信息化建设在城建档案管理中的作用

曾美华

【摘 要】 时代在发展，社会在进步，在新形式的信息化建设在城建档案管理中的作用，为了更好地满足城建发展的需要，提升创新城建档案管理效率方法，全面对城建档案的管理效率制定新型的城建档案管理方案。

【关键词】 信息化建设；城建档案；档案管理

【Abstract】 The development of the times， the progress of society， the role of new forms of information construction in the management of urban construction archives， in order to better meet the needs of urban construction development， improve the efficiency of innovative urban construction archives management methods， and fully formulate new types of management efficiency of urban construction archives Urban construction archives management plan.

【Key words】 Information Construction；Urban Construction Archives；Archive Management

随着国内城市规模的不断扩大和城市建筑工程数量的逐渐增多，上级城建档案管理提升进一步对城建档案的信息化管理工作的展开。实现城建档案管理模式的创新，对城建档案管理进行信息化建设，有利于城建档案管理水平的提高和城市的长远发展。

1. 城建档案管理工作信息化的重要性

（1）树为了适应时代的发展和社会的变迁，城建档案管理人员应该树立新型档案管理理念，对档案管理的信息化保持积极的态度。首先应立足档案管理的需要，提出档案管理信息化的总体规划和实施步骤，使城建档案管理信息化遵循系统和循序渐进的原则实现；其次要运用信息化的技术和手段构建城建档案管理的平台，积极推进档案管理信息化和数字化的建设，逐步实现城建档案管理信息化。

（2）提高管理人员的综合素质城建档案管理人员作为管理信息化实现最为活跃的因素，在信息化管理实现的过程中应充分发挥人员这一积极因素，坚持以人为本的工作理念，实施人才培养战略。城建档案管理信息化的逐步实现，改变了传统的档案管理模式，对档案管理的工作人员提出了更高的要求。首先可以对现有的档案管理人员进行再教育，实施岗位培训和信息化管理技能的培训；其次还要招聘城建档案信息管理专业人才，有计划有步骤地实施人才培养方案；最后制定合理的激励政策，鼓励管理人员为城建档案管理信息化的实现作出贡献，充分调动工作人员的积极性。

（3）在实际的城建档案管理信息化实践当中，应该加大城建档案管理法律法规的建设，各城市应结合自身的发展特点和实际需要。完善相关法律法规的建设城建档案管理作为档案管理的分支之一，具备档案管理的基本特征和属性。制定符合本身发展需要的城建档案管理政策，嚴格制定城建档案管理的收费标准、工作流程等法规，保证信息化管理的有序进行。

（4）加大财政资金的投入财政资金的支持是城建档案管理信息化实现的基础，管理信息化建设所需要的硬件、软件等设备的购买需要足够的资金支持，充足的财政资金保障是实现城建档案管理信息化的基础。

2. 城建档案管理信息化存在的问题

（1）对城建档案管理信息化认识不足，部分领导者和档案管理人员的意识淡薄，使城建档案管理与城市的建设存在滞后性，但是部分城市的领导者和建设者在施政过程中，只注重城市的扩张和硬件设施的建设，往往忽视了城建档案管理信息化的实施，观念上的滞后不利于城建档案管理信息化的实现。城建档案管理作为城市工作的组成部分之一，对城市的规划和后期的建设发挥了重要的作用。

（2）信息资源的开发流于形式，利用率低城建档案建设存在一些误区，即在开发城建档案信息资源时，还仅仅热认为数字化扫描与目录录入是信息化管理，但是信息化管理还应该包括信息利用方式和信息转移方式的转变。缺乏统一的开发利用标准，利用不规范因为城建档案的秘密性等原因，城建档案的开发利用没有统一的标准，导致各地开发利用不合理，而且无法互联共享。

