论提升事业单位人事档案管理水平的建议

周凤英

摘要：随着事业单位的不断发展，管理标准在不断提高，对人事档案管理工作也提出了更高的要求。人事档案管理工作关乎到单位中所有员工的切身利益，是一项重要工作，但当前的事业单位人事档案管理还存在许多问题亟待解决，本文就从这些问题入手，对如何提升人事档案管理水平提出了几点建议。

关键词：事业单位；人事档案管理水平；提升

引言：

如今，事业单位进入了快速发展轨道，但受到社会中各方面因素的影响，单位中的人员流动量也在增大，人事档案管理工作迎来了新的挑战，需要进一步提高工作水平，满足单位的发展需求。现存的人事档案管理问题是阻碍管理工作水平提高的重要因素，主要体现为以下几点。

一、事业单位人事档案管理存在的问题

（一）人事档案内容不够完善

过去，人事档案大多为纸质的资料，这为后期查找资料带来了很大难度，且整理资料也较为繁琐。如今，档案管理工作已经全面实现了信息化，但时长会出现信息更新不及时，资料整理不完善等问题，没有将信息系统的优势充分发挥出来。

（二）对人事档案管理重视度不够

一些单位中的档案管理工作受不到重视，只在需要应对检查时突击整理，平时没有及时更新档案内容的意识。由于人事档案内容主要为大中专毕业生档案，不及时、不完善的管理导致毕业生的档案信息得不到及时更新，利用率较低。

（三）人事管理人员不专业

高水平的档案管理工作需要由高素质的专业人员来完成，但实际情况却是档案管理工作缺乏专人来进行，甚至单位中没有设立档案管理人员这一职位，要求其他员工代为进行，这导致该项工作的水平难以提高，也难以在需要時立即提供档案建立和查找服务[1]。

（四）人事档案利用水平低

管理档案是为了为其他工作的开展提供依据，如人员的晋升、福利的变更、退休和聘用等，但由于对档案管理效果不佳，无法在需要时获得档案依据，对档案的利用不足，没有发挥出人事档案建立的真正作用。

二、提高事业单位人事档案管理水平的建议

（一）推动人事档案管理的社会化

（1）人事档案应适应社会管理要求

建立一个集中的人事档案保管机构，极有利于促进人事档案应适应社会需求，对于解决“分散多头”等问题的出现，适应人员角色转化的需要[2]。

（2）改革人事档案管理体制

集中开发，统一管理人事档案信息资源，是实现今天人事档案社会化管理所必须的。而传统的微观管理存在人员调配不合理、制度不完善、监督过程缺乏科学化管理等诸多问题。因此，为了推动人事档案管理机构的社会化，必须将档案部门、人事档案信息资源的管理对传统的体制改革。

（3）设置满足现实需要的管理机构

为满足现实需要，促进人事档案信息的整理与整合，建立健全事业单位行业联网的人事档案社会化管理机构。控制管理机构的规模与数量，尊重市场的瞬息变化，根据时代要求以及信息化建设的需要，完善档案部门的监督与管理、人事和社保门部相关的组织部门工作必须加强，满足整个工作单位的需要。

（4）加大人事档案管理的财政投入

加强对人事档案管理工作的重视，加强对该项工作的投入和建设力度。通过购进信息化设备和信息系统，加深人事档案管理的现代化程度，提高工作的效率和质量。

（二）促进人事档案管理的现代化

（1）人事档案管理电子化

传统人事档案管理纸质化所出现的一系列问题，针对人事档案所存在的制度困难，纸质版档案整理不当。所以，为了促进人事档案管理的现代化，实现人事档案的电子化是必不可少的。因此，为实现人事档案管理电子化，建构社会信用系统，便于整个人事档案资料的管理，真正实现档案的优化和处理[3]。

（2）人事档案管理信息化

为提高人事档案信息的准确性、时效性，提高整个档案信息管理工作的效率。为了增强档案信息管理的时效性，一般都是通过以下方式来实现的：首先，通过网络查询，实现全社会共享。充分利用科学技术的现有资源，真正实现人事档案管理信息化。其次，加快人事档案管理信息化建设，充分利用现代信息化设备诸如扫描仪、照相机等，真正推动电子数据资料代替传统的纸质版的信息整理的科学化。当然，加强人员队伍建设，加大培训力度，培养高素质、高学历、不落伍的复合型人才。提高工作人员的技能水平。进而，真正实现相关人员，相关部门档案管理的信息化。

（3）人事档案信息标准化

通过系统软件支持，实现在统计、查询、利用等功能，进行人才信息资源的整合，有利于推动人事档案信息标准化目标的真正实现[4]。然而，针对人事档案信息不标准，不科学，不合理等诸多问题的出现，必须通过对人事档案信息形成、存储、交换各个过程和阶段的监察和监督，必须建立健全统一的标准化的计算机软、硬件环境以及其他客观的外部的环境。

（4）人事档案信息网络化

伴随着我国经济水平的日益提高，人事档案信息管理的科学化日益增强。充分利用信息的网络资源，真正推动人事档案管理工作的进一步科学化以及提升管理工作的合理性，

发挥人事档案对社会、组织和个人的价值，人事档案信息网络化是极其必要的。充分利用网络优势，真正实现信息资源的共享，推动人事档案信息网络化进程。既符合时代发展对于人事档案信息管理工作的要求，也符合事业单位信息资源真正实现资源共享。

（三）人事档案内容适应社会经济变化

我们必须要认识到传统的人事档案的管理制度存在着诸多问题。诸如，人事档案内容选材缺乏多元化的特点，相关部门人员任意涂改，处理问题不客观公正，人事档案不够完善真实详尽。然而，面对这样的问题，从根本上解决该问题，必须保障人事档案内容适应社会经济变化。为了保障现行档案资料的正常运行，必须与时俱进，顺应时代发展要求。

三、结语

综上所述，人事档案管理具有极强的系统性与复杂性，需要工作人员保持严谨、细致、负责的态度按照组织内部人事档案管理规章制度开展工作。只有这样方能做好人事档案管理工作，充分发挥出人事档案的作用，更好地为员工、为单位、为社会提供高效、便捷、优质的档案服务。

参考文献：

[1]钟宇雅.事业单位人事档案管理中存在的问题及建议[J].人力资源管理，2013，（7）：210211.

[2]刘红云.事业单位人事档案管理现状及对策研究[J].企业导报，2013，（8）：212212.

[3]陈静.我国事业单位人事档案管理存在问题及对策[J].神州，2013，（9）：210211.

[4]唐晓云.提高事业单位人事档案管理水平的路径探索[J].产业与科技论坛，2014，13：235-236.