当前建设工程招投标档案管理存在的问题及成因分析

黄美玲

摘 要：在大型的建设工程开展前期，需要通过招投标工作来选择出合适的施工单位、工程材料等。为了确保招投标个工作的规范性，需要建设完善的招投标档案管理体系，借助档案材料来充分记录相关的招投标信息，这些信息在工程建设环节也存在價值。为了使招投标档案能够被以妥善的方式处理，一般会安排专业的管理人员来管理这部分档案，但是这种档案与传统档案不同，管理问题也较多，本文对管理招投标档案工作中的为以及形成原因展开剖析。

关键词：建设工程；招投标档案；管理工作；问题；原因

建设工程涉及到的内部项目数量极多，在建设前期需要借助招投标活动来辅住工程准备工作，而在实际的工程招投标环节之中，招投标双方会进行一定的交涉，在交涉过程中会形成相对比较多的文件，这些文件必须要被以合理的方式处理，以此来确保满足工程应用需要，而随着工程建设体系变得更为庞大，招投标档案的数量激增，仅仅凭借传统化的档案管理方法很难完成管理招投标档案的工作任务，本文探讨招投标档案管理的多种工作情况。

1 建设型工程的现有招投标档案管理问题

1.1 档案材料的数量多

从档案的实际数量来看，过多的招投标档案给管理工作带去极多困难，管理人员不仅仅需要在工程建设工作开展期间管理档案，以备工程核对需求，更多的管理工作都是在工程建设工作结束之后进行的，根据工程招投标管理法规给出的规定可以了解到，一般的建设工程招投标活动后形成的档案资料至少需要被保存十五年，这也是导致该类档案数量偏多的一个重要原因，档案文件本身的类型极为丰富，在管理中标档案的基础上，管理人员还需要对更多的未中标档案进行管理，大部分企业都没有将这类档案的时间进行细化，在这种情况下，不仅档案管理工作量比较大，同时管理成本也偏高。

1.2 管理制度存在漏洞

管理人员对招投标类型的档案施加管理时，需要以管理制度为参照，尤其是在遇到一些特殊的管理事项时，管理人员难以在管理制度中找出合适的处理方式，甚至很多管理人员应用的管理制度并不是针对招投标档案制定的，制度因缺少针对性而导致其实用性也被削弱。

1.3 管理体系缺乏完善性

负责处理招投标类型的档案的管理人员的随意的工作态度也导致档案管理任务无法按时完成，其在核查档案时并没有使用合适的检查工具，存放档案时也没有按照档案的类型进行存放，而是将档案随意放置，这种行为也为后续的其他档案处理事项带去了困难。

2 造成招投标档案管理工作不善的主要原因

2.1 档案分类不明晰

招投标档案本身就有数量庞大的特点，而档案管理人员并没有确保档案分类工作有效开展，这也导致后续管理工作量加大，直接造成了管理局面混乱的情况。如果能先将档案分类的工作做好，招投标档案管理工作也能更为轻松。

有的建设工程企业缺乏对招标档案文件范围的相关体制规定，这同样是导致招投标档案完善性低的关键性因素。假如一个建设工程企业在进行招标过程当中注重对招标活动的重要性方面问题，比如，登记、预审、开标、评审及中标等关键性方面，注重对档案文件资料档案管理，保证招投标档案文件资料的完整性，这些是都能够完成的。

2.2 档案系统的信息化水平偏低

很多档案管理机构都已经对档案管理系统进行了信息化改造，寄希望于信息化的高效管理系统来提升档案管理工作效率，这种管理系统具有低投入、精细化以及高收益的特点，但是招投标档案管理人员并没有应用信息手段管理档案，其管理工作的进步并不明显，管理效率极低，粗放型的管理方式并不能满足招投标档案材料设定的各种新型管理需求，甚至还会导致大量的招投标的档案资源被浪费。

在当前的档案学运用理论探究成果中，我们仅仅能够察觉到很少的探究招投标档案管理内容，并且通常皆是业务经验介绍层次的探究成果。针对这一状况，我国建设工程企业招投标档案管理规范上不完善就是理所当然的事情。

3 科学的招投标档案管理方法

3.1 完善相关的管理法规

国家相关部门一定要立即进行《实施办法》的修订，经过归总各个部门及地方较为成功的经验及相关规定，深入确切规定出各种类型的招投标档案保管时间限制。当前，我国中央及地方逐渐颁布了有关招投标档案管理政策，其中有的方面的内容将当做我们开展《实施办法》修订的关键性根据。依据相关规定的精神，建设工程企业招投标档案保管期限一般做出以下几方面的规定：招标文件、委托标书文件保管期限是30年；评标文件、评分标准及打分表、评标报告、中标通知的保管年限为10年，中标的投标文件的保管期限为无限期，对于没有中标的投标文件，可以保存6个月至2年。

3.2 坚持成本管理的工作理念

加强成本管理理念，逐渐实现招投标档案管理的信息、数字化及网络化。严格按照国家电子文件管理的相关准求，凭借电子化方式代替之前的手工化管理形式，提升企业招投标档案管理水准，减少管理上的投入，提升招投标档案的信息检索水准，为企业相关业务的未来发展供应强有力的信息支持和证据保证。

3.3 完善管理流程

梳理招投标业务流程，确定招投标档案发展的节点，实现对招投标档案的全方位掌控。建设工程企业能够依据自身企业的招标业务特征，对招标业务流程进行相关梳理，确定招投标档案发展的关键性节点，明确各个节点形成的文件类型，对其进行全方面的管理掌控，保证招投标文件的归档，预防失控或者缺失的情况出现，确保工程各个项目特别是关键性招投标档案的完整性。

3.4 其他优化管理的工作方法

加强档案学运用理念中招投标档案管理问题探究。经过对招投标档案管理之前成果经验的总结及失败的归总，去借鉴发达国家相关管理理念及成功经验，弥补我国档案理论方面的不足之处，以此为我国招投标档案管理供应科学的理论指导。

4 结束语

本文根据管理招投标档案的经验，分析了当前的招投标档案的实际管理情况，从整体情况来看，管理情况并不好，甚至档案管理系统还存在着大量的漏洞，本文除了分析了管理招投标档案工作问题之外，还通过深度研究的方法给出了造成这些管理问题的主要原因，管理者可以根据实际的招投标工作需要，改变原来使用的管理方法，通过寻求法律保护、完善流程等多个方法来确保管理招投标档案工作的合理性，管理人员要将招投标档案与一般的档案区分开，建设出有针对性的档案管理系统。

参考文献：

[1]刘思兰.浅谈当前建设工程招标投标市场存在问题及对策.经营管理者2017（23）.

[2]薛征.我国建筑工程招投标中存在的问题及成因分析.科学中国人2017（8）.

[3]孟凡国.浅析我国当前建设工程招投标存在的问题及对策.丝路视野2017（16）， 128-128.

[4]孙洁.建设工程招标管理中存在的问题与措施解析.大陆桥视野2017（10）.