基于信息安全下企业档案保密工作实施路径探析

2018-08-21李薇

求知导刊 2018年7期

关键词：保密工作企业档案信息安全

李薇

摘要：企业档案具有一定的权威性，它真实反映出某个阶段的运行轨迹，能够展现某些客观事物的存在，所以将企业档案和保密工作结合起来是非常关键和必要的。文章首先分析了企业档案利用和保密之间的关系，然后对企业档案保密工作实施路径进行了探讨。

关键词：信息安全;企业档案;保密工作

中图分类号：G271

文献标识码：A

一、企业档案利用和保密之间的关系

企业档案的利用和保密是相互对立和统一的关系。一方面，档案信息是企业生存的关键，如果被竞争者窃取，造成的后果将不堪设想，严重的可以使企业倒闭。另一方面，档案所记录的历史信息能够帮助企业实现经济效益。企业档案文件的使用一定要确认其保密性，企业档案管理者要正确认识档案的价值所在，也要确保其被利用的安全性，使档案资源得到安全合理的利用。

二、企业档案保密工作实施路径探讨

1.加强企业档案管理者职业素养的提升

第一，提升专业素养。企业档案的管理者要明确自身的职责，全身心投入到本职工作中，同时要时刻保持工作的热情，不断学习相关的业务知识，熟悉档案保密和归档管理等工作，不断提高专业技术能力。此外，企业要对档案管理者进行定期的培训，可以通过专家讲解等方式来保证管理者能够准确掌握相关的企业档案保密工作的规定或政策，顺利完成领导布置的每一项档案管理工作。

第二，提升信息安全素养。由于信息化社会的不断发展，企业档案信息容易通过互联网泄露，因此，要求档案管理者不断提高信息安全意识，对电子档案管理的相关操作能够熟练掌握，将信息安全维护措施落到实处，从根本上保证电子档案的信息安全。

第三，提升知识素养。企业档案信息管理者除了要具备专业素养，还要有一定的知识素养作为支撑，比如相关的管理知识、计算机知识等。档案信息管理者要不断增加自己的知识量，提升专业知识素养，为企业档案保密工作的顺利进行打下坚实的基础。

2.科学调整档案密级工作

企业要建立并完善密级调整通知单制度，这不仅能够使企业顺利交接档案密级工作，还能及时根据档案管理的动态来不断调整档案管理制度。若提前解密，需马上向档案保管所在地下达解密通知单，并严格控制解密执行时间，为管理档案信息提供便利。与此同时，要建立健全涉密规范和接收制度，加固档案信息安全。

3.强化档案监督力度

当档案文件被提用时，企业要明确使用者的目的和动机等，并进行严格的监督，强化档案监督力度。强化档案监督力度的首要工作是建立健全监督管理制度，平衡档案保密和使用的矛盾。企业可以建立阅览制度，通过在阅览室安装监视器来对阅览档案人员进行全方位的监控，这在一定程度上能够震慑部分违规行为。很重要的一点是，企业建立的监督管理制度应该遵守简单易施行的原则，同时要根据实际情况来调整监督制度，规范不同层级的人员的使用权限，保证档案的完整性和安全性。企业也要完善监督措施。档案管理者要抓住一切可能的机会与档案使用者交流，向其宣传保密意识和相应的规章制度。此外，在阅览完之后，企业档案管理者要定期检查档案文件，及时发现问题并采取相应的解决措施。倘若发现破坏档案文件等违法行为，档案管理者要及时上报领导，减少损失。

4.加强档案网络信息安全保障

计算机网络的不断发展为企业档案管理提供了更为便捷有效的管理方式，保证企业档案信息安全成为档案管理的重点之一。加强档案网络信息安全保障通常从以下两点进行：第一，提高技术能力。应该加固信息系统的防火墙，避免木马等网络病毒的入侵，并定期查毒杀毒，降低病毒入侵的风险。企业要合理利用计算机进行信息安全管理，提高用户密码的安全等级，并定期更换密码。第二，加强内部管理。企业要对档案管理者进行定期的培训教育，提高他们的综合素质。档案管理者是企业档案的直接影响者，保证档案管理者按相关规定进行档案管理是档案信息安全管理的基础。此外，企业要强化管理力度，不断加强对自身以及档案管理者对档案信息安全管理的认识。