人事档案管理问题及解决对策

文/徐丽丽

人事档案是记录一个人主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，是记载人生轨迹的重要载体和依据，与我们工作、学习、生活、进步息息相关。近年来，随着档案事业的发展，人事档案工作越来越受到社会的重视和关注，解决人事档案管理工作中的实际问题，推进人事档案工作管理实现新的发展成为迫切要求。

一、人事档案管理中存在的问题

一是人事档案管理机制和管理方法落后。首先是管理机制问题，我国的档案管理依旧执行建国以来“计划管理”和“行政管理”的各项制度，重管理、轻服务，导致档案管理死板、僵化，人事档案的使用价值和社会价值难以得到充分发挥和实现。另外，在人事档案的管理方法上，也存在着严重的操作不规范问题：有的档案管理硬件设施不完善，在档案的保管过程当中，经常出现档案霉变、虫蛀等问题；还有的不重视人事档案整理和保存的规范性，在档案材料收集时，缺乏控制标准，使得许多不符合入档规定的大小不合格纸张和破损材料混入档案当中，严重影响人事档案的整洁和美观；另外，我国的人事档案管理，还存在着分类模糊的问题，很多档案材料在进行分类时把握不准，随意性强、规范性差，给后续档案查阅带来了极大的不便。

二是人事档案管理人员素质普遍不高，专业性较差。一些单位人事档案管理人员一般都由一些年龄偏大的工作人员担任，这部分工作人员，很少接触过专业的档案管理知识，都是“半路出家”或者“兼职服务”，在工作中边干边学，这就造成我国档案管理操作不标准，材料的归纳、整理不及时。由于年龄的限制，一些人事档案管理人员抱着“混日子”的心态，拒绝接触最新的档案管理技术，一部分工作人员甚至连基本的电脑操作都不能完成，这就使一些单位的电子化档案管理设备长期处于闲置状态，制约了人事档案管理的信息化发展。另外，由于人事档案管理工作具有相对的封闭性和保密性，因此在一个单位中的存在感较弱，这就导致单位在安排员工培训时，极易忽略了这部分人事档案管理人员，使他们失去了与外界交流和参与培训、学习的机会，工作技能难以得到提升，单位的人事档案管理工作也一直处于落后水平。

三是社会和单位对人事档案管理的重视程度不够。由于人事档案管理工作在“暗处”，很少会和企业的效益直接挂钩，因此社会上和单位内对人事档案管理的重视程度普遍不高，对于档案管理的经费投入有限、人员配备有限、制度要求和执行也有限，这些都不利于人事档案管理水平的提高。

四是人事档案信息化水平不高。在信息存储技术和网络技术高速发展的今天，任何一个单位内部的任何一项工作几乎都需要计算机的参与完成，但是很多企业、单位和部门在提升整体化信息水平的时候，却忽略了人事档案管理的信息化，使得许多先进的技术手段不能落实到档案管理操作当中，很多人事档案工作仍旧采用纯手工操作，影响了档案的无纸化交流和实用性。

五是个人对档案管理的意识淡薄。一些工作者，特别是刚刚进入社会的大学生，档案管理意识淡薄，对于有关个人档案管理的事宜从来都是漫不经心，马马虎虎，造成档案录入过程中的种种错误和档案材料收集时的种种困难，给档案管理造成了混乱。更有甚者，在频繁的工作变更过程当中，一早就将档案提取到个人手上，却迟迟不能上交组织，档案的保密性丧失，严重时还会导致档案的缺损和遗失，极大地影响了个人工作的开展。

二、提高人事档案管理水平的有效策略

一是建立科学的档案管理机制，严格责任追究。档案管理单位和相关管理部门，应该加强制度建设，确立严格的责任追究制度和一把手负责制度，确立档案管理工作的重要地位，使档案管理漏洞一旦出现，能在第一时间落实责任，提出整改方案，提高工作的规范性。为了更好地协同解决档案管理中出现的种种问题，还要不断建立和完善档案协调机制，使档案材料的形成和收集过程能够得到多部门的有效配合，从而有效提升档案工作的效率。

二是加强队伍建设，不断提升档案管理人员的专业素质。针对我国人事档案管理人员专业素质不高，职业素养较差的问题，我们应切实抓好队伍建设，通过多种方式和多种手段，不断提升档案管理人员的专业素质。首先，要重视档案管理人员的培训和学习工作，定期组织档案管理人员进行集中学习和交流，使最新的档案管理思想得到贯彻、最有效的档案管理方法得到交流。其次，要坚持“请进来”战略，改变档案管理思维，在人事档案管理人员的挑选过程当中，尽量选择和吸收专业素养较高、政治思想正确、为人正派、工作负责的人参与到本单位的人事档案管理工作中来，提升档案管理工作的可靠性。最后，应适当提高档案管理人员的待遇标准，以不断激发他们的工作热情。

三是加强人事档案的信息化建设。信息化的人事档案管理，是人事档案管理未来的发展方向，也是提升我国档案管理水平的必经之路。在现有的工作模式之下，档案管理部门应积极引进先进设备，学习先进技术，使最新的科技成果作用于人事档案管理工作，有效地提升工作效率，保证档案管理的时效性、实用性和服务性。

四是提高各方认识，加大支持力度。做好档案管理工作，既需要得到本单位领导的重视和支持，又需要得到社会的广泛关注和认可。我们一方面要加强单位领导的认识，改变他们“重经营、轻档案”的思维误区，使档案工作成为单位管理的一项重要内容，进而获得档案管理手段提升所必须的资金、人力和技术支持；另一方面，要在社会上做好宣传工作，普及档案知识，强调档案对于个人发展的重要性，从而改变人们对于档案的轻慢态度，不断加深社会对于档案管理的重视程度。