信息化时代档案业务安全管理对策探索

摘要：随着信息技术的不断发展，人类进入了信息化的时代，人们的生活和工作与信息技术的联系变得非常紧密，信息技术在各个行业的广泛应用推动了行业的变革。档案业务管理应用信息技术是行业发展的必然趋势，促使档案业务管理出现了较大的转变，开始向着数字化和网络化发展，档案管理更加快捷和方便。但信息化档案管理也存在着很大的缺陷，那就是档案的安全性无法得到有效保证，这是当前档案管理亟待解决的问题。本文主要对信息化时代档案业务安全管理对策进行分析和探讨，希望可以对档案管理起到借鉴作用。

关键词：信息化时代 档案业务 安全管理 对策

随着档案业务管理信息化程度越来越高，档案安全风险也在不断地增加，这就需要采取有效的档案业务安全管理措施，确保档案的安全性和完整性。信息技术为档案管理工作带来机遇的同时，也使其面临巨大的挑战，这就需要加强档案安全管理，确保档案信息安全。

一、信息化时代档案业务的优势

信息技术具有独特的优势，主要是信息存储量大、传播速度快。在档案业务中运用信息技术可以快速完成档案查询工作，还可以通过网络实现远程信息传送和资源共享。传统的人工档案查询需要花费大量的人力和时间，是对资源的一种浪费，而且人工查询难免会出现疏忽和纰漏，使档案的整理和归档变得异常繁琐，而且时间上得不到保证。而信息化档案业务更加快捷和方便，计算机可以分析和整理数字信息，让档案信息的收集、存储和归档變得更加智能化，后期的查询和统计也可以通过计算机操作来完成，减轻了档案业务人员的负担，把他们从繁重的查询业务中抽离出来，有利于工作人员档案管理能力的提高。另外，传统的档案都是纸质的，存储难度比较大，一旦受潮或者是淋雨都会遭到损坏，而电子档案的存储非常方便，受外界环境的干扰较少，保存时间相对于纸质档案来说会更长。

二、信息化时代档案管理面临的安全挑战

信息技术应用到档案管理中可以一分为二地看待，信息技术给档案管理带来了好处，使得档案管理变得快捷和高效，减轻了档案管理的负担，这是信息化时代档案管理的优势，但是信息技术的应用也给档案管理带来了巨大的安全隐患。信息化时代档案管理的安全问题主要表现在两个方面，一个是计算机本身的问题，另外一个是人为因素。网络是一个开放的平台，本身就存在着安全隐患，一旦出现黑客的攻击会导致电子档案的损坏，计算机硬件经常会出现故障，也会导致电子档案的丢失；人为损坏主要表现在工作人员的计算机操作水平不高，不当的操作会造成电子档案的损毁，档案遭到窃取时如不能及时发现，将会造成严重的档案失窃事故。

三、信息化时代档案业务安全管理对策

（一）提高档案管理人员的专业技能和职业素养

档案管理不管如何智能化和自动化，信息系统的建立和维护还是需要人去完成，所以在信息化时代加强档案安全管理就要从档案工作人员入手，要提高他们的信息技术应用能力和安全意识，这样在出现恶意篡改档案信息事件的时候，工作人员就能及时发现和处理，确保档案的安全性。加大对档案管理人员的培训是提高档案安全性的有效手段，不但要培训其档案理论知识和计算机应用能力，还要提高档案管理人员的责任心，这样可以有效提高电子档案的安全性。

（二）提高计算机自身的安全性

计算机本身存在安全隐患会直接影响电子档案的安全性，想要提高档案信息的安全性还要从技术层面入手，采取有效的技术手段确保档案信息的安全。首先，要在计算机系统中设置身份准入权限，这样就能控制档案的访问权限，防止不相关人员窃取档案信息；其次是在存储档案的时候进行加密，把档案设置成只读模式，档案基本上不存在被修改的可能，可以有效保证档案的安全。最后，进行备份也是保障档案安全的重要手段之一，定期对档案备份非常关键，当计算机中存储的档案受到损坏时可以用备份文件，提高了电子档案的安全性。

（三）建立健全档案管理的制度

想要确保档案管理的成效，就要制订严格的档案管理制度，使档案管理更加科学规范，要明确档案管理人员的责任，每个人必须对自己管理的档案负责，一旦出现档案丢失或者损毁事件要追查原因，责任明确到人，这样可以提高档案管理人员的责任心，让他们在管理的时候更加谨慎，降低不安全事故的发生率。另外，档案的复查工作也要贯彻和落实，这样才能保证电子存储档案和原始档案的一致性。

四、结语

总之，信息化时代下的档案业务安全管理面临的挑战非常大，需要通过提高管理人员的专业技能和职业素养、加强技术层面的保障、建立健全档案管理的制度等措施，提高档案业务安全管理的质量，确保档案的真实性和安全性。

参考文献：

[1]段艳红.信息化时代档案业务安全管理对策探索[J].产业与科技论坛，2016（18）.

[2]李玲.档案管理的安全保密及信息化档案管理研究[J].办公室业务，2017（09）.

（作者简介：张瑶，女，本科，娄底职业技术学院，档案馆员，研究方向：档案管理）（责任编辑 刘冬杨）