高校创新创业档案管理体系构建初探

2018-08-20李莎

档案管理 2018年4期

李莎

摘要：创新创业档案体系的构建是实施国家就业优先战略，推进高等教育综合改革，开发档案管理新动能的需要。基于档案管理视角，理清创新创业档案的涵义，重点从构建高校创新创业档案管理体系的意义、制度基础、组织保障、内容建设、档案资源的共享与保密等方面进行探索。

关键词：创新创业;档案;体系

1 创新创业档案概念的提出与涵义

1.1 概念的提出。双创驱动战略实施后，国家相继制定了多项政策法规鼓励大众创新创业。2015年，国务院办公厅出台了《关于深化高等学校创新创业教育改革的实施意见》，指出“为有意愿有潜质的学生制定创新创业能力培养计划，建立创新创业档案和成绩单，客观记录并量化评价学生开展创新创业活动情况”，[1]提出了“創新创业档案”概念。2017年2月，教育部修订了《普通高等学校学生管理规定》，再次指出“学校应当鼓励、支持和指导学生参加社会实践、创新创业活动，可以建立创新创业档案、设置创新创业学分”。[2]

1.2 概念的界定。创新创业档案是指高等学校在从事与创新创业相关的教学、科研、管理、社会实践等活动的过程中，形成的各类具有保存价值的不同形式、载体的历史记录。目前对创新创业档案概念的理解存在一个误区，即认为创新创业的主体是学生，创新创业档案即为学生档案或学籍档案。学生（学籍）档案是指学生在校学习期间产生的历史记录，包括学生的入学材料、考试成绩、奖惩记录、毕业登记表等。创新创业的主体包含学校、用人单位与学生三个层次，创新创业档案收集的范围应涵盖这三方主体的活动，将其等同于学生或学籍档案的理解是片面的。

1.3 管理体系内涵。创新创业档案管理体系是为实现档案的产生、收集、保管、服务与利用等目标而采取的管理模式。创新创业档案管理体系应包含三方面内容：一是高校管理者对学生开展的创新创业教育与管理。二是高校大学生个体在就读期间所进行的创新创业的课程学习、科研成果与获奖、创新创业社会实践活动，以及就业后各项工作的开展情况。三是用人单位对招聘大学生入职后所进行的就业、创业支持活动与项目。

2 创新创业档案管理的理论研究与实践

2.1 理论研究。“创新创业档案”概念提出之前，高校档案是按独立的档案类别进行收集的，学生档案作为其中一项档案种类，保存的是从学生入学至毕业所产生的历史记录，学生毕业后就业以及创业的档案不属于高校学生档案的收集范围。“创新创业档案”概念提出后，相关理论研究并不多。笔者在知网以“创新创业档案”、“创业档案”以及“创新创业”并含“档案”为题名关键词进行检索，仅得到十余篇研究成果（数据截至2018年3月15日），且大多分布在近三年，以传统档案概念为立足点，基于档案管理视角，探讨高校创新创业档案管理体系建设的研究较少。

2.2理论实践。目前高校开展的各类创新创业实践探索尚滞后于社会发展。虽然有高校开始了建立创新创业档案的有益尝试，比如北京大学制定了《深化创新创业教育改革实施方案》，探索制定专门的创新创业能力培养计划，建立创新创业档案。[3]然而建立创新创业档案体系的高校仍然是凤毛麟角，通过对全国19所普通本科院校创新创业档案建立情况的调研，发现将创新创业材料纳入归档范围的仅有5所，仅占调查总数的26%，且实际归档情况千差万别。[4]

3 创新创业档案管理体系建立的意义

3.1 推动高等教育综合改革。借助国家创新驱动发展战略的契机，通过档案管理建立高校、学生与用人单位三方合作平台，实现校地资源共享，推进教育领域新旧动能转换，发展创新创业项目，扩大就业联动，开发共建渠道，拓展教育资源，完善保障机制，推动改革进程。

3.2丰富档案资源，实现档案创新发展。传统档案管理模式已无法适应双创时代发展的需要，创新创业档案体制的建立，开创了档案管理的新领域，实现了理论研究成果的转化应用，优化了档案服务结构，创新了工作方法，扩大归档范围，丰富教学、社会实践等档案类目，对档案管理水平的提升起到了促进作用。

3.3提升创新创业意识，完善就业配套服务。就业关乎大学生的根本利益、高校和社会的稳定以及国家人才的发展战略。以档案为依据开展创新创业教育，为学生就业提供真实有效的档案数据与案例支持，有利于激发大学生的创新创业热情，营造良好的校园双创氛围。另一方面，也为用人单位提供了就业招聘信息和丰富的人力资源保障，实现了劳动力资源的优化配置。[5]

