档案保存方法分析

曲艳霞

事业单位的档案管理种类繁多。数量庞大，档案管理的是否规范，直接影响查阅效率的高低。同时，查阅效率的高低。又大大关系到事业单位很多方面办事效率的快慢。这些方面，直接显示着事业单位的管理水平、决策水平。这在很大程度上影响着来办事人员的情绪。高效快捷的查阅翻找。是对查阅人员的一种尊重，也是我们档案管理人员必须具备的素质之一。显然传统的管理方法已经无法满足现代事业单位档案保存与利用的要求。由此，必须转变观念。更新档案管理方法，利用先进技术。确保事业单位的各项档案管理工作能够正常开展，为档案的利用提供准确、及时、有用的信息，提升事业单位的办事效率，切实为社会服务作出贡献。下面是我多年来从事档案工作的小经验和小方法，现写出供大家参考。

1计算机录入信息：EXCEL表格和备份

如今计算机办公已全面普及。档案的保存与查阅也大多数应用了电脑信息录入和保存。但为了双重保险，计算机录入信息的同时。纸制材料的保存也同样重要。

计算机录入档案信息时。我常用EXCEL表格。进行录入。首先把材料按事先规定的分类要求进行基本分类：大致为，按年度或按地域分类。例如，财务类档案基本上是按年度分，即一个年度的装订成卷、册。文件类档案按地域分类，即：省级文件、市级文件、县级文件。其次每条信息录入制定好的表格内，按流水顺序，逐条录入。

建立多个文件夹，每个文件以年度为标志，按内容的不同，将EXCEL表格。分别存在建立好的文件夹中，以便于查找。

为了信息的安全和保险，将录入后的信息，备份存入“云收藏”中。随时录入新内容，随时进行备份存储。

2纸制材料的保存：册、盒、架

档案要想不丢失。不破损，我认为，最好的方法是先装订成册。这样。即便于保存，也便于查阅。装订成册。首先要作好分类工作。分类的基本原则是：方便查找和借阅。本人的作法是：一是按年度分类；二是按内容分类。这就要看档案的性质来确定如何分类。大多数情况下，文件类档案，基本上是按年度分类。因为文件类档案数量不大，半年装订一次。按照下发文件的先后顺序。装订成卷册。用牛皮纸封皮儿订在外面，以便于保存。在卷皮上写明保存期限、年份时间以及一些重要的标志性搜索文字。

财务档案，是单位量比较大的一类存档资料。大致上按季度、且按内容分类归档装订。财务档案首先按月份整理好。用夹子夹住，每个季度末，按内容分类装订。也用牛皮纸类封皮为封面和封底。对于其它类型的资料，以便于保存和查阅为原则。视实际情况而确定。在我从年的工作中，我个人认为，财务类票据中，购买收据一类档案。我大多数用薄纸版类作为一卷的封面和封底。因为这个材料纸张太薄。放在架中，不容易站立摆放，平整放置。材料摆放太多。不利于通风，容易受潮变形，从而从利于达到长期存放的目的。

档案装订成册后，多数情况下，在未到年终时，最好放在档案盒中。在档案盒中侧面贴上标签，这样作的目的，还是便于保存和查问。年终。将存放在档案盒中的成册材料。将档案盒一并放在可移动密集档案架中。每组档案架的距离不可过于太小。至少要保持5厘米的距离。这样便于通风、防潮。

3防火、防盗、防潮、防虫蛀

防火、防盗、防潮、防虫蛀。是档案管理的重中之重。材料档案室中必须备有灭火器、樟脑球、湿度表、温度计等基本的工具和器材，而且要定期检查温度计及湿度表等工具是否属于正常使用范围，如有故障要及时修理或更换。

材料档案室中，绝对要禁止明火出现。因此。档案室的墙壁上显注的在方，粘贴“禁止吸烟”。这警示查阅人员及工作人员绝不能在档案室内吸烟。并且我个人认为，有条件的单位。档案室应放置烟火报警器。

北方的天气，冬天室内取暖温度较高，大多数能达到零上25度左右。因此，防潮不仅仅是夏天的任务，冬天也应关注到档案的湿度情况。冬天的室内温度和湿度太高。并且无法常时间打开窗户通风，档案更容易发生变霉腐烂。多年的档案工作，在实际中不断的探索。我常常在档案室的四周墙角洒上白石灰粉。这样即能起到防潮，还能有效地灭菌，防虫蛀的效果，可谓是一举两得。

通风。是档案室夏季的重要任务。近年来，由于环境的原因。春季时常有大风沙尘天气出现，而且春夏之交时，有很多杨花和柳絮随风到处飘落。遇见这样的天气。绝对不能打开档案室的窗户进行“室内穿堂风”的通过。因为大量灰尘及杨花和柳絮毛毛儿进入室内，以防随风飘进灰尘和杨柳花絮进入档案架中。也帶来了外面细菌，会导致细菌增生。腐坏纸张材料。为防虫蛀带来更大难度。但是长时间不开窗户进行通风室内会有一种发霉的味道，久了，档案同样会发霉损坏。这时，我会常常根据风向选择打开档案的一侧窗户进行短暂的通风处理。一般会选择风向的对侧窗户打开通风，防止“穿堂风”进入室内。但这时，打开窗户的时间一定不能过长。最好选择在早上或晚上下班前后。

4结语

目前，档案管理工作已经由传统的纸质档案管理模式转变为数字化的档案管理模式。这种管理方式的转变能够大大提升档案管理效率，有利于档案信息的永久性保存，也方便了使用者对档案信息的查阅、利用，降低了档案保存的成本，让档案实现了真正的高效利用。