实现机关档案信息化建设的发展路径

摘 要：伴随着国家信息化的飞速发展，传统的文字文件分类归档的档案管理模式明显已不能再适应如今的管理工作。机关单位的自动化管理系统目前已慢慢步入正轨，而机关档案的管理工作也是机关部门工作的重要任务之一。传统的档案管理模式显然已经不能适应机关单位的运转工作。如何能够在信息时代飞速发展的前提下快速有效的对机关档案进行管理，已经成为机关部门必须考虑的问题。

关键词：机关档案；自动化管理；信息化建设

传统的机关档案都是以纸张作为载体的，然而纸张时间一长必然会有破损，字迹也会不清晰，长久保存有一定的难度，而且人为的借入借出，有时也难免会造成丢失或未归还的现象。并且，传统的机关档案主要是通过人工自己去翻阅查找的，即便档案分类到位但由于数量繁多，查找起来也是相当的费时费力，这也导致机关档案管理工作的效率很低。然而，引入信息化管理技术后，只需通过扫描、照片等方式将档案文件录入电脑，并通过软件按照步骤对档案进行分类管理。需要调阅时只需要在计算机上进行查询就可找到详实的资料，这样方便了查询与检索，并且通过系统还可以对借阅者进行提醒催还，这种操作很大程度上保护了机关档案的完整，也方便了机关档案的管理。那么，如何才能够实现机关档案的信息化管理呢？

一、提升对机关档案信息化建设的认知

相信很多人对于机关档案的管理还是停留在以前的基础上，理所当然的对机关档案信息化建设还没有很清晰的概念。因此，想要做好机关档案的信息化建设，我们首先要做到“知其然，也知其所以然”，这是很关键的一点。

个人认为，所谓的机关档案信息化是指依靠信息技术为机关单位提供了更优质的网格化管理条件，通过图片、数字、影像数据等帮助机关单位能够更优质、快速、高效的进行档案信息管理，庞大的信息承载量以及快捷的检索方式使得档案管理工作变得方便有序，从而实现了档案信息更好的为社会服务的目的。利用信息技术管理机关档案的目的是为了提高机关档案管理工作的效率并且节约机关的经济资源，使得机关部门可以投入更多的人力物力财力去实行自己的政府职能。

二、遵循机关档案信息化的相关准则

未来的机关单位的信息化建设追求的是无纸化办公，将所有的信息以计算机语言的方式存储起来，但是所有的计算机语言都是存在被篡改的可能的，一些重要的文件一旦被更改或被破坏，档案文件便无法复原，这样的损失是不可估量的。这也因此导致电子档案的法律作用和凭证效益还不能够完全替代纸质文件，因此在建立电子档案的同时一定要注意相同内容的纸质文件的保管。对于有些的机关部门，有时可能面临档案室面积有限的问题，这样会阻碍档案信息化建设。因此，相关部门和领导人员一定要加强沟通与协调，各部门人员要增强协作意识，力争在每个环节做到“无缝衔接”，这样才能确保机关档案信息化建设的完成。

三、建立机关档案整合管理系统

机关档案由于来源廣泛，因此在归档时要对信息做到有序分类，以前传统的档案管理大多是将档案文件按编排目录放入档案盒，最后有序的排放在书架上。这样的管理方式看似方便，但档案再寻找起来还是存在难度的。通过档案的信息化建设，我们可以将档案数字化、信息化，通过多层的整理排序对文件内容进行筛选，把档案信息有序化，然后通过检索系统进行查找，解决了政务信息量大，不集中的问题，大大提高办公效率。

整合完善的档案系统还可以实现与办公网络的连接，其主要作用在于方便相关人员工作时如若需要调用一部分的档案资料时，可以通过实名登录的方式，在线进行档案资料的调度查询和利用。档案系统与办公网络连接的另一个好处在于，办理成功的电子文件可以立刻通过网络连接传输对其进行分类归档，从而简化了工作步骤。

四、加强档案管理人才队伍的建设

通过电子信息技术管理机关档案的工作始终还是离不开人工操作的，信息化管理过程中可能会遇到复杂的应用软件和程序，这就需要档案管理人员具有一定的计算机操作水平。目前我国的机关档案管理综合能力还处在世界较低的水平，与国际上一些强国大国的实力比起来还是相较甚远的。在信息技术发展如此迅猛的时代背景下，机关档案的管理人员必须要与时俱进，机关部门要更加重视档案信息化管理人才的培养，多提供外出学习的条件，学习借鉴别人的长处，做到“师夷长技以制夷”。侧重关注管理人员对于计算机基础知识的积累，提高管理人员的理论水准。同时也鼓励管理人员多操作多练习，熟练机关档案管理的操作流程，这样才能够满足档案信息化发展的需要。

五、确保档案信息管理系统的安全性

机关档案是国家行政事务方面的重要文件，是不能够随意外泄的。做好机关档案的保密工作可谓是工作中的重中之重。现代社会信息化发展迅速，办公自动化如此普及，如果档案一旦外泄，由于电子信息传播速度极快而且很难控制，其造成的损失很难在短时间内弥补。所以在机关档案信息化建设的过程中，一定要做到以下几点：参与管理机关档案的技术人员一定要遵守国家的法律法规，杜绝泄密事故的发生，管理人员要定期培训，适当进行考核以提高个人管理水平；建立完善的机关档案信息化管理制度，对档案的查阅、外接等要严格把控；对于不同级别的机关人员实行等级限制，不可越级查看档案；对档案系统进行定期的检查，确保电子档案储存介质的安全，做好防火防水工作并定期备份。在大力开展信息化机关档案管理的同时，要在传统的纸质档案管理制度上综合电子信息管理系统的特点，制定更加完善的机关档案管理制度。

六、总结

完全实现机关档案信息化建设的过程是艰苦而又遥远的，但这是信息时代潮流下的必然趋势，所以机关档案信息化建设的人员一定要注意前面提到的几个方面。首先一定要加深对机关档案信息化建设的认识，在档案信息化管理过程中要遵循原则，加强与其他部门的协调协作意识。在档案录入时确保信息的准确、有效，同时要做好信息系统的保密和安全工作。其次，要不断加强自我综合素质的提高，把身心都要投在机关档案信息管理上，因为机关档案是国家的机密，不能够随意泄露，即便往后道路会遇到很多困难和阻碍，只要牢记以上几点，那么实现机关档案信息化建设就是为期不远的了。

参考文献：

[1]马燕.加强档案信息化建设促进档案管理现代化[J].科技创新与应用，2012（06）.

[2]张照余，吴品才.档案信息化建设现状、问题与对策[J].档案管理，2012（06）.

[3]刘春燕.档案信息化建设管理问题的探讨[J].赤子，2012（06）.

作者简介：冯楚璎，女，汉族，河北廊坊人，工学学士，助理馆员，主要研究方向：档案管理。