浅析建设工程档案整理中的问题及解决措施

刘敏

摘 要：随着国家经济的快速发展，越来越多的工程得到了建设，从而产生了丰富的建设资料。通过建立档案加强这些资料的管理，则能了解工程的品质状态，并为工程的使用维护和后续工程的建设提供参考。因此，浅析建设工程档案整理中的问题及解决措施具有重要意义。本文首先对档案管理的重要性进行了概述，详细探讨了建设工程档案整理中的问题及解决措施，旨在提高建设工程档案管理水平。

关键词：程建设；档案管理；现状问题；解决措施

工程档案是建设工程的有机组成部分，是建设工程内在质量和工程验收的重要依据，也是建设工程质量的重要构成部分，对工程建设具有很强的现实指导作用。近年来，工程档案的管理日益受到重视，各级建设行政主管部门加大了宣传、管理力度。但由于建设单位不够重视，以及档案的制作的不规范，工程建设档案管理依然存在着诸多问题。如何加强其管理，是建设单位值得深究的问题。

1 档案管理的重要性

档案管理是否科学、有效对建设工程项目的顺利进行起着举重若轻的作用。当前，档案管理工作的重要性已经被逐步的淡化了，许多人的重视档案管理意识薄弱，忽视档案管理的重要地位。档案是记录历史工作与信息的载体，它能够为建设工程提供查考的依据。档案是历史的真实再现，它还原的历史不像一些历史传记一样还有一些故事性情节，而是完完全全的数据再现，是备查的第一手参考资料。档案是在建设工程项目进行的过程中直接形成，而不是在建设工程项目完成之后由后人编写的，这样，就客观地记录了建设工程真实的历史情况，是最可靠的凭证。另一方面，它保留了最准确的历史痕迹，比如，有的一些档案则是当事人的亲笔手稿，有的则是工程领导人或相关人员的亲笔批示或签署；大部分文件都盖有工程单位或个人的印章；有些材料则是照片、录像及录音带，这也是档案具有凭据作用的最佳证明。

2 工程档案管理现存问题

2.1工程档案收集不够真实和完整

建筑工程的档案资料从工程规划开始就产生了，工程建设前期法定建设程序文件、监理文件、综合管理资料、工程技术资料、竣工验收资料、竣工图等都属于工程档案中的重要内容，因此，此类档案的收集和整理，应该与工程的进程同步。然而，很多建筑企业在档案收集的过程中残生了重点偏頗的现象，导致了工程档案收集不够完整的问题。大多数跟随工程进行档案收集和整理的工作人员，都是在施工开始才进入工地，收集综合管理和工程技术档案，而之前的规划设计过程中所产生的设计变更以及设计对工程的影响，就不能从档案中体现出来，也影响了工程档案的可用价值；工程档案来源于不同的施工小组和与工程有关的部门，有许多部门为了及时上交档案，所整理的资料并不一定是与工程实际完全相符合的，有一部分甚至是由相关负责人通过回忆和整理的方式提交上来的，这部分资料的真实性也值得商榷。

2.2对档案工作缺乏正确的认识

有人认为，工程项目竣工档案材料的收集归档完全是档案部门的事，这种认识误区，是造成工程竣工档案材料收集不齐全、不完整、不准确的另一个原因。档案管理工作不是一项孤立的工作，它与企业经营有着千丝万缕的联系。尤其是收集归档工作，档案材料能否收集齐全完整并保证其准确性，不仅取决于档案管理人员的主观努力程度，而且与企业各部门在处理业务，形成文件材料行为规范程度有着直接的联系。如果各业务部门在编制或审查文件图纸资料时不注意其质量，使用中不维护它的安全，办理完毕后又不注意收集和积累，而单凭档案部门事后去找、去要、去收集，那么要使工程项目档案资料归档齐全将是一句空话。

2.3单位重视工程建设档案管理的程度不强。许多参建单位对工程档案工作缺乏应有的重视，特别是在施工阶段， 施工企业重施工质量、进度，轻档案管理的现象普遍存在。

3 工程建设档案管理问题的解决措施

3.1工程档案收集不够真实和完整

建筑工程的档案资料从工程规划开始就产生了，工程建设前期法定建设程序文件、监理文件、综合管理资料、工程技术资料、竣工验收资料、竣工图等都属于工程档案中的重要内容，因此，此类档案的收集和整理，应该与工程的进程同步。然而，很多建筑企业在档案收集的过程中残生了重点偏颇的现象，导致了工程档案收集不够完整的问题。大多数跟随工程进行档案收集和整理的工作人员，都是在施工开始才进入工地，收集综合管理和工程技术档案，而之前的规划设计过程中所产生的设计变更以及设计对工程的影响，就不能从档案中体现出来，也影响了工程档案的可用价值；工程档案来源于不同的施工小组和与工程有关的部门，有许多部门为了及时上交档案，所整理的资料并不一定是与工程实际完全相符合的，有一部分甚至是由相关负责人通过回忆和整理的方式提交上来的，这部分资料的真实性也值得商榷。

3.2视并提高档案管理意识

各级领导和有关业务部门要切实重视档案管理工作，档案专业部门和人员要进一步明确职责范围，如参加生产调度会，参加产品鉴定会和基建工程竣工验收，参加设备开箱等。

3.3强化档案收集意识，正确运用行政监督手段

城建档案管理部门要正确运用行政监督手段，加强工程建设档案的行政管理和监督。城建档案管理部门要经常深入工程建设现场，对城建档案法律、法规和本地城建档案管理部门具体要求的执行情况进行监督，对建设单位、施工单位和监理单位的档案工作进行业务督促和检查。通过经常性的监督检查，促进工程建设档案各项管理工作的落实。

4 结束语

综上所述，浅析建设工程档案整理中的问题及解决措施对档案整理具有重要的作用，因此要进一步提高和完善工程建设档案管理问题的解决措施，这样才能保障工程档案整理工作的发展。

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