浅析信息化时期优化档案收集工作

张兵

摘 要：隨着社会的发展，我们已经进入了信息时代，信息技术已经融入到我们各行各业的日常工作中。信息化技术给我们的工作提供了更多的思路，并且随着信息交流的频繁，很多领域都处于不断变化之中，在进行档案管理的时候，应该充分利用信息技术发展的成果，对于档案收集工作也是如此。随着人们对档案工作的重视，档案收集工作也已经得到了人们的关注，所以在进行档案收集管理工作中融入信息化技术，可以让档案工作进行得更加完善。

关键词：信息化；档案收集；优化

随着科学技术的发展，信息技术已经在各行各业得到了广泛的应用，尤其对于档案工作来说更是如此。早期人们仅仅把档案管理作为一种检索工作，利用人工的形式来管理档案。但当前计算机技术和网络技术发展十分迅速，应用范围推广之快前所未见，所以各国已经开始对档案工作中运用信息技术进行了钻研。本文针对档案收集工作如何活用信息化技术进行了探讨，希望可以让档案收集工作更加完善。

一、当前档案收集工作中的意义和问题

（一）档案收集工作的意义

对于整个档案工作来说，档案收集工作是特别重要的，对于档案管理来说，档案工作是其前置环节，是档案管理工作能够顺利进行的保证，如果档案收集工作没有做好，就会极大程度上影响到后续的档案管理工作。当前我国档案的主要形式为纸质档案，这种档案一方面收集起来比较困难，另一方面也会随着时间的增加而让档案的数量越来越大，对于相关工作来说，工作量越来越大，工作起来就越来越困难。

（二）档案收集工作的难点

如果部门之间无法进行信息沟通，非常不利于信息的传播，可能会形成信息孤岛，这种情况下对档案信息管理的影响非常大，一旦形成了信息孤岛，档案的收集和更新都会出现问题，如果得到的信息落后，也就会失去的档案管理的意义，前来查询和获取信息的人得到的是落后的信息，就会让人们失去档案管理工作的信心。

另外当前档案收集的技术和手段方面仍然比较落后，并且在观念上人们还不够重视对于信息收集手段的探索，给档案的收集工作带俩了很大的困难。当前信息技术发展十分迅速，如果运用信息技术来获取信息，并且进行收集，其效率和便捷程度是旧有的方式无法相比的。当前档案收集工作存在的问题是没有形成一个完整的体系，并且也不存在一个相应的规范来对整个工作流程加以限定，所以长此以往，信息收集工作就会陷入瘫痪。对于信息收集工作来说，有先进的技术手段、有专门的软件是非常重要的，但是当前也并没有一个专门用于信息收集的软件的出现。这些因素都给档案收集因素带来了一定程度的制约，总体上来说，就是档案收集工作的信息化程度不够，所以这是当前档案收集和档案管理工作面临的主要问题。

二、档案收集工作信息化改革的必要性

对档案收集工作进行信息化手段改革其最重要的作用就是可以给工作效率带来很大的提高，我们也可以开发和利用相应的软件来分类处理档案，把收集而来的档案经过系统地处理和融合，形成一个可以利用的资料。当前处理和使用档案的主要方式是信息化、数字化的档案，经过这种形式收集而来的档案信息也是数字化的信息，我们需要对档案信息进行处理才能进行使用。如果收集来的档案信息无法达到使用要求，就要利用相关的检索工具来搜索信息才能得到完整的资料，这就是信息时代的档案收集工作的流程了，这种工作方式极大提高了工作效率，但是档案信息是数字化的，档案也通过电子形式来进行档案的存储，这样一来，档案的收集工作也要应用相应的信息化手段来进行，进而才能在归档中对信息进行分类处理，然后通过把档案工作和信息技术互相融合，进而开展后续的档案管理工作，否则就会出现一系列的问题，导致档案管理环节出现各种各样的差错。

三、信息化环境下档案收集工作面临的问题及思考

随着现代信息技术的迅猛发展，档案信息化建设成为我国档案界关注的热点。信息化档案具有存储、检索便捷，传输快速，信息共享等优点，是传统纸质档案望尘莫及的。但是由于档案本身的特性，它也不可避免地存在一些缺陷和不足。

（一）档案的安全性问题

档案离开了计算机及相应的软件，就无法生成、传递、识别。现代化档案收集工作依赖于信息化设备而存在，因此，信息化档案具有不稳定性。主要表现在信息化文件所依赖的技术和设备更新换代异常迅猛，加上信息化档案的易更改、易复制等特点，给信息化档案的收集造成一定影响，因此我们提议在日后工作中采用双套制。

（二）档案收集工作中常见的业务问题

纸质档案在进行收集的过程中，会遇到一系列的业务问题。一般来说，在原档案进行数字化之前要进行鉴定工作，以确定档案收集的范围、操作顺序等等。

四、档案收集优化策略

（一）提高认识，明确档案收集工作的意义

档案是社会最具保存价值、最原始、最真实的社会生产记录，同时具备着高超的保存和利用价值。尤其是在近年来，随着社会生产力的提高及市场竞争的加剧，档案工作出现了很大程度的进步，对档案信息收集工作的分工更加具体、明确和精细，这要求相关工作者努力提高档案认识，在充分了解档案资源意义的前提下全面做好档案资源收集，确保档案信息都存在利用和实用价值。在档案收集中，档案人员一方面要做好档案信息收集的完整性，从而为利用者提供全面、准确的信息资源；另外做好档案信息收集工作还能给国家档案资源积累打下良好的市场基础。

（二）加强管理，落实档案制度

在当今的档案收集工作中，必须要改变过去档案工作混乱的情况，且制定出一个科学、合理的管理制度，从根本上强化管理制度，从而让档案收集工作从根本上实现统一。目前，不少单位已经制定出了一套规范、严格的档案管理制度，并且实施了不少档案收集有关的法律、法规。另外，相关单位还在此基础上对相关法律制度的落实也提出了新要求，要求必须要在制度上实施配套落实规范，明确各种责任，依法开展各项档案工作，做到有法可依、有章可循、有法必依、违法必究的要求，让档案工作者自觉遵守相关行为，从而确保档案信息收集的准确性与科学性。

五、结语

随着时代的发展，档案工作的重要性也会越来越高，相应地，档案信息收集工作也会发挥越来越大的作用，如果这个环节没有进行好，就会给档案管理工作带来很大的麻烦。所以我们对于档案收集工作的进行方式也要趋时更新，档案工作不应该只在管理环节进行改变，我们也要重视档案收集工作方法的改变，这样才能让整个档案工作更为全面地发展。

参考文献：

[1] 李彦秋.论如何加强高校档案收集工作[J]. 现代交际. 2015（11）

[2] 仲维丹.刍议档案收集工作[J]. 黑龙江档案. 2014（06）

[3] 尹海伦.新形势下企业档案收集工作的思考[J]. 黑龙江史志. 2015（13）