分析编制劳动工资档案目录的必要性

杜秀云

【摘要】城区档案部门要贴近企业，掌握企业改革动态，做好宣传、限踪服务。并且对档案部门要明析家底，超前做好编制劳动工资档案专题目录的基础工作。对劳动工资档案在档案管理中出现的复杂多变的情况，要知情知因，掌握机构的来龙去脉、编制出符合客观实际的。具有年代连续性的，操作性强的“劳动工资档案专题目录”，为改革、发展、稳定做好配套服务。

【关键词】城区档案部门 劳动工资档案目录

一、基本简介

档案目录是由档案馆（室）编制的，由众多著录条目组成并按一定次序编排的，揭示、报道与查找档案的工具。是档案检索系统的重要组成部分。

档案目录按其加工文献和处理信息的手段可分为手检目录和机检目录两大类。手检目录是由人工制作，可直接查找档案的检索工具，常见的有卡片式和书本式两种形式。卡片式目录是把文件或案卷的内容和形式特征记录在卡片上，按一定规则组合排列而成，是一种离散式目录载体；书本式目录是将文件或案卷的内容和形式特征著录成条目，按一定规则组合排列并书写或复印在空白书页上，装订成册，是一种聚合式目录载体。机检目录是借助于电子计算机等机械设备存储目录信息和查找档案的检索工具，一般有机读和缩微两种形式。机读目录是把记录文件或案卷特征的文字、图形、数字和符号转换成机器可以识别的代码输人计算机，以特定的格式存储于计算机磁带、磁鼓或磁盘上，检索时经过特定的程序转换成文字并编制成各种目录，显示在屏幕上，或直接打印成各种目录；缩微目录是将手检目录拍摄在缩微胶片上，检索时借助阅读器将其放大，显示在屏幕上。

二、编制劳动工资档案目录的必要性

专题目录是揭示馆藏某一专题档案内容和成份的检索工具，也是目前基层档案馆档案检索工具中便捷、准确检索所需档案的有效途径。在近几年档案利用接待中，最令我们感到困惑的是劳动工资档案的检索问题。随着我国社会主义市场经济的逐步建立和完善，各项改革举措陆续出台实施，诸如城镇居民住房制度改革、养老社会保险制度改革、失业社会保险制度改革、以及即将出台的医疗社会保险制度改革等与市民密切相关的改革，在实施过程中，市民来档案馆查阅劳动工资档案者大量增加。但是建国50年来，由于机构设置的多次变更，职能的转换，这类档案分散在劳动、人事、计经委、下放办、工业公司等各种长期或临时性机构的全宗内，无专题目录，检索时缺乏系统性，易于疏漏，查找繁琐。接待人员有时最全力查找，但往往因涉及全宗杂、案卷数量大，内容很分散，形式多样化，难以提高查准率，查全率。在这种状况下，每每遇到市民带着希望而来、面又带着失望而去、档案部门在这涉及维护群众切身利益的工作面前显得无能为力。城区一级基层档案馆处在人民群众利用档案的最前沿，联系广大群众的第一线，应立足岗位，要在做好档案馆基础工作上下功夫，即从编制劳动工资档案专题目录人手，结合利用电子计算机检素，把劳动工费档案积极提供给所需的群众为利用者提供优质的服务。

（一）劳动工资档案具有实际的经济利益价值

劳动工资档案是档案馆馆藏档案中为改革、发展、稳定服务具有积极意义的一部分，劳动工资档案与企业事业单位的经济利益紧密相连也与职工群众的切身利益息息相关。就单位而言，劳动工资档案是办理职工离退休手续涉及工龄，身份，职务，职称等最直接，最其法律效力的重要凭据；就职工个人而言，利用档案维护个人利益的需要更多。

（二）劳动工资档案具有提升档案利用效率价值的作用

馆藏档案数万卷，而档案面向社会，向市民开放后，以能为市民百娃排忧解难的劳动工资档案价值最为显著。正因为这类档案符合城区档案部门“而向全区，服务社会，服务群众”的宗冒，因而一方面最有代表性地体现了档案在社会生活中的作用，另一方面，劳动工资档案的开发利用也提升了档案的利用價值。

（三）劳动工资档案具有为维护改革稳定大局服务的价值

随着我国劳动人事制度改革的不断深化，特别是社会保障制度的逐步建立和完善，利益的分配和调整直接影响着人民群众的生活。近几年来，企事业单位在办理取工退体工资涉及职工工龄时，往往因时间跨度长，单位档案、资料不全，职工只单纯凭借记忆，双方掌握的工龄情况有所偏差，因而单位劳资部门与职工时有争议磨擦，影响社会稳定。此时借助档案来证实职工的工龄时间，将是解决问题的最权威办法。因此，劳动工资档案对维护社会稳定具有无可替代的价值。

大力开发劳动工资档案信息资源为改革、发展、稳定服务，是档案部门责无旁贷的任务。档案部门要解敬思想、打开这类档案满三十年才能开放的禁锢。劳动工资档案大部分形成于七十年代，涉及徒工转正定级、录用新职工、职工调动介绍信、调整工资审批等，其保密性不强，而利用价值却很高，按照新修改的《档案法实施办法》关于“经济等类档案可以随时向社会开放”的规定，这类档案很有必要，也完全可以提前向社会开放，满足社会各方面的需要，为社会各方面服务。档案部门要广泛宣传，把劳动工资档案作为企业事业单位改革，改制的辅助工具。城区档案馆馆藏的劳动工资档案涉及面广，上至部分已上交的市属企业，下至街道企业，这类企业一则改革动作大，有改组、联合，兼并、股份合作等多种形式；二则老职工多，通过改革，一些职工面临转岗，下岗、退休，待业等，企业将为此办理劳动关系，这就需要利用劳动工资档案。对此，城区档案部门要贴近企业，掌握企业改革动态，做好宣传、限踪服务。并且对档案部门要明析家底，超前做好编制劳动工资档案专题目录的基础工作。对劳动工资档案在档案管理中出现的复杂多变的情况，要知情知因，掌握机构的来龙去脉、编制出符合客观实际的。具有年代连续性的，操作性强的“劳动工资档案专题目录”，为改革、发展、稳定做好配套服务。