信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新

摘 要：在信息化高速发展的今天，办公室的文书档案管理工作需要适时地进行改革与创新，才能不断地适应外部环境。从办公室文书档案管理工作的现状出发，剖析其中存在问题的基础上，提出切实有效的改进建议，旨在促进办公室文书档案管理工作职能的充分发挥。

关键词：信息社会；文书档案管理；改革和创新

信息化社会对办公室的文书档案管理工作提出了越来越高的要求，为更好地顺应时代变迁和满足社会需求，办公室文书档案管理工作需要进行相应的改革和创新。这有利于办公室人事管理工作的有序化开展，有利于提高办公室管理工作效率，并更加充分地释放其效能。

现有研究主要探讨办公室文书档案管理工作的主要特点、存在问题等方面，对时代变迁关注不够。本研究将办公室文书档案管理工作与信息社会背景结合考虑，对其改革与创新进行更具前瞻性的思考。

一、办公室文书档案管理工作的现状分析

在信息化社会背景下，信息技術具有批量处理、运行速度极快、智能化等显著特点。然而，办公室文书档案管理工作与信息技术存在严重脱节，依然存在诸多问题，掣肘了办公室人事管理工作的有序运行和健康发展。

（1）管理者存在故步自封的不良思想，对工作人员的工作态度、工作方式及工作效率产生消极影响。部分管理者认为，办公室文书档案管理工作已具备较为成熟的体制机制，他们止步不前，拒绝进行任何形式、任何内容的改革与调整。这种不良思想和陈旧观念的存在，导致办公室文书档案管理人员在工作态度上得过且过，在工作方式上循规蹈矩，在工作效率上难以获得较大程度的提升。

（2）新的办公室文书档案的出现，导致工作人员难以应对。随着经济社会的快速变迁，一些新鲜事物层出不穷，令人应接不暇[1]。其中新的办公室文书档案的出现，大大增加办公室文书档案管理工作的难度，使得许多工作人员无所适从，甚至出现工作失误，严重制约工作效能的发挥。

（3）契合社会需求的管理人员及新的管理技术极度匮乏。随着信息化程度的提高，社会正发生着日新月异的深刻变化，办公室管理领域的人才和技术面临着严峻挑战。只有造就一支高素质、高技能的人员队伍，同时使其掌握先进的管理技术，才能使办公室文书档案管理工作更加高效地开展。

二、办公室文书档案管理工作的改革与创新

改革与创新是组织发展的不竭动力。为顺应时代发展潮流，紧跟社会前进步伐，办公室文书档案管理工作需要从管理方式、运行机制、制度保障、人员培训等方面出发，进行相应的改革与创新。

（1）建立明确的内部分工体系，促进办公室文书档案的规范化管理。为更加科学、规范地开展办公室文书档案管理工作，需要建立起明确的内部分工体系，确保“人人有事做，事事有人管”，坚决杜绝人浮于事等不良现象的发生，从而保证办公室文书管理工作更为高效[2]。与此同时，对于每项事务、每份文书、每份档案，都应及时地落实到负责人，即由专人来负责跟踪记录相应的流动情况，直至事务的圆满完成或文书、档案的最终入库。据调研，有些地方成立改革小组并制定改革计划，确保办公室文书档案管理工作的有序化进行。

（2）运用现代化的信息技术，建立起规范的文书档案检索系统，有效提高管理水平和管理效率。文书档案检索系统的建立，有利于相应资料的保存和查找，大大提高办公室管理工作的安全性和效率。文书档案检索系统应该涵盖文书或档案的建立时间、最终名称、存放地点、经手人姓名及联系方式、相关备注信息等内容，对于价值较大或保密要求较高的珍贵文件，还应留存其电子扫描件，以备不时之需。办公室文书档案检索系统是办公室人事管理工作与现代化信息技术相互作用、相互联结的产物之一，在充分利用信息技术优势的同时，能够更加高效、便捷地对文书或档案进行保存和管理。

（3）建立办公室文书档案的监督检查制度，并将其结果作为工作人员绩效考核的重要参考部分。管理者要充分重视文书档案的保管情况，意识到文书档案管理工作的重大意义，以月或季度为单位，定期地检查办公室文书档案的保管情况，一旦发现问题或遇到不清楚的地方，应及时找到相关责任人，并了解具体情况，确保所有资料的安全性和完整性。与此同时，管理者还应该记录好相关的监督检查结果，并将其作为工作人员年终绩效考核的重要组成部分，以提高办公室文书档案管理工作评价的科学性和有效性，避免因随意性和盲目性而造成偏差。

（4）加强办公室文书档案工作人员的在职培训，提高其专业能力和技能水平。在职培训是提高工作人员专业化水平的重要渠道之一，借助科学、规范的在职培训，工作人员可以更新工作理念，掌握更为先进、更为专业的工作方法和工作技巧。与此同时，优秀的人才和先进的技术是办公室管理工作有活力的关键，对工作人员进行必要的在职培训，不仅可以提高工作人员的整体素质，还可以带来新的管理技术，从而有效地推动办公室管理工作的创新与改革，是一种投资，更是一种收益。

（5）建立办公室文书档案的保障体系。完备的办公室文书档案保障体系包括高素质和专业化的人员队伍、充裕和源源不断的经费保证、丰富的各项资源、必要的安全保障系统等。保障体系的建立，是确保文书档案等信息资料保存完好的先决条件，更是对办公室文书档案管理工作改革和创新的必要补充[3]。随着科学技术的不断发展，安全保障系统要及时地更新换代，拓展其实际功能，对文书档案及工作人员等进行实时监控，确保各项信息的安全，大力提高办公室文书档案工作的管理水平。

三、结语

在信息化的社会背景之下，办公室文书档案管理工作需要不断地创新自身的管理方式和运行机制，深化内部组织的各项改革，顺应时代发展的趋势，满足当今社会的要求。只有不断地进行优化调整并不断地适应外部环境，才能最终立于不败之地。

参考文献：

[1]余毅.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新分析[J].神州，2017（10）：236-236.

[2]陈玉宇.信息社会视角下办公室文书档案管理工作的改革探讨[J].低碳世界，2016（31）：275-276.

[3]苏丽萍.办公室文书档案管理工作的改革与创新——从信息社会视角下分析[J].科研，2016（11）.

作者简介：王世红，襄阳市职业病防治院。