基于Lotus Domino/Notes的办公自动化设计及实现

任璐娟

（潞安矿业（集团）有限责任公司通信公司， 山西 长治 046204）

引言

随着信息技术和网络技术的不断发展和广泛普及，集团信息化程度已经成为衡量一个企业发展管控的重要指标。办公自动化系统是将计算机信息技术和现代办公方式相结合的一种新型办公模式，通过网络，身在异地的办公人员只要有客户端，无论是PC机，还是手机，都可以同时跨地域、跨时间实现便捷快速的网上协同办公，相较于传统办公模式，无论在办公手段还是办公审批方式都极大地提高了办公效率。

潞安集团总部位于晋东南地区，其下的子分公司分布于长治、新疆、临汾、晋中等地，是一家跨地区、跨行业的大型省属煤炭企业。经过多年的信息技术发展支撑，目前已形成以两个RPR万兆主干环网和支持并发数2 500人的VPN[1]。如何利用集团网络优势资源实现集团信息资源打破烟囱式信息孤岛，实现全方位信息共享和交流，使日常办公交流更规范、更高效、更科学、更便捷就成为潞安集团办公自动化要实现的首要任务。

1 Lotus Domino/Notes平台简介

Lotus Domino/Notes[2]是一款集开发、应用、管理为一体的具有独特安全特性的工作平台，包含有Lotus Domino Designer、Lotus Domino Administrator、Lotus Domino Notes等组件。其中，Administrator是Domino管理客户端，主要对用户信息注册、数据库管理、服务器性能监测、状态跟踪和统计等进行管理配置；Designer是Domino进行二次开发的客户端，能够对系统中所有表单、控件进行分层设计；Notes是个人工作环境客户端，能够集成办公平台所有日常工作。其架构图如图1所示。

图1 Lotus Domino/Notes系统架构图

该平台主要具有以下技术优势。

1）跨平台性能优越，兼容所有的浏览器和操作系统。

2）成熟稳定性高。现有版本R9不仅包含了稳定可靠的基础系统，而且包括了HTML、XML、Java、JavaScript等主流技术[3]。

3）Lotus的群集技术可以实现所有服务器的负载均衡。

4）数据集成度高。Lotus Domino/Notes完全继承DB2数据库，同时有专用驱动访问oracle、DB2等数据库，实现对不同系统的集成。

5）开发部署成熟度高。Lotus具有完善的基础服务和模板，用户无需通过大量编程即可实现日常办公所需要的功能。同时利用LotusScript也可快速进行二次开发。

6）安全性高。不仅包括传统的电子签名，而且增加了用户ID验证、交叉验证、数据库访问控制列表、通用隐藏式设计等技术，保证所有用户访问其权限内所有内容不越级。

2 系统设计及实现

2.1 系统架构设计

根据对神华、中煤、晋煤等多家集团型能源企业的调研和学习，结合潞安集团的实际情况、业务特点和公司“星型”分布情况，采用“框架+组件”和B/S架构集中部署，统一管理。前端用户统一使用web浏览器登录，后台数据库使用domino和Web服务器编程相结合方式，用户无需另外安装任何业务软件，直接通过浏览器即可实现登录和使用。不仅方便了普通用户的使用，更大大降低了系统管理员的维护难度。系统设计架构如图2所示。

图2 系统总体架构图

2.2 系统主要功能模块

集团办公自动化系统主要包括公文管理系统、个人事务管理系统、信息发布管理系统、综合办公管理系统、业务审批管理系统、即时通讯管理系统、办公网站管理系统等，具体如图3所示。

图3 OA系统功能模块

1）公文管理系统。主要提供了多层级的发文、收文、签报、文档一体化、公文查询（模糊/精确）、执行跟踪、公文统计等功能，实现了“集团→←各处（部）中心 /子分公司”，“处（部）中心→←子分公司”的公文交换，并提供所有公文交换的查询凭证。同时提供部门间收文发文互转，签报收文互转，支持文件审批痕迹保留。

2）个人事务管理系统。在系统中，为每个不同角色和权限的用户提供一个可集中办理办公事宜的虚拟工作台，将当前用户所有的待办、待阅、在办、已办文件、关注事宜等全部展示在工作台，便于用户用户及时打开并跳转至相应功能模块中处理各项工作。

3）信息发布管理系统。主要包括有集团要闻、通知公告、集团“十三五”规划、领导请假公示、规章制度、大事记、下载中心等子模块，可以对集团公司的重大活动、新闻等进行及时报道和发布。模块管理员可以对各子模块进行统一管理和设置。

4）综合办公管理系统。主要包括用印申请、公务用车申请、办公物品管理、会议管理等，根据日常实际审批流程创建优化电子审批工单，同时配合移动办公平台，实现了综合办公的急速审批，快速反馈，提高了操作效率。

