浅析农场档案管理信息化建设

王欣欣

为适应档案信息化建设发展的要求，农场档案管理将面临由传统方式向现代化管理方式的转型。在转型当中，遇到了很多互相关联的问题，例如档案信息数据库建设和信息网络化的关系，档案传统技术方式与现代技术方式的关系，档案信息收藏和利用的关系等等问题。唯有正确解决好这些关系，才可以跟随上信息化社会的发展步伐，推动农场档案事业的可持续发展。

1正确处理传统技术方式和现代技术方式的关系

农场档案管理工作现阶段正处在手工管理方式与计算机管理方式互相衔接时期，而且这个时期仍需要一定的时间。所以，正确处理传统技术和现代技术两种方式的关系是农场档案信息化建设发展里非常主要的一方面，是促进农场档案信息化建设的前提与基础。假若以技术方法的方面看，在农场档案信息化建设发展里不可以只谋求技术方式是否先进，而需要意识到，在农场档案管理工作里，两种技术手段分别都有好坏。传统档案管理历经了长期发展里程，累积了大批的档案信息资源与丰厚的管理经验，可是其确实又落后于国家社会与经济的快速发展。而在使用现代技术手段后，能加大归挡文件收集与整理以及传递的速度，能提高档案检索与提供的准确性。最主要的是，利用现代技术实现文档一体化的管理，能实现农场档案信息与文件的资源互享，能切实做到文件及时分类及时归档，降低集中归档的工作量与压力。所以计算机使用在档案管理上，能有效降低了农场档案工作人员的劳动强度。但虽说其优越性非常多，可是，现代技术手段还要凭借传统档案管理手段来持续收集和补充以及更新数字化信息，二者問是一个有机的整体，唯有互存取长补短才可以实现一种平衡的发展状况。

2正确处理档案数据建设和信息网络化的关系

农场要达到档案信息化，最主要的就是处理好档案数据建设和信息网络化的关系。两者是珠联璧合，互为关联的，档案信息资源建设主要是农场档案的数字化与电子文件的接收与采集。档案信息资源建设主要形式是农场档案目录中心数据建设与各种数字化档案全文和专门数据建设。成立档案数据的宗旨是要通过网络实现有效便捷的信息利用，而档案数据的质量是决定网络输送档案信息效果的重要影响原因。所以，一定把档案信息的“存储”与“释放”工作做好，让录入的每个数据都能一致和准确与完整，做到规范化和标准化的要求，进而促进农场档案信息化尽早实现。

3正确处理收藏和利用的关系

很长时期以来，传统档案管理重藏轻用的情况很是凸显，随着国家社会主义现代化建设的加速，网络信息资源与电子文件大批产生。在如此的新阶段，农场档案工作人员就应推陈出新，改变观念，创新服务手段，将“用”当做搞好档案工作的评价准则和做好档案信息化建设的导向，应搞好农场档案的收集和整理与分类以及录入等基础性工作，保证收藏档案信息的数量与质量。总而言之，应正确处理好“藏”和“用”的关系，才可以为全方位建设农场做好服务，实现新阶段农场档案管理信息化建设的任务。

4正确处理档案信息化和档案管理人员队伍建设的关系

档案管理人员队伍的建设是农场真正实现档案管理信息化的根本，其对档案信息化的质量与发展速度有着决定性作用。信息时代文件的自动登记和辅助立卷、归档和著录、检索以及信息网络传递、安全利用均于电脑上实现的。这就要求农场信息时代的档案管理人员，既要懂技术，又要具备一定的科技知识；同时，应懂得管理，有很强的计划能力：也应懂得政治，有丰富的经济理论基础，这些是科学管档的客观要求。农场信息时代的档案管理者还需立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，加强专业知识的更新，增强本身的业务素质及工作水平。为农场早日实现传统档案管理方法由现代管理方法的转变，农场档案管理机构需要有计划地对本单位的档案管理者实施信息化技术培训，其内容包括计算机和网络等多方面的知识。农场档案管理机构还需要营建一定的条件，使档案管理者及时了解档案发展趋势与现代科技在档案工作里的运用，不断增强档案管理者的工作技能。

5正确处理档案信息化与信息安全的关系

档案涉及农场利益和国家利益，特别是涉及一些保密的档案，与国家安全密切相关。要依据国家拟定的信息安全框架由总体上进行信息安全建设。在农场档案建设中，信息安全管理是主要要素之一，当中最主要的原则即一定是在我国相关主管机构的指导下，依据农场相关机构拟定的标准和规章及制度开展工作。档案实体和信息的安全是档农场案部门的工作性质所决定的，由于国家信任所系，因国家机构生存所系，农场档案工作人员一定将农场档案安全和保密工作的职责作为“本职”和“天职”，恪守职守。

6结语

农场档案信息建设绝非是空中楼阁，凭空臆造的，而其是一项系统工程。在农场档案信息化建设过程中，有许多方面需要引起农场相关部门重视；在具体实践中，档案信息化建设需档案人员在工作里不断探索，不断创新，以档案信息化带动农场档案事业每项工作的开展，推动农场档案管理现代化水平的全面提高。