4 创新创业档案管理体系的模式分析

4.1 制度基础。在国家层面，要重新修订《高等学校档案管理办法》，增加创新创业档案内容，制定行业新规范。在学校层面，要细化符合学校实际的创新创业档案管理实施办法，补充各类创新创业档案类目的归档范围和保管期限，同时完善创新创业档案考核办法，将其纳入学校年度考核、评优、奖惩工作中，形成完整的创新创业档案制度体系。用人单位也需要研究制定配合学校和学生，适用于本单位工作实际的档案管理办法、奖惩制度等，弥补档案制度建设的空白。

4.2 组织保障。高校与用人单位必须建立档案管理组织保障体系，用人单位主要以人力资源部门为主，高校由于内部机构设置较为复杂，而创新创业工作涉及学校多部门，因此要理顺相关部门间的关系，确定职能分工。根据创新创业工作的特点，可以确立三级档案组织机构。第一级为学校档案馆（室），总体负责学校创新创业档案管理工作，开展档案收集的业务指导与培训，完善档案管理与服务利用;第二级为学校相关职能部门，包括校长办公室、教务处、科研处、学生处、团委、就业指导中心、社会实践处等，按照学校档案馆（室）的要求，分别负责与创新创业相关的文件资料的分类整理，进行预立卷，上交学校档案馆（室）保管;第三级为学校一线教学单位，负责收集学生创新创业过程中的一手资料，分类汇总给第二级职能部门。三级机构横向涵盖了学校创新创业工作的各个方面，纵向覆盖了各级档案收集部门，确保了档案收集的全面性与精准性。学校档案管理部门应做好与用人单位的档案对接工作。

4.3 内容建设。创新创业档案内容包括学生在校与工作两个阶段中形成的相关材料。其中，高校创新创业档案又分为六大类：一是文件类档案，包括国家与上级管理部门下发的有关创新创业工作政策法规与制度文件，以及学校内部形成的红头文件;二是教学类档案，包括创新创业类课程的教育教学、课程安排、学分成绩等资料;三是科研类档案，包括在创新创业学习与实践的过程中，形成的各类学术成果、项目、论文等资料;四是学生类档案，包括学生创新创业信息、贷款情况、诚信资质等资料，为每一位学生创建个人专属的创新创业档案;五是社会实践类档案，包括学生参加的学校及社会举办的各类创新创业实践活动资料;六是就业实习类档案，包括实习阶段的工作经历、工作绩效，以及就业工作意向与工作安排等资料。学生正式参加工作后所形成的与本职工作相关的各类记录资料，作为工作档案由用人单位收集保管。

4.4 服务与利用。档案收集的意义在于服务与利用。对于高校来说，可以利用用人单位收集的毕业生创新创业档案，开展对在校生的创新创业优秀案例教育，提高学生档案意识和创新创业意识，促进教学改革发展;对于用人单位来说，可以从在校生创新创业档案中，筛选符合本单位工作需求的学生进行重点考察，为人才招聘提供充足的人力资源保障，增强人才引进的精准度;对学生来说，借助于创新创业档案管理平台，可以获得就业创业经验和更多的实习就业机会，合理规划自己的职业生涯，提高就业率。

5 创新创业档案的共享与保密

5.1 信息化资源共享。要推动创新创业的深入发展，必须实施创新创业资源共享行动，发挥高校与用人单位自身优势，开放现有资源，提高档案成果共享与转化能力。实现档案资源共享的有效途径，是借助于网络技术，推进档案资源信息化建设。要建立创新创业電子档案，实现纸质档案与电子档案的同步保存;开发创新创业档案数字化网络管理平台，实现档案资料的实时管理与“一站式”服务;利用微信、微博等新兴传播媒介，开通创新创业档案官方微信公众号，对外发布创新创业档案管理工作情况，实现O2O线上线下互动，增强大众对创新创业的关注度。

5.2 保密管理的提升。创新创业档案涉及国家政策、学校教学与科研成果、用人单位的行政秘密或商业秘密，以及学生的个人隐私，因此，要积极开展档案保密宣传教育。可以通过召开座谈会、培训班等多种形式，在高校、学生与用人单位中进行保密知识的宣传普及，提高保密意识;要对档案材料进行科学审查与筛选，根据保密要求确定保密等级，对可以公开的档案资料实施共享，对涉密档案资料开展定密工作并确定公开条件;还要重视电子档案信息的保密，对档案电子信息平台的开发必须选择有保密资质的专业公司进行，配备保密信息化防护设备，杜绝泄密事件，保护档案安全。