高校图书馆招标工作的全过程管理

张沁兰　易雪媛　李文

摘要：高校图书馆资源招标采购模式已经在各高校广泛运用，招标采购已经成为图书馆资源建设的重要环节。而招标采购中逐渐暴露的问题对图书馆资源建设也形成了一定的制约或障碍。因此，图书馆在资源招标采购中需要发挥主动性，采用全过程管理对图书馆资源招标采购进行控制，与招标相关部门保持协同，高效、高质地推进图书馆资源建设可持续发展。

关键词：高校图书馆；招标工作；全过程管理

目前我国大部分高校均采用招标采购制度，经过多年的推广与实践，也获得了良好的社会效益，以制度有效防止了采购过程中的腐败行为，一定程度上保证了市场竞争的充分性与公平性。图书馆资源招标采购一般分为纸质文献资源招标、电子资源招标、设备用品招标、业务招标四大部分。而纸质文献资源与电子资源是图书馆作为高校文献资源阵地不可忽视的建设内容。随着高校办学规模逐渐扩大，其科研水平逐渐提高，图书馆的文献资源保障工作日益艰巨。不管是图书馆配商的选择还是数据库商的选择，都与图书馆持续提升高校文献资源保障能力息息相关。因此，通过招标采购让资源采购走向市场化、正规化、竞争化有利于图书馆依法规范资源管理，加强廉政建设，使图书馆资源适应高校及社会的不断发展。图书馆作为资源需求部门，肩负高校文献资源建设的重任，招标工作必须紧紧围绕高校的办学目标与文献建设目标，主动发挥图书馆专业能力在资源招标采购中的作用，从全过程视角进行资源招标工作管理，使招标采购工作能高效、科学、按时推进。

一、高校图书馆招标工作现状

（一）资源建设进度受招标政策与规范影响

图书馆资源建设中比例最大的一般是纸质文献资源与电子资源建设，由于涉及数额较大和采购类目的特殊性，多数采用政府采购模式进行招标采购。这就使无论纸质资源还是电子资源，都必须经过一系列规范的流程才能实现采购目标，这就延长了资源建设的周期。此外，随着高校各类管理日益规范化，图书馆资源建设涉及的重要硬件建设、各类服务等也会纳入招标采购范围，这就使图书馆资源建设的进度必须与招标采购的进度相互协调，也就要求高校主管招标工作的部门与图书馆保持协同推进。由于招标政策规范会适时进行调整，也会根据社会的发展和政策的调整出台各种新规，如果不能及时掌握最新的政策法规，并有效应对和组织图书馆资源采购实施，就可能出现由于规范和流程的制约而延误图书馆资源建设进度。

（二）招标采购过程中图书馆专业人员参与度较低

图书馆在招标工作中主导性有待加强，加大图书馆专业人员在评标小组中的比例。图书馆作为教辅部门，对总体招标工作的计划和主观把控会缺乏一定的主导性和权威性，虽然在制定招标参数及前期需求論证上可以最大限度发挥主动性，但是由于各种系统填报、政策沟通、开标评标的权限均不属于图书馆，部分工作会存在滞后、信息不对称等情况。某些高校在图书馆资源建设招标采购中并没有让图书馆专业人员深度参与，也没有建立图书馆专业相关的专家库，评标现场专业人员比例较小，使图书馆资源的特殊性在招标采购中体现不够充分。

（三）各类招标参数需要持续完善，适应内外部环境变化

图书馆资源采购涉及图书、电子资源、设备等，随着内外部环境的变化，以及每年新增或变动的采购项目，招标参数如果一成不变或与市场现状偏离太大就难以适应当年的采购项目要求。由于公开招标大多采用综合评分的方式，当价格所占比例较大时，会使个别综合实力不强的供应商以低价中标，形成价格战的恶性竞争，从而导致本身有实力也合适的供应商在招标过程中落选。因此，如果没有科学适宜的参数与评分体系，就很容易造成无供应商投标而废标、低价低质中标等后果，严重阻碍了图书馆资源建设的进度，降低了资源建设的水平。例如一些专业院校的文献建设需要突出专业特色，而综合性大学需要平衡各学科文献资源的结构，如果没有科学合理的招标参数，也就难以通过招标选择合适的馆配商和优秀的资源供应商，这就会对图书馆资源的持续性建设产生阻碍。

