基于OTO模式下高校档案服务研究

文/山东建筑大学 吴亚男

一、高校档案OTO模式的可行性分析

（一）档案资源具有较强的可控性。高校的档案资源保管一般相对集中，通常是由学校的档案馆进行整理、统一保管。从空间范围的角度来看，高校档案资源的种类体系比较完整，档案保管的区域和场所都是事先划定好的。从档案资料收集渠道的角度来看，高校的档案都是由各个学院独立的档案管理部门进行统一归纳整理之后上交给学校的档案管理部门，最后放在档案馆进行保管。整个收集过程具有封闭性，并没有消息散布出去。从资料的完整性角度来看，学校的档案管理工作人员都是按照相关的制度对从各院级上交上来的档案资料进行核查、分类、编目、上架等固定的流程操作，从而保证了档案资料的规范性和完整性。从OTO服务的操作来看，OTO模式下的档案服务线下的相关操作同样也是档案管理者来进行，从而避免了过程中对档案资料造成损害。

（二）基于互联网的平台具有时效性。大数据时代的互联网平台是一个信息开放的平台，获取信息、处理信息以及传递信息的速度非常快，这些特点都体现了互联网的时效性。因此，将互联网平台具有时效性的优势运用在档案服务中，可以有效解决时间以及档案用户户籍等问题。在新的高校档案服务体系中，从线上的档案服务来看，用户只需要打开相应的互联网页面，按照相关的操作流程，发起对自己信息档案的申请即可。在档案服务管理系统收到对应的请求之后，会向管理人员发出提醒信息；档案管理人员打开管理员页面对用户的申请进行反馈，根据实际情况，安排预约服务的时间以及服务的内容。这种档案服务管理模式有效地提高了档案服务工作的高效性和准确性。从线下服务来看，可将高校档案服务分为两个部分：第一种，就是用户直接按照线上预约好的时间到档案馆领取自己所申请的档案资料。第二种，用户在线上进行档案资料申请之后，备注自己居住地的信息和联系方式，管理人员根据用户所留的信息将其申请的档案资料邮寄或者传真给用户。两种服务方式都是依托于互联网的时效性，有效地提高了高校档案服务的工作效率。

（三）档案资源的用户具有稳定性。高校档案资料的用户一般都是学生、教师、已毕业校友以及一些校外群体，这说明高校档案资料的用户具有稳定性。此外这些群体使用档案资料的用途在一定程度上也具有稳定性。其中档案资料本身的性质决定了档案资料用户的稳定性，因为学校中档案资料一般记载的都是在校学生的基本信息和一些发展情况，管理系统比较独立，用户的范围也就比较固定。根据一些数据分析显示，高校档案的用途也有一定的聚合性，比如在校学生一般都是查询自己的学籍信息，而已经毕业的学生主要是进行学历和学位认证，以及调档等操作，都是对在校时期的档案资料进行操作，所以用户的行为也具有一定的稳定性。

二、基于OTO模式下高校档案服务的特点

基于OTO模式下高校档案服务的基本流程：首先，档案管理人员把档案资料的目录上传到系统服务器，并且展现在对应的档案管理页面上，定期进行档案信息更新。其次，用户打开网页，点击相应的操作，提交自己的档案资料申请。最后档案管理人员根据用户的申请，按照相应的操作流程，将用户申请的档案资料在线下以邮递或者是面对面的方式交给用户。根据相应的操作流程，制作出下面的流程示意图：

和其他的商业OTO模式不同的是，高校档案服务中的OTO模式具有以下三大特点：

（一）将资源用户作为服务的中心。基于OTO模式的高校档案服务是将资源用户作为服务的中心，目标是构建一个以服务为主的多维度生态圈。由于OTO档案服务针对的是和高校相关的人员，并没有涉及商业利益，也没有所谓的市场竞争，因此OTO档案服务理念就是将资源用户看作服务的中心。对线上的数据信息进行精确的传递，为线下的服务提供方向；线下保证和完善档案服务的质量，从而有效地推广、宣传品牌，线上和线下相互促进，实现双向的外层大循环。而多名资源用户在OTO档案服务系统中进行操作，并且获得回应，这又构成了双向大循环中的小循环，从而实现了多层次的服务圈。

（二）能实现两种体系的动态结合。基于OTO模式下的高校档案服务，改变了档案固定不变的传统观念，用动态的、可挖掘的信息数据代替了原来静止不变的纸上数据。OTO档案服务模式将服务体系和资源体系两者之间进行了动态结合，利用互联网上的大数据资源平台，提供档案服务体系的效率。实现档案资料电子化，便于检索，操作简单，有效提高办公效率。例如文件档案电子化就是信息储存在光盘上或者是电脑硬盘上，然后通过计算机进行搜索查询。相比人有限的信息处理能力，计算机的信息处理能力超级强大，因此让文件档案的管理更加快捷和方便。同时电子档案还改变了传统电子档案的弊端，让档案资料的收集、整理、统计、分类以及查阅等操作环节都变得非常方便。无论是办理业务还是进行档案数据信息传递都变得简单易行，减少了人力、物力、财力以及时间的投入。此外，在手工操作过程中，容易出现漏抄、误记以及字迹不工整等问题，电子档案的出现，有效地改善了档案案卷的质量，提高了档案管理工作的效率。电子档案比传统的纸质档案更加容易保管，将档案信息存储在计算机中，不仅可以防潮、防虫，还能够重复无限次的使用，避免了纸张的浪费和保存过程中花费的大量人力和物力。光盘和电脑的硬盘不仅存储量大，而且占用的空间非常小，易于操作，造价也相对低廉，最重要的是方便进行备份，在计算机上点击复制和粘贴就行了，纸质一般很难进行备份。电子化档案管理还实现额资源信息的共享，这正是和OTO档案服务模式相呼应的优点。

