签章，从而解决现存流程审批中的问题。

3 智能化办公系统流程审批的组成

如图1所示。

3.1 管理员功能管理

（1）具备申请流程，处理流程，查看我的申请和查看需经处理申请（下属申请）的功能。（2）流程模块具有管理添加、修改、删除流程列表，流程审核步骤，表单元素管理，流程模块权限，流程单据查看的功能。流程审核人员类型包括：由上步指定、申请人、直属上级、中转人、指定人员。（3）系统模块具有组织结构管理和用户管理功能，可以添加、修改、删除组织结构和用户，用户管理还可以批量添加用户。

3.2 普通员工流程申请电脑版

（1）待办/处理：用于当前用户处理需要处理的流程。可以批量处理流程，可以通过关键词模块名称、申请日期、姓名、单号进行查询，可以通过审核状态的选择进行筛选，可以导出到excel文件中。（2）流程处理：可以显示申请的内容，流程处理的状态，流程处理的具体过程，当前的处理人，处理动作（通过、不通过）通过则由流程的下一个处理人处理，不通过的话，分公司的审核人员退回到申请人，总公司的审核人员退回到中转人，中转人可以退回到申请人，申请人决定流程是删除结束流程，还是通过编辑再提交给退回的审核人。如果不通过的话需要填写不通过的原因，可以添加附件。可以显示处理记录及查阅记录。（3）流程申请：请示报告单，资金支付审批表，由申请人指定中转人，按表格提示填写表格。（4）我的申请：可以查看我的申请，列表显示申请名称、模块名称、部门、申请人、单号、申请日期、操作时间、审核状态。（5）下属申请：可以显示流程处理过程中需要当前用户处理的申请。

3.3 普通员工流程申请手机版

（1）会话模块：显示办公系统联系人之间的会话消息。（2）应用模块：流程申请包括我的申请可以通过审核状态进行筛选，流程申请进行申请。流程待办可以处理需要当前操作人审核的流程，可以查看下属的申请。（3）联系人模块：显示公司结构、部门及人员的联系方式。（4）系统设置：显示当前用户的名称，可以刷新数据修改密码。

3.4 智能化办公系统流程审批的特点

（1）智能化办公系统的操作开发了多平台应用。流程审批既可以电脑操作也可以手机操作，这就为出差途中的办公提供了极大的方便。通过微信的方式进行流程审批提醒，不用安装其他软件。（2）智能化办公系统实现了电子签章。流程审批最重要的一个环节就是领导签字，领导审批流程没有问题之后，需要签署领导个人专用章和个人签字而使文件生效，也正是因为领导常常出差不能及时签字而耽误审批流程的进展，从而开发了智能化办公系统。电子签章通过个人用户、个人密码、个人电子章和手写签名授权实现了办公安全，同时也解决了流程审批不及时的弊端。（3）专门的后台管理界面提高系统安全性。系统制作了专门的后台管理界面，通过不同用户分配的权限不同，看到的内容是不同的，这样对于出现问题的追责提供事实依据，从而提高了系统的安全性。（4）模块化的系统设计为后续添加其他项目的审批流程提供便捷条件。智能化办公系统在系统设计之初就考虑了添加其他流程审批的情况，即将系统设计为模块化，通过固定的步骤设置即可添加、更改、删除新的或既有的流程。这使系统功能更加完善，更加人性化。

4 结语

智能化在流程审批中的应用，在企业管理过程中起到了巨大的作用。通过电子签章的方式解决了“职工办事跑断腿的情况”，职工不用再亲自带着纸版的资料到处找领导签字。通过网络平台的微信提醒领导可以很方便的查看自己有哪些文件需要审批，通过平台上“经我审批的流程”可以很方便地查阅自己批复了哪些文件以及审批结果。提交申请的职工可以随时查看审批流程的审批情况，是否通过，现在进行到哪一个环节了，哪一个环节有问题，领导有哪些重要批示，职工可以及时改正，这大大提高了工作效率。智能化已经渗透到了生活的方方面面，它在流程审批中的应用大大地提高了办事效率，使办事经过有据可查。

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