5）业务审批管理系统。包括安全生产、隐患曝光台、生产调度等模块，用于管理集团安全生产工作，提升企业安全监管力度。

6）即时通讯管理系统。包括有PC端和移动端即时通讯—“潞信”，潞信成为了集团办公“微信”和工作微门户，与OA系统无缝对接，聚集所有待办事宜和消息，成为员工随身消息中心和办公场所。

7）办公网站管理系统。主要是对集团OA网站进行管理，便于系统二次开发和维护。

2.3 系统实现

本系统采用Lotus Domino/Notes8.5作为开发平台，集中部署在AIX小机中，保证了系统的先进性、实用性和安全性，采用纯WEB的管理模式，管理员无需安装复杂的客户端就可以实现系统管理，随时随地，只要能连接安全网络，即可实现对系统的控制管理。系统首页如图4所示。

图4 OA系统首页

本系统主要具有以下技术特征：基于B/S架构，用户只需打开浏览器即可登录；采用单点登录技术，用户访问多个系统一键切换；利用Internet技术，信息可以及时发布和更新；采用了“数字签名+权限控制”技术，保障数据和文件安全；集成Microsoft word和WPS编辑器，用户所有文件操作痕迹全部保留；利用表单转换技术，归档后文件审批表单自动生成”主表单.PDF”，便于归档后与电子档案系统的无缝对接。

3 关键技术

3.1 公文流转过程权限控制技术

本系统中所有文档信息都保存在Domino文档数据库中，采用加密存储的方式，每一条文档库都对应不同的用户权限，即使知道流程附件的URL也无法直接通过链接访问和查看，每个数据库都有自己的ACL（存取控制列表）来控制用户的读取和编辑权限，系统按照不同功能模块的安全控制访问需要，对数据库主体控制到具体用户，客体控制到具体信息类别，每个用户只能访问等于或低于自身密级的信息，保证了平台数据的安全性。

同一条文档流经人员在查看时，只有当前处理用户可以对文件进行编辑，其他环节人员只能查看，不能编辑，所有编辑按钮全部处于锁定状态。

3.2 痕迹保留技术

本系统通过Notes与office文档编辑器的文件安全机制无缝结合，利用TCP/IP网络协议，与Domino服务器进行连接，对数据库中相应的HTML审批表单和office附件进行暂时分离，同时利用系统Indi.doc控件对文档内容进行修改，当用户完成所有编辑操作提交下一环节处理时，Notes函件库会将修改后的文件保存并替换原有文件至服务器后提交下一环节。部分代码如图5所示。

上述操作过程中，支持当前用户在需审批的文件上直接进行修改和批注，支持office的多人同时修订功能。批注意见不影响文档原件，原件及批注意见可以拆分，可按不同审批环节、不同处理人员查询所有批注意见。每个用户写入、删除、修改的内容，都可以从颜色和标签两方面进行标识，任何人无法伪造、越权接受或拒绝文档修订，从根本上保证了文件的有效性和安全性。

3.3 工作流技术

工作流（WorkFlow）就是工作流程的计算模型，即将工作流程中的工作如何前后组织在一起的逻辑和规则在计算机中以恰当的模型进行表示并对其实施计算。工作流要解决的主要问题是：为实现某个业务目标，在多个参与者之间，利用计算机，按某种预定规则自动传递[4]。工作流属于计算机支持的协同工作（Computer Supported Cooperative Work，CSCW）的一部分。而工作流引擎则是一种可以为工作流提供传递路由和运行环境的软件功能服务，主要包括流程设计管理、流程节点管理和流程样例管理。

图5 痕迹保留

在本系统中，所有的工作流流程都是以系统分配的角色为单元来定义和完成的，例如文书、持章人、审批者等。用户登录系统发出指令后，工作流引擎即开始调取数据库任务管理器进行待办事宜办理；同时相关应用对象被激活并对工作流数据进行管理，运行结束向任务管理器返回结果值，任务管理器接收后将结果再次返回工作流引擎，工作流引擎在完成控制后将任务状态和办理环节等情况返回用户，用户即可在web界面进行查看文件办理状态，如下页图6所示。部分代码如下页图7所示。

图6 工作流实现框图

5 结语

本系统自2012年正式运行以来，目前已基本实现集团全部机关处（部）中心、分/子公司全覆盖，配合集团移动办公客户端，从根本上解决了较远单位“一份文件跑一天”的现象，改变了传统一张纸、一支笔的传统办公模式，规范了电子办公环境，灵便地实现了办公数据整合和统计，消除信息孤岛，推进了无纸化办公的发展，提高了集团文件审批和办公效率。同时系统仍需增强OA系统与其他业务生产系统的无缝对接，实现最大程度的企业信息共享。

图7 工作流代码片段