（三）是校园中“互联网+”的融合。通俗来讲，“互联网+”就是“互联网+各个行业”，但是并不是像表面上那样两者简单的相加。其内在的含义就是将先进的信息技术引入行业发展中，进行深度融合，再利用互联网这个巨大的资源平台，创造出新的发展生态。同样，OTO档案服务已经延伸到了以互联网为基础的媒体平台，实现了校园数字化的共享平台。例如现在已经在全国各大高校推行的“学信网”“校园一卡通”“数字图书馆”“学生信息管理平台”“校园信息门户”等等其他的数字化信息服务平台，这些都是校园信息管理和“互联网+”的深入融合的产品。

三、基于OTO模式下高校档案服务的实现途径

（一）重视线下业务的推广。线下业务的质量决定了线上服务的口碑效益，因此线下服务是高校档案OTO模式的重中之重。必须从各个方面来不断地提高线下服务的质量和效率。首先，从规章层面来规范OTO档案服务，根据实际情况，制定相应的规章制度。线下的办理流程、岗位分工、服务内容、档案管理等都要严格遵守相关制度执行，将各个环节的工作都落到实处，实现线上申请同线下服务的衔接。对于档案管理人员，根据实际情况，进行合理的岗位分配，明确各个岗位的职责和义务，各部门互相监督，紧密配合。尽量一次性将用户的业务办理好，减少资源用户往返档案部门的次数，提高线下服务的质量和水平。其次，对于档案资料，包括纸质档案资料和电子档案，可以在遵守档案管理条例的前提下，根据用户的需求倾向，将申请率高的学位证书类、学籍类以及文件类的档案进行特殊的分类保管。这样档案管理人员在按照线上申请进行档案资料的提取时，可以节约大量的时间，提高线下服务工作效率，同时还可以优化档案库房管理的存储排列。对于线下服务的工作人员，首先要加强对其进行系统的专业培训，提高工作人员的服务意识和专业技能，包括服务人员应用多媒体的能力以及沟通能力，保证能在短时间内用得体的语言进行回复，从而保证线下服务的质量，避免出现线上多用户在进行档案资料申请时没有人回答的现象。其次是工作人员的业务水平，就是对档案馆中的纸质材料和电子档案资料的管理和提取信息的能力，能够快速并且精确地找到资源用户申请的档案资料。对于那些不能来到档案管理部门进行资料提取的用户，服务人员应该按照用户在线上留下的地址和联系方式，将档案资料邮寄或者传真给用户。最后根据对互联网平台上用户申请的反馈信息，进行统计和分析，总结经验，不断地提高线下服务的质量和水平。

（二）重视线上平台的构建。线上平台是OTO档案服务的前端，就是资源用户进行自主操作的互联网平台，要做好档案服务的线上工作，前提条件是要建立健全档案管理体系。合理结合软件系统和硬件系统，加强档案服务平台的建设，促进线上档案信息的集中更新，实现校园信息档案的集中化管理。同时，可以根据校园档案管理的实际情况，请专业的团队开发出专用的网页客户端或者是手机APP。PC端的应用和手机上的应用都能够实现集展示、互动、交流为一体的功能。用户随时随地都可以打开手机客户端，可以浏览，也可以登录个人账户，点击预览或者下载个人的电子档案资料。对于线上平台服务界面的设计，应该在遵循最优化布局的前提下，最大化地方便用户进行浏览和操作。比如将学位证、毕业证补办、学历认证、中英文成绩打印、获奖证书、文案查询等操作选项按照类别进行整理，并且设计在比较显眼的位置，方便资源用户进行查找。另外，可以设置一些醒目的提示语，提示详细的操作流程，帮助用户快速上手，避免出现用户因为找不到操作选项浪费多余时间的现象。最后，就是要对线上的档案数据进行保密，这需要请专业的队伍提供技术支持，将档案管理人员上传的档案信息进行封装和加密，此外还要对资源用户的基本信息进行保密，特别是用户的身份证号码等重要的私人信息，从而保证线上档案数据的安全性和保密性。

（三）对OTO服务进行推广。在高校中实施基于OTO模式的档案服务，是一种全新的尝试，但是由于多种因素的限制和约束，高校的OTO服务模式还处于起步阶段。虽然现在已经有了很多类似微信、QQ、电子邮件等结合线上线下的服务形式，但是这些都是一些未成体系的零星的服务体系，目前还没有一个完整统一的体系形成。随着OTO档案服务模式在校园中的不断深入，校园生活变得更加智能化。高校的档案管理部门应该抓住机遇，加大对档案管理实行OTO模式的宣传力度。利用学校主页网页以及其他的校园活动或者新媒体，让更多人认识并了解OTO模式的优势和便捷性。充分利用互联网平台，将院校的办学特色、学科优势、历史文化等文化工作发展到线上，着重强调学校档案管理部门的工作理念和文化内涵。此外，还可以在院校网页的下端，设置一些其他院校档案或者省市一类的档案链接，实现档案服务的优化链条。

四、结束语

随着“互联网+”的不断发展，大数据时代的背景之下，将OTO模式和院校的档案管理工作科学合理地结合在一起，充分发挥互联网平台的优势，提高高校档案管理工作的质量和水平。综上所述，就是充分考虑资源用户的稳定性、互联网平台的时效性、档案资料的可控性来发展OTO模式下的高校档案管理。充分利用互联网平台，将院校的办学特色、学科优势、历史文化等文化工作发展到线上，着重强调学校档案管理部门的工作理念和文化内涵。