办公自动化对档案管理互动效应的实践分析

张延辉

摘 要：随着人们对办公效率和办公质量要求的不断提高，自动化办公开始逐渐出现在人们的视野中，人们在日常办公中开始更多的应用办公自动化技术了，自动化已经成为现在办公中人们主要应用的方式。自动化办公主要是指人们在进行办公的时候把计算机当做办公的主要方式，利用计算机来进行办公不仅可以提高人们日常进行办公的效率，同时还能够减少人们在档案管理中出现的误差，提高档案管理的质量。本文就办公自动化对档案管理互动效应的实际应用进行分析，希望能够让办公自动化应用的范围变得越来越广。

关键词：办公自动化；档案管理；互动效应；实践；分析

在实际的工作过程中，人们利用计算机技术来进行办公已经成为了非常普遍的现象，同时自动化办公技术也给企业带来了一次技术上的变革，办公自动化在企业中的应用，给传统的办公方式带来非常大的冲击，其中所有冲击中最大就是档案管理工作，传统的档案管理工作都是通过手工录入的方式来进行档案管理的，办公自动化的应用不仅让档案的录入方式由手工录入变成了计算机录入的方式，同时也赋予了档案管理一个全新的理念，改变了传统档案管理的检索、传递和记录等方式，档案管理的这种改变不仅让档案管理变得更加智能化，同时也让档案管理的工作上升到了一个新的台阶。

本文通过对办公自动化的深入理解，并且就办公自动化对档案管理互动效应的实践分析进行了详细阐述，希望能够起到抛砖引玉的效果，使同行相互探讨共同提高，进而为我国的办公自动化发展添砖加瓦。

1 办公自动化的概念

办公自动化的发展离不开科技的进步，办公柜自动化不仅满足了人们对办公需求，其主要是将计算机网络功能和现代化办公相结合形成的一种新的办公方式，这种办公方式不仅结合了非常先进的科学技术，同时其的生命力和活跃性也是非常强的，可以说现代化办公技术就是现代信息化发展的一个产物，办公自动化在各个行业中得到了非常广泛的应用，在一定程度上办公自动不仅加快了社会发展的步伐，同时办公自动化也有利于社会的稳定发展。

2 档案管理在办公自动化环境中的主要工作内容

2.1 文字管理工作

在档案管理工作过程中，要接触许多文字工作，在计算机中加工处理、存储，可以做到及时查询、分析、修改、协助决策活动。

2.2 信息管理工作

档案管理的主要工作就是要对信息进行技术的处理、采集、提炼出档案信息中的有用价值等工作，而在这其中最重要的就是档案信息的采集工作，其不仅是整个档案管理工作的起点，也是展开所有档案管理工作的基础，如果在进行档案管理的过程中，档案管理的工作人员如果不能够及时的对信息进行采集，然后及时的报送，这主要是因为档案管理的信息在很多的时候都有着非常强的时效性，只有及时的提炼出信息中的有效信息并加以利用，才能让档案管理在企业中国的地位得到提升，避免出现信息失效现象的发生，企业在进行档案管理的时候，通常情况下采集的信息主要是文字、語音、图像、图表等方式，办公自动化在应用之后不仅提高档案信息的质量，同时也拓宽了档案信息的获取途径，让档案信息在进行收集的时候，可以通过信息网络来取得需要的信息。

2.3 档案管理工作

在办公自动化环境中，档案管理对档案管理的工作表现在整理，保管和保密上。档案管理人员在计算机上制作，接收文件，电子档案便应运而生。电子档案包括磁盘，软盘和光盘等储存介质，档案管理人员在保存诸如此类的信息时，首先要将信息文件分门别类，建立一个文件夹，将这些内容保存在适当的介质上；确定的标识全宗名；划分全宗群；进行编号和排列。另外不要忘记在人机界面上建立“逻辑目录树”的结构。

3 办公自动化对档案管理的作用

3.1 提高工作效率

信息时代的到来，为信息的采集、传输、处理提出了新的要求。档案管理人员的工作效率要想提高，只有引进高科技。当代的社会现状，计算机技术、信息技术、通信技术迅猛发展并紧密结合，为提高工作效率，改善办公管理提供了条件。同时，中文处理技术、信息系统技术、计算机软件开发技术、数据库技术、人工智能技术、管理方法学和行为科学的发展，也不档案管理工作提供了许多便利。正是各种科学和技术的发展，才促使档案管理工作效率不断提高，促使管理向科学化、规范化、自动化和高效化的高层次发展。

3.2 提高办公质量

办公自动化在实现高效率的同时并没有降低其质量，相反还在程度上提高了办公质量。办公自动化依托的是当代的计算机技术，利用计算机强大的信息处理技能来实现信息高效、精准地处理。在传统的档案管理工作中，档案管理必须在纸张上用笔起草、核算、修改等，整个流程是单线程的，而且由于人自身的因素，整个过程中难免会发生错漏。但是在办公自动化的办公环境下，信息处理系统能够最大程度上避免这些疏漏。事实上，利用计算机进行文件复制、传输，出错率极低。

3.3 档案管理工作模式的演变

档案管理工作未实行自动化时，只是简单，重复，机械的体力劳动，所需动脑的也只是简单的，常人所有的思维活动，基本不需要高难度复杂的思维活动，基本上全是“体力劳动”。随着科学技术的发展，工作逐渐高效化，特别是自动化的应用，给档案管理的工作带来了极大的方便。这时人们为追求更高的效率，以省出时间去考虑其它事。从而人们就需动脑考虑有关软件的升级，开发，引进新的设备。如何才能更有效的进行工作？这就需大量的，复杂的基于简单思维的基础上的高难度思维工作。从而工作的就逐渐转变到脑力的使用上，档案管理人员的实质也随之产生了变化，从繁重的体力劳动中脱离出来后，带来了思维的高度开发，思维能力由此变活跃，有更多的时间向领导提供建议，由“助手”变成“参谋”，自此带来了质的飞跃，这都是档案管理由“体力劳动”向“脑力劳动”带来的影响。从而导致档案管理由。

4 结束语

综上所述，在档案管理的发展过程中，档案办公自动化不仅加快了档案发展的速度，同时也让档案在企业中地位得到了提升，弥补了传统档案管理过程中的不足。改革开放以来，我国行业间市场的竞争已经变得越来越残酷了，在市场的竞争过程中，我们可以知道企业之间市场的竞争，从根本上来讲更多的是各个企业之间对于人才的竞争。在挖掘人才方面档案管理有着非常大的优势，因为档案管理本身就是一个挖掘人才的途径，因此我们必须要重视档案管理的发展，只是有这样档案管理才能发展出更大的价值，才能在根本上提高企业的市场竞争力。

参考文献

[1]王国峰.办公自动化对档案管理互动效应的实践分析[J].工程技术：引文版，2016（6）：00291-00291.

[2]刘晶磊.办公自动化背景下对档案管理工作的思考[J].办公室业务，2016（12）：169-169.

[3]李鸿.新时期高校办公室档案管理工作的新特点与对策[J].办公室业务，2016（11）：64-64.

[4]王满四，徐朝辉.银行债权治理与公司内部治理间的互动效应研

究——基于管理层代理成本的实证分析[J].中国软科学，2017（12）：100-115.