（3）缺乏高度安全保密意识，容易外泄利用电子计算机和网络技术保存、使用城建档案固然会带来许多优势，但也存在很大的安全隐患，这就要求城建档案管理单位能够拥有优秀的网络管理人员，做好对规范认定的秘密性的档案资料的网络保护工作。但现实情况下，城建档案管理部门极度缺乏此类人才，甚至一些主管人员完全没有网络安全保密意识。

（4）城市发展和建设的规划是在一定的资金预算以内资金投入不足，但是由于某些领导对城建档案管理信息化认识有限，所以投入的资金也是有限的，资金上的不足导致管理信息化设备的缺乏。实现城建档案管理信息化需要配备打印机、计算机、扫描仪等硬件设备，还需要购买相关的信息数据库、局域网构建等软件，这些都需要大量的资金进行支持，但是由于资金投入的力度较小，从而影响到城建档案管理信息化的实现。

3. 城建档案管理信息化建设对策

（1）新型的城建档案管理理念建设，首先应该立足于城建档案管理的实际需要，并提出城建档案管理信息化建设的总体规划和实施步骤，从而保障城建档案信息化建设规划能够逐步实现。城建档案信息系统的硬件设施和软件设施可以通过外部的购买渠道来进行组建，而丰富的数据资料则是新时期城建档案信息化管理的重要核心，需要工作人员认真进行建设和维护。因此，这便需要所有城建档案管理工作人员树立新型的档案管理理念，以积极的工作态度面对城建档案管理信息化建设。其次，充分利用现代信息化技术手段，构建先进的城建档案管理平台，从而有效推进城建档案的信息化建设顺利进行。

（2）需要注重一些常用的城建档案资料，认真整理它们的转化和保存工作，逐步实现由城建纸质档案和图片管理朝音频、数据化管理发展，构建完善系统的电子信息数据库，为了能够更好地整合现代城建档案数据库资源，便需要全面利用扫描仪、相机和输入设备，合理地将传统的城建档案纸质文件通过扫描、图像辨认、压缩存档等途径转变成为电子化数据，并采用良好的管理措施将原纸质文件按照类型和时间段进行合理分类，再进行妥善管理。

（3）以确保城建档案资料管理系统能够稳定健康地运行，从而有效提升城建档案的利用效率。在构建城建档案电子信息化系统的过程中，我们应该不断强化各类电子文件的采集和总结工作，以保证城建档案原本的纸质档案转为数据化资料后的完整性和真实性。制定城建档案电子资料保存的标准化格式，确保采集和总结的城建档案信息能够符合制定的标准与内容，为全面实现城建档案资料与数据信息的资源共享创造条件，从根本上拓展现代城建档案电子资料的利用空间。

（4）建设完善的城建档案信息化管理法律法规，确保信息化管理有序进行。现代城建档案管理是社会档案管理的重要分支之一，具有一般档案管理的基本特征和属性。现代城建档案信息化建设过程中，应该根据实际情况构建完善的法律法规制度。制定适合本单位发展需求的城建档案管理政策，如城建档案管理的收费标准、工作管理流程等法规内容，以确保新时期城建档案管理信息化建设能够稳定有序地进行，从而全面提升新时期城建档案管理的信息化建设水平。

（5）加强城建档案干部队伍建设，提高城建檔案管理人员专业水平。强化城建档案管理干部队伍建设是推动城建档案信息化建设发展的重要保证。由于当前城建档案管理信息化建设过程中对信息化技术含量的要求较高，不仅要求专业技术人员掌握丰富的计算机知识，灵活应用各类计算机软件，而且还需要丰富自身的档案管理知识。

4. 结语

城建档案资料是整个城市快速发展过程中所记录下的资料和信息载体，对推动整个城市快速发展具有非常重要的现实意义。因此，需要不断强化新时期城建档案管理的信息化建设，从而全面提升现代城建档案管理的水平，加速完善城建档案信息化建设，推动城建档案管理现代化更好更快发展。

参考文献

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[文章编号] 1619-2737（2018）01-12-597