二、招标工作全过程管理策略

（一）招标准备阶段提前谋划，掌握时间节点

各高校每年新启动年度招标的时间基本都在年初，图书馆可以根据高校的招标政策和计划，针对本年度馆内资源招标采购项目制定招标工作计划，并形成包括前期需求论证、参数制定、制定资源招标采购进程表、沟通协作、后期履约监督、经验总结等在内的完整招标工作过程控制体系，以备在招标过程中严格控制政采项目流程规范与时间节点把握。

在招标工作中主动作为，把控招标流程。加大图书馆资源建设的主动性，将前期需求论证、招标参数、文件编制等工作都提前到招标计划实施时间以前，确保能在学校招标工作开始后就能及时启动图书馆资源招采购，缩短招标工作的周期。树立目标管理的理念，动态调整招标参数，提前确定合适的招标方式。为保障图书馆资源采购能最大限度满足图书馆建设需求，需要广泛借鉴招标参数并结合图书馆实际需求，力争用科学适宜的评价标准为图书馆选择最合适的供应商。特别是文献资源馆配商的选择往往采用综合评分标准，因此需要充分借鉴同类院校的经验，使评价标准更加综合性、客观性。适当降低价格因素的比重，减少低价中标的可能性。针对各种资源的特殊性，在法律法规的指导下，灵活运用招标方式，如单一来源采购、公开招标、询价、网上竞价采购等，使图书馆能如期完成招标采购目标。

（二）招标实施阶段依法依规，按计划有序推进

在招标工作中按照采购时间计划有序推进，在执行计划过程中，主动关注招标项目的发展，预测资源招标采购可能出现的困难，协调招标主管部门，提前进行干预和调整。政府采购和校内招标工作中严格按照相关法律法规组织招标，杜绝与供应商进行恶意串通和私下组织围标等禁止行为，保证招标工作的公平与廉洁。为了使图书馆资源建设更符合馆建需求，可以在保证有纪检等部门监督的情况下抽取一定比例的图书馆专业人员参与评标小组，使图书馆资源项目的评标更具有合理性和针对性，帮助图书馆最大限度地选择到优秀的供应商，也能通过制度与监督防止腐败滋生。

招标后期管理及履约情况的监督是图书馆资源招标工作中不可忽视的环节，需要动态追踪，监督履约。招标结束并确定供应商后，作为资源需求部门，图书馆需要根据自身资源建设需求，及时与供应商进行沟通，监督各供应商的履约时间、质量。例如在图书采购中，为了防止馆配商过滤书目，就需要采访人员广泛收集书目，而非单纯依赖书商提供书目，掌握图书采购的主动性。在合同期限内，对临近交付还未履约的供应商进行督促，对已经交付的货物或者服务按规定验收，保证招标工作的完整性与合规性。

（三）招标结束后总结经验，持续提升招标工作水平

图书馆资源招标工作可以形成流程闭环持续推进。每年度招标工作的结束也为下一年度的招标工作提供了借鉴与经验。因此，每年的招标工作都可以按照計划（Plan）—实施（Do）—督查（Check）—总结改进（Action）的顺序循环连续进行。每年度的政府采购招标工作进程表可以作为本年度招标工作的总览，通过对年度招标工作及时进行评审和总结，可以收获经验，吸取教训，用之前的成果推动后面工作的开展。在招标全过程中都有意识地拓宽获知途径，掌握政策规范动态，及时了解各项政策的调整和出台的各种新规；对各招标项目都树立按计划推进的思路，按照图书馆资源采购的目标，梳理任务，随时了解进程，预测难点，思考对策；资源招标参数与评分体系做到既有综合性又有针对性，避免因为招标标准过于严苛而难以吸引供应商投标，也要避免标准过低而导致低价低质中标；招标过程中群策群力、协同推进，集中图书馆的专业智慧与力量，与招标业务部门共同推进招标工作进展。

三、结论

高校图书馆以招标采购模式进行资源采购是市场经济背景下公平、公开、公正的竞争机制，也是当前高校图书馆采购工作的发展趋势。虽然在招标采购过程中难免会遇到各种制约和障碍，也存在低质低价中标等一些客观的不良影响。但只要图书馆能严格把控招标参数，应对得当，加强监督和履约管理，科学地全过程管理招标程序，这些困扰也会随着招标管理的日益成熟而消除。通过科学有效的管理，使图书馆在招标中选择到适合的供应商，为图书馆提供高质量的资源，同时也能让各供应商不断提高服务水平，为高校图书馆提供更优质的服务。

参考文献：

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[2]孙守俭.图书馆图书招标采购应注意的几个问题[J].图书馆研究与工作，2017（01）.

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[4]江立功.高校图书馆招标采购问题和对策研究[J].管理观察，2014（14）.

（作者单位：成都医学院图书馆）