探讨新时期如何提高办公室档案管理的有效性

张娜

摘 要：随着我国经济的快速发展，人们的生活质量得到了很大的改善，相应的需求也在不断的提高，档案信息需求就是其中的一种，通过查询档案信息，能够更好的了解想获取的信息，从而为人们的决策等提供依据。而这就与档案管理工作有关，只有做好档案管理工作，才能更好的为人们提供档案服务，提高档案资源的利用率。而办公室档案管理则是我国事业单位以及国有企业中的重要管理内容，这对于各个企业的发展都具有一定的影响。然而办公室档案管理工作是比较复杂的工作，在新时期的背景下，如何提高办公室档案管理的有效性就显得极为重要。

关键词：新时期；办公室档案管理；有效性

针对新时期的办公室档案管理工作是有必要进行深入探究的，因为这关系着我国企业的发展，同时也关系着社会经济的发展。只有做好办公室档案管理工作，才能给人们的决策提供重要的依据，保护个人以及企业的合法权益等。但是在我国一些企业的办公室档案管理工作中还是会存在着一些问题，这就使得办公室档案管理的效率一直得不到提高。因此，这就需要有关人员能够重视办公室档案管理工作，通过采取一些积极有效的办法看来解决这些问题，以真正提高办公室档案管理的有效性，促进我国众多企业的健康发展。

1 新时期办公室档案管理工作的重要性

办公室档案是企业和事业单位珍贵的历史资源，它具有重要的社会价值和经济价值。办公室档案记录了企业和事业单位日常经营活动中的一切内容，包括了企业、单位职工的个人信息、日常经营活动信息、资金运转情况等。这些信息能够为企业和事业单位经营活动提供一定的参考价值。办公室档案详细记录了企业和单位从创立之初到发展的整个过程，以及公司在发展过程中取得的一些知识成果，如果发生产权纠纷，单位可以从档案中找到相关的信息，维护自身的合法权益。

2 办公室档案管理中存在的主要问题

目前，我国一些办公室档案管理工作中还存在着一些问题，这些问题的出现严重制约恶劣企业的办公室档案管理水平，这在一定程度上也不利于我国企业的健康发展，还会衍生出一些不必要的问题。因此，针对办公室档案管理中存在的问题就值得人們加以深入的探究，以更好的了解其中的问题，然后为加强档案管理提供可参考的方向。具体而言，存在的主要问题有以下几点：

2.1 忽视办公室档案管理

忽视办公室档案管理工作就是一大问题，部分企业的领导者并不能很好的认识到办公室档案管理的重要性，也没有对于档案管理有一定的认识以及发展规划，这就对于档案管理工作的顺利开展造成了阻碍，在实际的档案管理工作过程中，容易发生档案丢失、销毁、缺失等现象，这就不利于后续档案资源的有效利用，对于企业的发展也具有不利影响。

2.2 办公室档案管理制度欠缺

办公室档案制度不完善也是在管理中存在的问题，根据我国基本国情看来，我国大多企业的档案管理中还没有形成比较系统的管理方法，这就使得我国企业档案的作用难以有效的发挥，大多只是走一个形式，为了应付上级部门的检查。这就导致办公室档案管理工作缺乏一定的规范，一些收集、填写资料的要求也不能明确，信息错误就会存在，档案信息就会失真，因此，办公室档案信息的价值也就会消失，不利于企业的长远发展。

2.3 办公室档案管理信息化程度低、管理人员素质低

办公室档案管理工作的有效开展是需要工作人员推动的，同时还需要掌握先进的管理办法，这样才能进一步的加强办公室的档案管理。但是在大多企业办公室档案管理工作中，还比较缺乏档案信息化的管理，这与资源投入的力度有关，同时也与管理人员的素质能力有关。投资力度欠缺是因为企业领导不重视这方面的工作，而管理人员的素质问题则是因为工作人员不能掌握先进信息技术的知识以及应用要点，这就使得先进技术的作用难以得到发挥，严重影响了办公室档案管理工作的效率以及质量。所以，目前，大多企业中还是主要以文档、图文的信息档案形式为主，即使有信息技术的支持，也只是用于浏览、录入，并不能真正提高办公室档案的信息化管理水平。

3 新时期加强办公室档案高效管理的措施

3.1 完善办公室档案管理机制

事业单位的领导要重视档案管理工作，只有领导重视了，才能上下一心做好档案管理工作，提高档案管理的工作效率。首先，建立档案管理责任机制，明确每个档案管理工作人员的岗位职责，一旦档案出现问题，可以及时找到档案管理相关的责任人。这样就避免出现因为工作人员消极怠工，导致档案信息填写出现问题。其次，建立档案管理工作流程。当前档案管理人员的专业能力不高，为了提高档案管理的效率，必须建立档案管理流程。这样在日常的工作中，档案人员可以按照工作流程进行工作，完成档案收集检索、收藏等工作。最后，要建立档案管理突发事件的应急预案。档案室一旦出现非人力造成的意外事件，导致档案出现了损坏或者遗失，档案管理部门要立即对档案进行修复和再建工作。

3.2 提高办公室档案管理人员的专业技能

办公室档案的管理工作是一项技术含量比较高的工作。特别是随着计算机网络技术在档案管理工作中的广泛应用，对档案管理人员提出了更高的要求。首先，他们不仅需要具备档案管理的相关知识，还要学会熟练使用计算机、扫描仪等电子设备。这就要求我们的档案管理工作人员必须与时俱进，不断学习新的技术和新的知识，不断提高自身专业素养。其次，单位可以定期组织相关的档案管理培训，通过多种方式增强档案管理工作人员的专业技能，同时也要加强对档案人员的思想教育和责任意识，让他们在工作中增强责任感和保密意识。

3.3 加强办公室档案管理的信息化建设

计算机网络技术的发展，给办公室档案管理工作带来了新的发展契机。将档案管理工作与计算机技术有效地结合，能够大大提升办公室档案管理的工作水平。利用计算机系统可以将档案进行分类整理，不仅能提高管理人员的工作效率，还能够提高档案的利用率。

4 结束语

随着时代的不断向前发展，人们的生活方式以及工作方式发生了很大的改变，各个行业都获得了较大的发展，但是对于一些工作也提出了更高的要求。办公室档案管理工作就是一种比较重要且繁琐的工作，在新时期背景下，对于这项工作的要求体现的更为明显。只有不断的提高办公室档案管理的有效性，才能真正实现档案管理水平的提高。这就需要有关企业档案管理人员能够注重创新档案创新管理方式，相关企业也能加强先进信息技术的应用，加大资金的投入，以进一步的提高办公室档案管理的效率，以促进办公室档案管理工作的顺利开展。

参考文献

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